Sekretär/in (w/m/d)

Julius-Maximilians-Universität Würzburg - Zentralverwaltung Land Bayern; Würzburg; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Job summary

Die Julius-Maximilians-Universität Würzburg sucht ab 01.04.2027 zur administrativen Unterstützung der Institutsleitung eine kompetente Verwaltungskraft (w/m/d) am Institut für Pharmakologie und Toxikologie der Universität Würzburg. Die Stelle ist ganztägig vorgesehen, kann aber durch Jobsharing teilzeitfähig sein; befristet bis 31.03.2029, mit Aussicht auf unbefristete Weiterbeschäftigung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation des Institutssekretariats, Finanz- und Drittmittelverwaltung,

Qualifications

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Verwaltungsbereich
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• fundierte Kenntnisse in SAP und MS-Office
• Eigeninitiative, Organisationstalent und Teamfähigkeit

Responsibilities

• Unterstützung der Institutsleitung bei administrativen Aufgaben
• Organisation des Institutssekretariats
• Finanzen und Drittmittelverwaltung
• Personalangelegenheiten (Einstellungs-/Verlängerungsanträge, Reisen, Urlaub)
• Organisation von Veranstaltungen, Besprechungen und Workshops, Gästebetreuung
• Verwaltung von Lehre und Forschung sowie allgemeine Sekretariatsarbeiten

Skills

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Interkulturelle Kompetenz

Education

Kaufmann für Büromanagement

Verwaltungsfach-Angestellter

Fremdsprachenkorrespondent/in

Tools

SAP

Microsoft Office

MS Office

Job description

Das Institut für Pharmakologie und Toxikologie der Universität Würzburg sucht ab 01.04.2027 zur administrativen Unterstützung der Institutsleitung ganztags eine kompetente, aufgeschlossene und engagierte Verwaltungskraft (w/m/d). Die Stelle ist teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist. Sie ist als Vertretung bis 31.03.2029 befristet. Eine unbefristete Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Ihre Aufgaben umfassen:

• Unterstützung der Institutsleitung bei allen administrativen Aufgaben,
• eigenverantwortliche Organisation des Institutssekretariats,
• selbstständige Erledigung der Finanzen sowie der Drittmittelverwaltung,
• selbstständige Erledigung von Personalangelegenheiten (Einstellungs-/Verlängerungs-Anträge, Dienstreisen, Urlaubsbogen, AU, usw.),
• Organisation von Veranstaltungen, Besprechungen und Workshops, Betreuung der in- und ausländischen Gäste,
• Verwaltung und Organisation von Tätigkeiten in Lehre und Forschung,
• allgemeine Sekretariatsarbeiten.

Ihr Profil umfasst:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), Verwaltungsfach-Angestellter (w/m/d) oder Fremdsprachenkorrespondent/in (w/m/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit entsprechenden Fachkenntnissen und idealerweise einschlägiger Berufserfahrung,
• sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
• fundierte Kenntnisse im Umgang mit Bürosoftware, insbesondere Microsoft sowie umfassende Kenntnisse von SAP,
• Eigeninitiative, Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Selbstständigkeit, strukturierte Arbeitsweise, Engagement, Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben,
• Team- und Kooperationsfähigkeit, gute Umgangsformen und interkulturelle Kompetenzen,
• hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Verlässlichkeit.

Unser Angebot:

wir bieten eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit an einer international ausgerichteten Lehr- und Forschungseinrichtung, das Arbeitsverhältnis bestimmt sich nach dem TV-L

Menschen mit einer Schwerbehinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleichen Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.