Sachbearbeitung Schulsekretariat (m/w/d) M / W / D

Bildungsinstitut; Münster; Hybrid; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

29 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

VL-Zuschuss zu vermögenswirksamen Leis

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Das Bildungsinstitut Münster e.V. sucht ab dem 01.01.2027 oder früher eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in der Verwaltung in Vollzeit. Die Stelle teilt sich auf zwei Standorte; Steinfurt (1/2 Stelle) und Münster in der Nähe des Hauptbahnhofs (1/2 Stelle).

Sie übernehmen allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, melden Teilnehmende an, verwalten Sprachkurse nach BAMF-Vorgaben, erstellen Dokumente, pflegen Daten in Kufer und fungieren als kompetente Ansprechperson.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; bevorzugt Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich.
• Fortgeschrittene MS-Office Kenntnisse; sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln.
• Sicheres, freundliches und empathisches Auftreten; Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise; Einsatzbereitschaft und Genauigkeit.
• Führerschein von Vorteil, aber nicht zwingend nötig.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben übernehmen.
• Verantwortlich für die Anmeldung unserer Teilnehmenden.
• Sprachkurse nach BAMF-Vorgaben verwalten.
• Dokumente und Korrespondenzen erstellen/bearbeiten.
• Daten in Kufer pflegen.
• Ansprechperson für Teilnehmende, Dozent*innen und Kostenträger sein.
• Termine und organisatorische Abläufe überwachen.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Organisationsgeschick

Genauigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Kufer Schulverwaltungssoftware

MS Office

Jobbeschreibung

Das Bildungsinstitut Münster e.V. ist ein gemeinnütziger und freier Träger der beruflichen Erwachsenenbildung und bietet für Arbeit Suchende neben Deutschsprachkursen und Lehrgängen zur beruflichen Integration Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für pflegerische und kaufmännische Berufe sowie EDV-Schulungen an.

Wir suchen ab dem 01.01.2027 oder gegebenenfalls früher eine*n Mitarbeiter*in in der Verwaltung in Vollzeit. Diese Stelle setzt sich zusammen aus Aufgaben für unseren Standort in Steinfurt (1/2 Stelle) und Aufgaben für unseren Standort in Münster in der Nähe des Hauptbahnhofs (1/2 Stelle).

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.
• Sie sind verantwortlich für die Anmeldung unserer Teilnehmenden.
• Sie verwalten unsere Sprachkurse nach den administrativen Vorgaben des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF).
• Sie erstellen und Bearbeiten Dokumente und Korrespondenzen.
• Sie erstellen und pflegen Daten in der Schulverwaltungssoftware Kufer.
• Sie sind kompetente Ansprechperson für Teilnehmende, Dozent*innen und Kostenträger.
• Sie überwachen Termine und organisatorische Abläufe.

Diese Voraussetzungen bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich.
• Fortgeschrittene Kenntnisse mit den MS-Office Programmen und ein routinierter Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln.
• Sicheres, freundliches und emphatisches Auftreten.
• Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit mit unterschiedlichen Personengruppen.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft, organisatorisches Geschick, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit.
• Ein Führerschein ist wegen der Tätigkeit an 2 Standorten (Steinfurt und Münster) von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.

Darauf können Sie sich freuen:

• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen und aufgeschlossenen Team.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, ausgerichtet an zukünftigen Anforderungen und Entwicklungen.
• Bei uns starten Sie mit einem befristeten Arbeitsvertrag, haben aber nach spätestens 2 Jahren die Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis entfristet fortzusetzen.
• Nutzen Sie unsere Regelungen zum mobilen Arbeiten und gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag flexibel.
• Bei uns werden Respekt und Teamgeist großgeschrieben. Bringen Sie Ihre Ideen ein und gestalten Sie aktiv mit.
• Sie profitieren von 29 Tagen Urlaub, die mit der Beschäftigungsdauer auf bis zu 31 Tagen ansteigen.
• Sie sorgen mit unserer betrieblichen Altersvorsorge für Ihre Zukunft vor.
• Sie erhalten einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen.

Vielfalt ist uns wichtig. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen ungeachtet ihrer ethnischen, nationalen oder sozialen Herkunft, des Geschlechts, einer Behinderung, des Alters oder ihrer sexuellen Identität.