Institutssekretärin / Institutssekretär (m/w/d)

Technische Universität Braunschweig; Braunschweig; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifliche Bezahlung nach TV-L 8

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersversorgung (VBL)

flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle

familienfreundliche Hochschulkultur

Job summary

Die Technische Universität Braunschweig sucht für das Institut für Pharmakologie, Toxikologie und Klinische Pharmazie eine Institutssekretärin / einen Institutssekretär (m/w/d) (EG 8 TV-L, befristet, Vollzeit).

Zu Ihren Aufgaben gehören Verwaltung, Haushalts- und Drittmittelverwaltung mit SAP, Personalprozessunterstützung, Lehrorganisation, Stundenpläne und Reiseabrechnungen.

Qualifications

• Abschluss Verwaltungslehrgang I oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung.
• Fundierte Buchhaltungs- und Controllingkenntnisse, idealerweise Hochschulsekretariatserfahrung.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, MS Office; SAP-Vorteil.
• Eigeninitiative, gute Organisation, selbstständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Organisieren des Institutssekretariats, Ansprechpartner*in für Studierende, Mitarbeitende und Hilfskräfte.
• Haushalt und Drittmittelprojekte des Instituts mit SAP abwickeln.
• Stellenplan überwachen, Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen vorbereiten.
• Unterstützung bei Lehre, Prüfungsverwaltung, Stundenpläne erstellen.
• Dienstreisen vorbereiten und Abrechnung unterstützen.

Skills

Organisation

Selbstständiges Arbeiten

Buchhaltung/Controlling

EDV-Kenntnisse

Teamarbeit

Education

Verwaltungslehrgang I

kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

MS Office

Job description

Die Technische Universität Braunschweig zählt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland und bietet Ihnen als Arbeitgeberin eine große Auswahl an modernen, anspruchsvollen und vielseitigen Arbeitsplätzen. Nicht nur im Bereich der Forschung und Lehre, auch in Verwaltung, Technik und Handwerk sorgen ca. 3.800 Beschäftigte dafür, dass unsere Universität ihren Bildungsauftrag für die nahezu 16.000 Studierenden und ca. 100 Auszubildenden in einem breiten Lehr- und Forschungsspektrum mit hervorragender Ausstattung und gleichzeitig persönlicher Atmosphäre erfolgreich erfüllt.

Wir suchen für

das Institut für Pharmakologie, Toxikologie und Klinische Pharmazie

Institutssekretärin / Institutssekretär (m/w/d)

Kennziffer: 12.26-121/26

(EG 8 TV-L - befristet, Vollzeit)

Die Besetzung ist zum 01.02.2027 geplant.

Die Stelle ist zunächst befristet für zwei Jahre zu besetzen. Eine Entfristung nach diesem Zeitraum ist geplant.

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren das Sekretariat und sind Ansprechpartner*in für Studierende, wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und Hilfskräfte
• Sie bearbeiten den Haushalt und die Drittmittelprojekte des Instituts unter Verwendung von SAP
• Sie überwachen den Stellenplan und bereiten Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen von Institutspersonal vor
• Sie unterstützen in der Planung und Organisation der Lehre und verwalten die Prüfungsleistungen
• Sie erstellen die Stundenpläne für die Lehrveranstaltungen des Instituts
• Sie bereiten Dienstreisen vor und unterstützen bei der Abrechnung.

Ihre Qualifikation

• Sie haben den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen oder haben eine gemäß der Vereinbarung –VerwLG- gleichwertige abgeschlossene berufliche Ausbildung. Sie können sich auch bewerben, wenn Sie eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen haben
• Sie verfügen über fundierte Fachkenntnisse im Bereich Buchhaltung und/oder Controlling sowie wünschenswerterweise über Berufserfahrung im Bereich eines Sekretariats, idealerweise im Hochschulbereich
• Sie haben sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere für MS-Office-Programme. Erfahrung in der Anwendung von SAP-Software sind von Vorteil
• Sie übernehmen Eigeninitiative und können sehr gut organisieren und selbstständig arbeiten.

Wir bieten

• eine tarifgerechte Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
• eine Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine betriebliche Altersversorgung (VBL)
• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit einem netten und motivierten Team
• ein grundsätzlich teilzeitgeeigneter Arbeitsplatz, der jedoch vollständig besetzt sein sollte, sowie flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle und eine familienfreundliche Hochschulkultur, seit 2007 ausgezeichnet mit dem Audit „Familiengerechte Hochschule“
• ein vielfältiges Weiterbildungs- und Sportangebot sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre.

Weitere Hinweise

Wir freuen uns auf Bewerber*innen aller Nationalitäten. Gleichzeitig begrüßen wir das Interesse schwerbehinderter Menschen und bevorzugen deren Bewerbungen bei gleicher Eignung. Bitte weisen Sie bereits bei der Bewerbung darauf hin und fügen Sie einen Nachweis bei. Ferner arbeiten wir basierend auf dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an der Erfüllung des Gleichstellungsauftrages. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Männern.

Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.