Schulsekretär (m/w/d)

Stadt-Coswig-; Coswig (Anhalt); On-site; EUR 21,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Vielseitige Tätigkeit

Eigenverantwortlicher Aufgabenbereich

Job summary

Stadt Coswig sucht eine*n Schulsekretär*in (m/w/d) in Teilzeit (30 Std./Woche) für die Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden. Die Stelle ist befristet zur Vertretung krankheitsbedingt abwesender Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter, eingruppiert nach TVöD Entgeltgruppe 5.

Zu Ihren Aufgaben gehören Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Dokumentenverwaltung, Datenpflege in der Schulmanagementsoftware, Terminorganisation sowie die Zusammenarbeit mit Lehrkräften, Elternvertretungen und externen

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen; Erfahrungen mit Schulverwaltungssoftwares von Vorteil.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Verantwortungsbewusstsein.
• Hohe Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit.
• Flexibilität, insbesondere bei standortübergreifendem Einsatz.
• Bereitschaft zur standortübergreifenden Tätigkeit und Mobilität.

Responsibilities

• Wahrnehmung der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben an den Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden.
• Erstellung, Bearbeitung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Statistiken und schulrelevanten Unterlagen.
• Erfassung, Pflege und Auswertung von Daten in der Schulmanagementsoftware.
• Organisation des Schulsekretariats, Terminmanagement, Telefon- und Postdienst.
• Zusammenarbeit mit Schulleitungen, Lehrkräften, Elternvertretungen und Kooperationspartnern.
• Ansprechpartner für Schülerinnen, Schüler, Eltern, Lehrkräfte, Behörden.
• Unterstützung der Schulleitungen bei administrativen Angelegenheiten.
• Mitwirkung bei Planung, Organisation und Durchführung schulischer Veranstaltungen.
• Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Schulbetriebs an beiden Standorten.

Skills

Organisation

Kommunikation

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Flexibilität

Verlässlichkeit

Education

Kaufmännische/verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbarer Beruf

Tools

MS-Office

Schulverwaltungssoftware

Job description

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist eine Teilzeitstelle (30 Wochenstunden) als Mitarbeiter im Schulsekretariat der Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden (m/w/d) zu besetzen. Die Einstellung erfolgt befristet zur Vertretung einer krankheitsbedingt abwesenden Beschäftigten. Die Eingruppierung richtet sich nach den tariflichen Bestimmungen des TVöD und erfolgt in Entgeltgruppe 5.

Schulsekretär (m/w/d)

Ihr Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig:

• Wahrnehmung der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben an den Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden im Rahmen eines standortübergreifenden Einsatzes
• Erstellung, Bearbeitung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Statistiken sowie schulrelevanten Unterlagen für beide Schulstandorte
• Erfassung, Pflege, Auswertung und bedarfsgerechte Bereitstellung von Daten in der Schulmanagementsoftware
• Organisation und Koordination des Schulsekretariats, insbesondere Terminmanagement, Telefon- und Postdienst sowie Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs an beiden Schulstandorten
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Schulleitungen, den Lehrerkollegien, den Elternvertretungen sowie weiteren schulischen und außerschulischen Kooperationspartnern beider Grundschulen
• Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte, Behörden und sonstige Beteiligte an beiden Schulstandorten
• Unterstützung der Schulleitungen bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten des Schulbetriebs
• Mitwirkung bei der Bewirtschaftung und Überwachung der schulischen Budgets im Rahmen der übertragenen Aufgaben
• Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung schulischer Veranstaltungen, Projekte und besonderer schulischer Aktivitäten an beiden Grundschulen
• Wahrnehmung von Informations-, Kommunikations- und Koordinierungsaufgaben zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Schulbetriebs an beiden Standorten

Die Aufgaben sind im Rahmen eines standortübergreifenden Einsatzes an den Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden wahrzunehmen. Die Arbeitszeit verteilt sich entsprechend den dienstlichen Erfordernissen auf beide Schulstandorte.

Sie verfügen über folgende Qualifikationen:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder vergleichbaren Beruf
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; Erfahrungen im Umgang mit Schulverwaltungs- und Datenbanksystemen sind von Vorteil
• ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise verbunden mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein
• hohe Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit, insbesondere in schuljahres- und schulorganisationsbedingten Spitzenzeiten
• Fähigkeit zur vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Schulleitungen, Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern, Eltern sowie außerschulischen Partnern
• Bereitschaft zum standortübergreifenden Einsatz an den Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden sowie die hierfür erforderliche Mobilität

Wir bieten:

• eine vielseitige, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in den Schulsekretariaten der Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden
• einen eigenverantwortlichen Aufgabenbereich mit abwechslungsreichen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben