Projektassistent

Enertek Anlagenbau GmbH; Rostock; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Enertek Anlagenbau GmbH sucht eine Projektassistenz zur Unterstützung des Projektteams in organisatorischen, administrativen und dokumentarischen Aufgaben. Sie entlastet die Projektleitung bei der operativen Umsetzung von Projekten durch zuverlässige Zuarbeit und Koordination im Hintergrund.

Zu den Aufgaben gehören Dokumentenpflege, Terminmanagement, Vorbereitung von Unterlagen für Bauleitung, Behörden und Kunden sowie die Pflege von Projektakten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder technische Assistenzqualifikation.
• Berufserfahrung im Projektumfeld, idealerweise im technischen oder baunahen Bereich.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Kenntnisse in ERP-/DMS-Systemen von Vorteil.

Aufgaben

• Unterstützung der Projektleitung bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Erstellung und Pflege projektbezogener Dokumente, Listen, Ablagesysteme und Berichte
• Terminmanagement, Fristenüberwachung, Protokollführung bei internen und externen Projektbesprechungen
• Vorbereitung von Projektunterlagen (z.B. für Bauleitung, Kunden oder Behörden)
• Pflege und Aktualisierung von Projektakten (digital/physisch) sowie Unterstützung bei der Dokumentation von Baufortschritt, Mängeln oder Änderungen
• Unterstützung bei Angebotseinholung, Materialverfolgung, Bestellungen in Abstimmung mit Einkauf/Technik
• Kommunikation mit internen Schnittstellen sowie gelegentlich mit Kunden, Subunternehmern oder Lieferanten
• Organisation von Meetings, Dienstreisen, Baustellenterminen, ggf. Koordination von Monteuren
• Mitarbeit bei Projektcontrolling, z.B. Soll-Ist-Vergleiche oder Fortschrittsmeldungen

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Belastbarkeit

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

ERP/DMS-Systeme

Jobbeschreibung

Ihr Profil

Unterstützung des Projektteams in organisatorischen, administrativen und dokumentarischen Aufgaben. Der Projektassistent entlastet die Projektleitung bei der operativen Umsetzung von Projekten durch zuverlässige Zuarbeit und Koordination im Hintergrund.

Hauptaufgaben

• Unterstützung der Projektleitung bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Erstellung und Pflege projektbezogener Dokumente, Listen, Ablagesysteme und Berichte
• Terminmanagement, Fristenüberwachung, Protokollführung bei internen und externen Projektbesprechungen
• Vorbereitung von Projektunterlagen (z.B. für Bauleitung, Kunden oder Behörden)
• Pflege und Aktualisierung von Projektakten (digital/physisch) sowie Unterstützung bei der Dokumentation von Baufortschritt, Mängel oder Änderungen
• Unterstützung bei Angebotseinholung, Materialverfolgung, Bestellungen in Abstimmung mit Einkauf/Technik
• Kommunikation mit internen Schnittstellen sowie gelegentlich mit Kunden, Subunternehmern oder Lieferanten
• Organisation von Meetings, Dienstreisen, Baustellenterminen, ggf. Koordination von Monteuren
• Mitarbeit bei Projektcontrolling, z.B. Soll-Ist-Vergleiche oder Fortschrittsmeldungen

Verantwortung & Befugnisse

• Selbstständige Organisation innerhalb definierter Aufgaben
• Keine Budget- oder Personalverantwortung
• Mitverantwortung für die Vollständigkeit, Aktualität und Struktur projektbezogener Unterlagen
• Schnittstelle zwischen Projektleitung, Baustelle und Verwaltung

Anforderungen / Qualifikation

Fachliche Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder technische Assistenzqualifikation
• Berufserfahrung im Projektumfeld, idealerweise im technischen oder baunahen Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook), idealerweise auch mit ERP-/DMS-Systemen
• Gutes Verständnis für Abläufe in Projektorganisation und Bau-/Anlagenwesen
• Kenntnisse in Projektunterlagen, LV, Dokumentationspflichten von Vorteil

Persönliche Anforderungen

• Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
• Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Belastbarkeit, Flexibilität und Loyalität
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten

Warum wir?