Sachbearbeiter*in Sekretariat

Dezernat Personal | Corporate Center Human Resources; Dortmund; On-site; EUR 52,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildungsmöglichkeiten

Sicherer Arbeitsplatz

Gesundheitsmanagement

Parkplätze

Job summary

Technische Universität Dortmund sucht im Fakultätsbereich Physik eine engagierte Verwaltungskraft für die Abteilung Kondensierte Materie und Medizinphysik. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit (flexibel auch Teilzeit möglich) und vergütet nach TV-L 9a.

Sie arbeiten in einem familienfreundlichen Umfeld mit umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Zu Ihren Aufgaben gehört die finanzielle Projektsachbearbeitung, allgemeine Sekretariatsaufgaben in DE/EN, Personalmaßnahmen, Beschaffung, Reise-

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereichen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Souveräner Umgang mit MS Office und SAP-Anwendungen
• Organisationstalent und eigenständige Arbeitsweise

Responsibilities

• Projektbegleitende Haushaltsführung und Betreuung nationaler/internationaler Drittmittelprojekte
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben inkl. eigenständige Korrespondenz (DE/EN)
• Unterstützung bei Personalmaßnahmen
• Mitarbeit bei Beschaffungsprozessen und Verwendungsnachweisen
• Planung und Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Dienstreisen inkl. Kostenabrechnung
• Administration des Lehrbetriebs und Noteneinträge
• Vertretung anderer Einrichtungen der Fakultät

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmann/frau für Büromanagement oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

SAP (ESS)

SAP (SRM)

SAP (FIORI)

Job description

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Diese zwei Stellen sind in derFakultät Physik im Bereich Kondensierte Materie sowie im Bereich Medizinphysik zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 9a TV-L vergütet. Es handelt sich um zwei Vollzeitstellen. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

IHRE AUFGABEN

• projektbegleitende Haushaltsführung sowie administrative Betreuung und Überwachung von nationalen und internationalen Drittmittelprojekten
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen
• Mitarbeit bei Beschaffungsprozessen und Erstellung von Verwendungsnachweisen
• Mitwirkung bei der Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Administration des Lehrbetriebs, z. B. Terminkoordination und Verwaltung von Noteneinträgen
• Vertretung bzw. Unterstützung anderer Einrichtungen der Fakultät

IHRE QUALIFIKATION

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich

WIR BIETEN

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Umfeld modernster Forschung
• einen sicheren Arbeitsplatz mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein geschlechtergerechtes und kollegiales Team an einer familienfreundlichen Hochschule
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigtes Mittagsessen in verschiedenen Mensen, Teilnahme am Hochschulsport, kostenlose Parkplätze u. v. m.

Was wir außerdem zu bieten haben? – Informieren Sie sich gerne hier.

DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT

• erste Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung bzw. im Sekretariat
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software und Grundkenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.)
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein analytisches Verständnis
• ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Eigeninitiative und starke Kommunikationsfähigkeiten
• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freunde an der Zusammenarbeit im Team