Sachbearbeiter*in Gremien (m/w/d)

Universitätsklinikum Freiburg; Freiburg im Breisgau; Remote; EUR 47,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice-Optionen

Flexible Arbeitszeiten

Altersvorsorge des öffentlichen Dienst

Job-Ticket

Firmenfitness

Job summary

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg, Medizinische Fakultät, Dekanatsverwaltung sucht eine Gremiensachbearbeiterin/einen Gremiensachbearbeiter (m/w/d) für Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten. Sie organisieren die Geschäftsstelle der Fakultätsvorstand- und -ratsitzungen, begleiten Sitzungen organisatorisch und rechtssicher und dokumentieren Gremienprozesse.

Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst oder ein Bachelor-Studium Public Management mit,

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen ist von Vorteil.
• Selbstständige, präzise und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, auch Englisch.

Responsibilities

• Verwalten der Gremienprozesse und Organisation der Geschäftsstelle Fakultätsvorstand und -rat.
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen des Fakultätsvorstands und -rates.
• Begleitung der Sitzungen des Fakultätsrates sowohl organisatorisch als auch technisch.
• Dokumentation der Gremienprozesse nach rechtskonformen Standards.
• Mitwirkung an Qualitätsmanagement- und Digitalisierungsprojekten.
• Pflege und Weiterentwicklung der Bereichshomepage.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Verfahrenskenntnisse

Analytische Neugier

MS Office & Cloud-Systeme

Englischkenntnisse

Education

Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst

Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Bachelor-Studium Public Management

Tools

MS Office

Cloud-Systeme

Dokumentenmanagementsystem/elektronische Aktenführung

Job description

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Bereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten eine\\*n# Gremiensachbearbeiter\\*in (m/w/d)Sie haben Freude an organisatorischen Herausforderungen und behalten auch in komplexen Situationen stets den Überblick? Sie verbinden eine strukturierte Arbeitsweise mit einer hohen digitalen Affinität und suchen eine verantwortungsvolle Aufgabe im universitären Umfeld? Dann werden Sie Teil unseres Teams!In dieser zentralen Schnittstellenfunktion übernehmen Sie die Verantwortung für einen störungsfreien administrativen und rechtssicheren Ablauf der Gremienprozesse von Fakultätsvorstand und -rat der Medizinischen Fakultät.Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung – gleich, ob Sie in Ihr Berufsleben starten, eine neue Herausforderung suchen oder nach einer Pause wieder einsteigen möchten.### Unser Angebot:* **Verantwortung & Perspektive:** ein spannendes, abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit tragfähigen beruflichen und persönlichen Entwicklungsperspektiven und einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot* **Sicherheit & Verlässlichkeit:** eine hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg* **Wertschätzung:**ein modernes Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Zusätzlich profitieren Sie von einer ergänzenden Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes, Job-Ticket und Firmenfitness### Ein Einblick in Ihre Aufgaben:* Ansprechperson für alle Fragen rund um die administrativen Gremienprozesse* administrative Organisation der Geschäftsstelle Fakultätsvorstand und -rat sowie eigenverantwortliche administrative Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen des Fakultätsvorstandes und –rates der Medizinischen Fakultät* organisatorische und technische Begleitung der Sitzungen des Fakultätsrates* rechtssichere Dokumentation der Gremienprozesse* Optimierung und Weiterentwicklung der Qualitätsmanagement-Prozesse im Gremienbereich sowie an den Schnittstellen* aktive Mitwirkung an Digitalisierungsprojekten* Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung der Homepage für den Bereich Gremien### Sie bringen mit:* eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z.B. im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung z.B. als Rechtsanwaltsfachangestellte\\*r, Kauffrau/-mann für Büromanagement; etc. oder ein erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium, vorzugsweise im Bereich Public Management (m/w/d)* Freude an komplexen verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen bei selbstständigem, eigenverantwortlichem, präzisem, strukturiertem und serviceorientiertem Arbeiten unter Beachtung der Verfahrensvorgaben* ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft sowie Teamfähigkeit* eine gewisse zeitliche Flexibilität in der Zeiteinteilung entsprechend den Anforderungen der Gremienvorbereitung und -begleitung* Motivation und analytische Neugier sich eigenständig in anspruchsvolle komplexe rechtliche Themengebiete einzuarbeiten* einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Cloud-Systemen sowie idealerweise Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem/elektronischer Aktenführung* einen guten und situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift (auch in Englisch),* eine ausgeprägte Digitalisierungsorientierung* erste Erfahrungen mit Qualitätsmanagement erwünschtDie Stelle ist unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis TV-L E 9a möglich.### Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) über unser Online-Bewerbungsportal bis zum 11.11.2026.**Albert-Ludwigs-Universität Freiburg****Medizinische Fakultät**DekanatsverwaltungFachbereich Gremien – Berufungen – Akademische AngelegenheitenBettina Abels - FachbereichsleitungBreisacher Str. 153, 79110 Freiburg### Fragen? Dann kontaktieren Sie uns bitte unter 0761/270-77460 oder [e-mail] Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar,soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte Bewerber\\*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.