Projektassistenz

GfPW, Gesellschaft für Projektentwicklung mbH; Potsdam; On-site; EUR 36,000 - 56,000; Full time

Job summary

GfPW, Gesellschaft für Projektentwicklung mbH sucht eine(n) Projektassistent:in zur organisatorischen und administrativen Begleitung von Bau- und Infrastrukturprojekten. Sie koordinieren Informationen, führen Unterlagen sorgfältig und stimmen sich eng mit Kolleginnen und Kollegen ab.

Die Planstelle umfasst Büro- und Verwaltungsaufgaben, Office-Management, Angebotsbearbeitung, vorbereitende Rechnungsstellung, Dokumentation, Personalorganisation, Material- und Bestellkoordination sowie das

Qualifications

• Organisiert arbeiten und Prioritäten setzen.
• Gute und sichere Kommunikation auf Deutsch.
• Schnelle, sichere Computerkenntnisse mit MS Office.
• Erfahrung im Büro oder in der Administration von Vorteil.
• Projektspezifische Aufgaben routiniert begleiten.

Responsibilities

• Administratieve Unterstützung des laufenden Geschäftsbetriebs und der Vorbereitung/Nachverfolgung von Projekten, Angeboten, Terminen und Aktivitäten.
• Dokumentation, Datenaufbereitung und regelmäßige Abstimmung mit Beteiligten.
• Material- und Bestellkoordination, Büroorganisation, Kfz-Management und Prozessdokumentation.
• Zutritts-, Berechtigungs- und Bürobetriebsorganisation; Organisation von Terminen und Fristen.
• Einsatz KI-gestützter Anwendungen zur Optimierung täglicher Arbeitsabläufe.

Skills

Organisation

Kommunikation

Deutsch

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Job description

Als Projektassistent:in (m/w/d) im Bereich der Gebäudeautomation Planung und Ausführung unterstützen Sie die strukturierte Organisation und administrative Begleitung von Projekten. Sie koordinieren und arbeiten Informationen, halten Unterlagen übersichtlich und stimmen sich mit Kolleg:innen ab. Mit sorgfältiger Dokumentation und verlässlicher Kommunikation tragen Sie dazu bei, dass Aufgaben nachvollziehbar bleiben und die Zusammenarbeit im Projektalltag gelingt.

Die Planstelle dient der administrativen, organisatorischen und kaufmännisch vorbereitenden Unterstützung des laufenden Geschäftsbetriebs sowie der qualifizierten Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung von Projekten, Angeboten, Terminen und geschäftlichen Aktivitäten. Enthalten sind zumutbare Sonderaufgaben der Geschäftsführung.

Der Aufgabenbereich verbindet klassische Büro- und Verwaltungsaufgaben mit Tätigkeiten des Office Managements, der Projektassistenz, Angebotsbearbeitung, vorbereitenden Rechnungsstellung, Dokumentation, Personalorganisation, Prozessdarstellung, Material- und Bestellkoordination, Kfz-Management sowie der Erstellung betrieblicher Auswertungen und Übersichten.

Zum Aufgabenbereich gehört die organisatorische Sicherstellung eines geordneten, funktionsfähigen und angemessen gepflegten Bürobetriebs. Dies umfasst insbesondere die Betreuung des Büro-Equipments, das Schlüssel-, Zutritts- und Berechtigungsmanagement, die Koordination von Materiallieferungen, die Mitwirkung an einer geordneten digitalen und papiergebundenen Ablagestruktur, die systematische Nachverfolgung relevanter Termine und Fristen sowie die organisatorische Betreuung betrieblicher Fahrzeuge.

Die Wahrnehmung der Aufgaben erfordert ein guten Maß an selbstständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten. Wiederkehrende und übertragene Aufgaben sollen innerhalb der vorgegebenen fachlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen eigenständig organisiert, priorisiert, bearbeitet und nachverfolgt werden. Von der Assistenz wird erwartet, dass sie im Rahmen der ihr zur Verfügung stehenden betrieblichen Informationen geschäftlich relevante Daten und Sachverhalte strukturiert zusammenführt, auswertet und für die Geschäftsführung bzw. die jeweils zuständigen Verantwortlichen nachvollziehbar aufbereitet. Hierzu gehören insbesondere die regelmäßige und selbstständige Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeitenden, Projektverantwortlichen, Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern, Lieferanten, Werkstätten und der Geschäftsführung. Ein weiterer Bestandteil der Tätigkeit ist der regelmäßige und praxisorientierte Einsatz geeigneter KI-gestützter Anwendungen zur Unterstützung und Optimierung der täglichen Arbeitsabläufe.

Qualifikationen

Erforderlich: Sie arbeiten organisiert, kommunizieren klar und sicher auf Deutsch und verfügen über gute und schnelle Computerkenntnisse sowie praktische Fähigkeiten mit Microsoft Office Word, Excel und insbesondere Outlook. Erfahrung im Büro oder in der Administration unterstützen Sie dabei, Projektaufgaben routiniert zu begleiten.