Sekretär*in / Direktionsassistenz (m/w/d)

Uniklinikum Freiburg; Freiburg im Breisgau; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Job Ticket BW

Job summary

Das Institut für Physiologie II am Uniklinikum Freiburg sucht ab sofort eine*n Sekretär*in bzw. Direktionsassistenz (m/w/d).

Sie führen das Chefsekretariat, übernehmen Haushalts- und Drittmittelverwaltung und erledigen allgemeine Verwaltungsaufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören Terminkoordination, internationale Korrespondenz, Dienstreisen, Personalangelegenheiten, Bestell- und Abrechnungswesen sowie die Organisation von Veranstaltungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen/Verwaltungsbereich.
• Strukturierte, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Führen eines Chefsekretariats.
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung (Controlling) des Instituts für Physiologie II.
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben wie Terminkoordination, internationale Korrespondenz, Dienstreisen, Büroorganisation.
• Personalangelegenheiten, Vorbereitung von Personaleinstellungen sowie Vertragsverlängerungen.
• Bestell- und Abrechnungswesen.
• Administrative Betreuung der Mitarbeitenden der Arbeitsgruppe.
• Planung und Organisation von Veranstaltungen.

Skills

Organisationsstalent

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Office-Kompetenz

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

HISinOne

Job description

Das Institut für Physiologie II, Direktor: Prof. Dr. B. Fakler, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sekretär*in / Direktionsassistenz (m/w/d)

Wir bieten Ihnen:

• eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und interessante Tätigkeit in einem kollegialen Umfeld
• gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Job Ticket BW
• die Vergütung erfolgt nach TV-L in einer Spanne von E8 bis E9B

Einblick in Ihre Aufgaben:

• Führen eines Chefsekretariats
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung (Controlling) des Institut für Physiologie II
• allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten wie Terminkoordination, internationale Korrespondenz, Dienstreisen, Büroorganisation
• Personalangelegenheiten, Vorbereitung von Personaleinstellungen sowie Vertragsverlängerungen
• Bestell- und Abrechnungswesen
• administrative Betreuung der Mitarbeiter*innen der Arbeitsgruppe
• Planung und Organisation von Veranstaltungen

Ihre Qualifikation:

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen bzw. Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• strukturierte, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise
• freundliches und sicheres Auftreten
• Teamfähigkeit und hohes Engagement
• interkulturelle Kompetenz
• Kenntnis der Verwaltungsabläufe an einer Universität sowie Sprachkenntnisse Englisch (in Wort und Schrift) sind von Vorteil
• routinierter Umgang mit den gängigen Office-Programmen (und dem Apple Ökosystem)
• idealerweise verfügen Sie bereits über gute Kenntnisse von SAP, HISinOne bzw. bringen die Bereitschaft mit, sich zügig in die Programme einzuarbeiten