Schulsekretär (w/m/d)

Stadt Coswig (Anhalt); Coswig (Anhalt); On-site; EUR 27,000 - 32,000; Part time

Job summary

Die Stadt Coswig (Anhalt) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teilzeitkraft im Schulsekretariat der Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden (m/w/d). Die Stelle ist befristet zur Vertretung, Eingruppierung nach TVöD EG 5, 30 Wochenstunden, standortübergreifender Einsatz beider Standorte.

Sie übernehmen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Dokumentation, Datenpflege in der Schulverwaltungssoftware, Terminmanagement sowie Schriftverkehr.

Qualifications

• Abschluss einer kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Ausbildung.
• Sicherer Umgang mit MS-Office; Erfahrungen mit Schulverwaltungs- und Datenbanksystemen von Vorteil.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Verantwortungsbewusstsein.
• Hohe Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit; flexibel bei Spitzenzeiten.

Responsibilities

• Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben an zwei Grundschulen wahrnehmen.
• Dokumente, Statistiken und schulrelevante Unterlagen erstellen, bearbeiten und pflegen.
• Daten in der Schulverwaltungssoftware erfassen, pflegen und auswerten.
• Koordination des Schulsekretariats, Terminmanagement, Telefon- und Postdienst.
• Zusammenarbeit mit Schulleitungen, Lehrkräften, Elternvertretungen und Partnern.
• Ansprechpartner für Schülerinnen, Schüler, Eltern, Behörden.
• Unterstützung der Schulleitungen in administrativen Angelegenheiten.
• Mitwirkung bei Budgetüberwachung im Rahmen der Aufgaben.
• Mitwirkung bei Planung und Durchführung schulischer Veranstaltungen.

Skills

MS Office

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Flexibilität

Mobilität

Education

Abgeschlossene kaufmännische/verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

Schulverwaltungs- und Datenbanksysteme

Job description

Die Elbestadt Coswig (Anhalt) liegt historisch und kulturell äußerst interessant inmitten von 3 Welterbestätten. Kurze Wege zu den Städten Leipzig und Berlin machen Coswig (Anhalt) genauso interessant, wie seine Lage als Tor zum Fläming und eine gelebte historische Verbindung nach Honolulu/Hawaii.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist eine Teilzeitstelle (30 Wochenstunden) als Mitarbeiter im Schulsekretariat der Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden (m/w/d) zu besetzen. Die Einstellung erfolgt befristet zur Vertretung einer krankheitsbedingt abwesenden Beschäftigten. Die Eingruppierung richtet sich nach den tariflichen Bestimmungen des TVöD und erfolgt in Entgeltgruppe 5.

Aufgaben:

• Wahrnehmung der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben an den Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden im Rahmen eines standortübergreifenden Einsatzes
• Erstellung, Bearbeitung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Statistiken sowie schulrelevanten Unterlagen für beide Schulstandorte
• Erfassung, Pflege, Auswertung und bedarfsgerechte Bereitstellung von Daten in der Schulmanagementsoftware
• Organisation und Koordination des Schulsekretariats, insbesondere Terminmanagement, Telefon- und Postdienst sowie Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs an beiden Schulstandorten
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Schulleitungen, den Lehrerkollegien, den Elternvertretungen sowie weiteren schulischen und außerschulischen Kooperationspartnern beider Grundschulen
• Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte, Behörden und sonstige Beteiligte an beiden Schulstandorten
• Unterstützung der Schulleitungen bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten des Schulbetriebs
• Mitwirkung bei der Bewirtschaftung und Überwachung der schulischen Budgets im Rahmen der übertragenen Aufgaben
• Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung schulischer Veranstaltungen, Projekte und besonderer schulischer Aktivitäten an beiden Grundschulen
• Wahrnehmung von Informations-, Kommunikations- und Koordinierungsaufgaben zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Schulbetriebs an beiden Standorten

Die Aufgaben sind im Rahmen eines standortübergreifenden Einsatzes an den Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden wahrzunehmen. Die Arbeitszeit verteilt sich entsprechend den dienstlichen Erfordernissen auf beide Schulstandorte.

Profil:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder vergleichbaren Beruf
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; Erfahrungen im Umgang mit Schulverwaltungs- und Datenbanksystemen sind von Vorteil
• ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise verbunden mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein
• hohe Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit, insbesondere in schuljahres- und schulorganisationsbedingten Spitzenzeiten
• Fähigkeit zur vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Schulleitungen, Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern, Eltern sowie außerschulischen Partnern
• Bereitschaft zum standortübergreifenden Einsatz an den Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden sowie die hierfür erforderliche Mobilität

Wir bieten:

• eine vielseitige, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in den Schulsekretariaten der Grundschulen Klieken und Jeber-Bergfrieden
• einen eigenverantwortlichen Aufgabenbereich mit abwechslungsreichen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• eine Beschäftigung in einem kollegialen Arbeitsumfeld mit enger Zusammenarbeit zwischen den Schulen und der Stadtverwaltung
• die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen, insbesondere Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge über die Zusatzversorgungskasse
• 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie die tariflich vorgesehenen arbeitsfreien Tage am 24. und 31. Dezember

Die Stadt Coswig (Anhalt) bietet Ihnen einen anspruchsvollen und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem Team, das sich auf Sie freut! Bei gleicher Eignung werden Schwerbehinderte unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt. Die Ausübung eines öffentlichen Ehrenamtes würden wir darüber hinaus sehr begrüßen.

Berücksichtigen Sie bitte, dass die Vorstellungsgespräche voraussichtlich in der 50./51. KW 2026 durchgeführt werden.