Schulsekretariatskraft (m/w/d) an der Martin-Buber-Schule

Marl; Marl; Hybrid; EUR 12,000 - 20,000; Part time

Job summary

Martin-Buber-Schule Marl sucht eine Schulsekretariatskraft (m/w/d) in Teilzeit zur unbefristeten Anstellung. Die Vergütung erfolgt nach EG 6 TVöD VKA. Die Arbeitszeit beträgt 18,6 Wochenstunden; der Einsatz erfolgt im Schulbetrieb vor Ort.

Zu den Aufgaben gehören Schriftverkehr, Terminkoordination, Verwaltung des Schulbudgets, Klassen-/Schülerdatenverwaltung sowie Unterstützung der Schulleitung und Lehrkräfte.

Qualifications

• mind. 3-jährige Ausbildung im öffentlichen Dienst (Verwaltungsfachangestellte*r, Büromanager, Justizfachangestellte*r)
• oder Verwaltungslehrgang I
• oder 3-jährige Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r
• sicherer, stilistisch einwandfreier Schriftverkehr
• Erfahrung mit SchiLD und mpsNKF wünschenswert
• PC- und MS-Office-Kenntnisse
• freundlicher, zuvorkommender Service
• selbstständige, flexible, gewissenhafte Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, Durchsetzungsfähigkeit, Teamfähigkeit
• Deutschkenntnisse C1 und gültiger Aufenthaltstitel/Arbeitserlaubnis

Responsibilities

• Schriftliche Korrespondenz, Terminkoordination, Telefondienst, Budgetverwaltung
• Bearbeitung von An-, Um- und Ummeldungen von Schülerinnen und Schülern
• Erstellung von Bescheinigungen und Krankmeldungen
• Erfassung und Verwaltung von Schülerdaten in SchiLD
• Unterstützung der Schulleitung bei administrativen Aufgaben
• Ansprechperson für Schülerinnen, Eltern, Schulleitung und Lehrkräfte
• Beschaffung und Verwaltung kleiner Anschaffungen und Verbrauchsmaterialien
• Koordination von Terminen
• Erstellung und Auswertung von Listen und Statistiken

Skills

MS Office Kenntnisse

Kundenservice

Teamfähigkeit

Education

mind. 3-jährige Ausbildung im öffentlichen Dienst

Verwaltungslehrgang I

3-jährige Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r

Tools

SchiLD

mpsNKF

Job description

Werde Teil unseres Teams als Schulsekretariatskraft (m/w/d) an der Martin-Buber-Schule in Marl!

• Teilzeit mit 18,6 Wochenstunden vergüteter Arbeitszeit
• unbefristet
• Vergütung nach EG 6 TVöD VKA
• Amt für Schule und Sport
• Bewerbungsfrist: 20.11.2026

Die tatsächlich zu leistende wöchentliche Arbeitszeit liegt wegen der Ferienausgleichsregelung – in den Ferien wird mit Ausnahme von zehn Tagen durchgängig Urlaub gewährt – geringfügig über der vergüteten wöchentlichen Arbeitszeit. Die vergütete Wochenarbeitszeit richtet sich nach dem persönlichen Urlaubsanspruch.

Die Arbeitszeiten richten sich nach den Erfordernissen des Schulbetriebs und sind verbindlich festgelegt. Im Anschluss daran besteht ein eingeschränkter Gleitzeitrahmen.

Deine Aufgaben – das erwartet Dich bei uns:

• Erledigung allgemeiner und spezieller Schulsekretariatsaufgaben (schriftliche Korrespondenz, Terminkoordination, Telefondienst, Verwaltung des Schulbudgets)
• Bearbeitung von An-, Ab- und Ummeldung von Schülerinnen und Schülern
• Erstellung von Bescheinigungen und Annahme von Krankmeldungen
• Erfassung und Verwaltung von Schülerdaten (mit der Schulsoftware SchiLD)
• Unterstützung der Schulleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Ansprechperson für die Belange der Schülerinnen und Schüler, der sorgeberechtigten Personen sowie der Schulleitung und Lehrkräfte
• Beschaffung und Verwaltung von kleineren Anschaffungen und Verbrauchsmaterialien
• Koordination von Terminen
• Erstellung und Auswertung von Listen und Statistiken

Dein Profil – das bringst Du mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung im öffentlichen Dienst, z. b. als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement Fachrichtung Kommunalverwaltung, Justizfachangestellte*r
• oder ein abgeschlossener Verwaltungslehrgang I
• oder eine erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r
• sicherer und stilistisch einwandfreier Schriftverkehr
• Erfahrung mit der Schulsoftware SchiLD und der Finanzsoftware mpsNKF ist wünschenswert
• PC- und MS-Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit den gängigen Office Anwendungen
• freundlicher, zuvorkommender und verbindlicher Service gegenüber aller am Schulleben beteiligten Personen
• eigenverantwortliche, flexible, gewissenhafte, motivierte und selbständige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, Durchsetzungsfähigkeit, Anpassungs- und Kommunikationsvermögen sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
• Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (deutscher Schulabschluss oder nachweislich C1 (GER) Niveau) und gültiger Aufenthaltstitel sowie gültige Arbeitserlaubnis für die Bundesrepublik Deutschland

Vielfalt? Für uns selbstverständlich!

Bei uns zählt nicht, wo Du herkommst, sondern wohin Du willst. unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich erwünscht.