Projektassistenz / Teamassistenz (m/w/d)

Teamplan Ingenieure GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flache Hierarchien

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Arbeitsplätze

Getränke & frischer Kaffee

Team- & Firmenevents

Zusammenfassung

Teamplan Ingenieure GmbH sucht eine engagierte Projektassistenz zur Unterstützung unserer Projektleiter und Fachplaner in organisatorischen Aufgaben.

Sie koordinieren Termine, prüfen Angebote und Rechnungen, unterstützen bei Vergabeprozessen und pflegen unser Dokumentenmanagementsystem. Eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in Büroorganisation sind wünschenswert. Wir bieten ein unbefristetes Arbeitsverhältnis und attraktive Zusatzleistungen.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in Büroorganisation, Projektassistenz oder Teamassistenz von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse sowie gutes Zahlenverständnis
• Kenntnisse HOAI, Vergaberechts oder vergleichbarer Regelwerke wünschenswert
• Erfahrungen mit AVA-Software (ARRIBA oder ORCA) vorteilhaft bzw. Bereitschaft zur Einarbeitung

Aufgaben

• Unterstützung in den Bereichen der Empfang
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen
• Angebots- und Rechnungsprüfung
• Mitwirkung bei der Vergabe von Aufträgen
• Mitwirkung bei Vergabeprozessen und der Beauftragung von Dienstleistungen
• Pflege und Verwaltung unseres Dokumentenmanagementsystems
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von projektbezogenen Dokumentationen
• Organisation interner Veranstaltungen sowie Unterstützung bei externen Events und Messen
• Allgemeine administrative Unterstützung der Projektteams

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die Teamplan Ingenieure GmbH ist ein Planungsbüro mit dem Schwerpunkt Technische Gebäudeausrüstung (TGA). Seit 1993 planen und projektieren wir an unseren Standorten in Berlin, Dresden, Leipzig, Erfurt und bei Frankfurt am Main anspruchsvolle Projekte in den Bereichen Elektrotechnik, Informationstechnik, Datennetze und Rechenzentren.

Unsere Projekte reichen von der Modernisierung, Sanierung und Erweiterung von Universitäten, Forschungsgebäuden und denkmalgeschützten Bestandsbauten bis hin zu Museen, Schulen und Industriegebäuden. Dabei orientiert sich unser Leistungsspektrum überwiegend an den Leistungsphasen der HOAI, insbesondere im Bereich „Technische Ausrüstung“.

Das erwartet Sie bei uns

Arbeitsatmosphäre

• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Umfassende Einarbeitung und Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
• Regelmäßige Feedbackgespräche
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Moderne Arbeitsplätze
• Getränke nach Wahl sowie frischer Kaffee
• Regelmäßige Team- und Firmenevents

Persönliche Entwicklung

• Individuelle Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
• Aktive Mitgestaltung eines innovativen und wachsenden Unternehmens
• Langfristige Entwicklungsperspektiven

Persönliche Sicherheit

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Leistungsgerechte Vergütung
• Soziale Absicherung und attraktive Zusatzleistungen
• Zukunftssicherer Arbeitsplatz in einem stabilen Unternehmen

Ihre Aufgaben

Als Projektassistenz unterstützen Sie unsere Projektleiter und Fachplaner in organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf unserer Projekte.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Unterstützung in den Bereichen der Empfang
• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen
• Angebots- und Rechnungsprüfung
• Mitwirkung bei der Vergabe von Aufträgen
• Mitwirkung bei Vergabeprozessen und der Beauftragung von Dienstleistungen
• Pflege und Verwaltung unseres Dokumentenmanagementsystems
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von projektbezogenen Dokumentationen
• Organisation interner Veranstaltungen sowie Unterstützung bei externen Events und Messen
• Allgemeine administrative Unterstützung der Projektteams

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in der Büroorganisation, Projektassistenz oder Teamassistenz von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse sowie ein gutes Zahlenverständnis
• Kenntnisse der HOAI, des Vergaberechts oder vergleichbarer Regelwerke sind wünschenswert
• Erfahrungen mit AVA-Software (z. B. ARRIBA oder ORCA) sind von Vorteil, alternativ die Bereitschaft zur Einarbeitung

Ihr nächster Schritt

Sie arbeiten gerne organisiert, behalten auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und möchten Teil eines engagierten Teams werden?

Wir bei Teamplan Ingenieure GmbH wertschätzen Vielfalt und begrüßen jede Bewerbung – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität!

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage hier

Skills zu dieser Stellenanzeige: technische Gebäudeausrüstung, TGA, Projektmanagement, Sharepoint, Büromanagement, Rechnungswesen, Projektunterstützung, Vertrieb, Teamassistenz und Assistent