Projektassistenz / Berichtswesen

u-institut; Berlin; Vor Ort; EUR 39.000 - 42.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine kreative Institution in Berlin sucht eine engagierte Projektassistenz zur Unterstützung im Berichtswesen und der Organisation von Terminen. Ziel ist es, Transparenz in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern zu schaffen. Du solltest über Zuverlässigkeit, analytisches Denken und Teamgeist verfügen. Die Stelle ist in Teilzeit (25 Stunden/Woche) befristet bis zum 31.12.2027 mit einer Vergütung von 39.000 bis 42.000 Euro pro Jahr.

Qualifikationen

• Erste Erfahrung in Assistenztätigkeiten wünschenswert.
• Sorgfältige und präzise Arbeitsweise ist erforderlich.
• Lernbereitschaft und Neugier sind erwünscht.

Aufgaben

• Dokumentation durch Erstellung von Berichten assistieren.
• Abstimmungskreise organisieren und protokollieren.
• Kontakt mit Team für Fristen und Anfragen

Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Analytisches Denken

Teamgeist

Organisatorische Fähigkeiten

Jobbeschreibung

Im u-institut suchen wir eine Assistenz, die uns im Bereich Berichtswesen unterstützen kann.

Über den Job

Der KreativBund - Bundeszentrum Kultur- und Kreativwirtschaft bringt Unternehmertum, Kreativität und Transformation zusammen. Wir informieren über die neusten unternehmerischen Entwicklungen in der Kultur- und Kreativwirtschaft und gestalten den Austausch mit Politik und Gesellschaft. Als Raum für Innovation fördern wir branchen-übergreifende Zusammenarbeit, Experimente und mutige Ideen zu wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Zukunftsthemen wie Fachkräftemangel, Klimakrise oder Digitalisierung.

Als Projektassistenz bist du verantwortlich für die Zuarbeit in Form von Sitzungs- und Terminorganisation mit dem Auftraggeber, das Berichtswesen sowie die Unterstützung unseres Teams. Die Stelle ist im sog. "Projektbüro" angesiedelt. Dort kommen Perspektiven von Projektleitung, Gremien- und politischer Arbeit sowie allg. Projektmanagement zusammen.

Deine Aufgabenbereiche umfassen

• Berichtswesen & Dokumentation: Du übernimmst - in Zusammenarbeit mit unserer Referentin für Gremienarbeit - die Dokumentation unserer Arbeit durch die Erstellung von regelmäßigen Sachstandsberichten und schriftlichen Kurzberichten über unsere Formate.
• Abstimmungskreise & Protokollführung: Du organisierst und dokumentierst Abstimmungskreise mit unserem Auftraggeber (Bundeswirtschaftsministerium und Beauftragter für Kultur und Medien) und unserem Umsetzungspartner für die wissenschaftliche Analyse.
• Organisatorische Unterstützung: Du stehst in Kontakt mit dem gesamten Team, um Fristen und To Dos nachzuhalten oder um Anfragen an die richtigen Personen weiterzuleiten.

Über dich

• Zuverlässigkeit & Genauigkeit: Du arbeitest sorgfältig, hältst Fristen ein und stellst sicher, dass Dokumentationen und Berichte fehlerfrei und präzise aufbereitet sind.
• Erste Erfahrung mit (oder Affinität zu) Assistenztätigkeiten in Verwaltung/Politik, idealerweise im Kontext von Wirtschaft bzw. Kultur- und Kreativwirtschaft.
• Analytisches Denken & Struktur: Du kannst Informationen zielgerichtet und präzise aufbereiten, verständlich dokumentieren und sicher in Berichten und Abstimmungen einbringen.
• Lernbereitschaft & Teamgeist: Du bist neugierig, möchtest dich weiterentwickeln und arbeitest gerne eng mit Kolleg*innen zusammen.

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Bewirb dich

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen. Bei der Personalauswahl interessiert uns dein individueller Werdegang und deine Persönlichkeit. Besonders möchten wir dich ermutigen, dich bei uns zu bewerben, wenn du von einer oder mehreren Formen der Diskriminierung negativ betroffen bist.

Wir erkennen an, dass unsere Arbeit nicht losgelöst von gesellschaftlichen Machtverhältnissen und externen Einflüssen stattfindet. Wir bewegen uns in einem Umfeld, das Diversität stark herausfordert – umso wichtiger ist es für uns, im Team klar und transparent zu kommunizieren und den Dialog aktiv zu suchen.

Ein verbindlicher Code of Conduct (aktuell in Überarbeitung) sowie eine externe Awareness-Person unterstützen uns dabei, einen Raum zu gestalten, in dem gegenseitige Unterstützung nicht nur gewünscht, sondern aktiv gelebt wird. Daher laden wir alle Mitarbeitenden und Bewerbenden ein, sich mit dem Code of Conduct auseinanderzusetzen und mit uns ins Gespräch zu kommen.

Unsere Büroräume weisen einige mögliche Barrieren auf. Wenn du dich vor deiner Bewerbung darüber informieren möchtest, wende dich gerne an [e-mail]. Wir setzen uns dafür ein, allen Menschen die bestmöglichen Arbeitsbedingungen zu bieten und arbeiten gerne an individuellen Lösungen.

Der Button unten führt dich zu unserem Bewerbungsformular: Dort kannst du deine Kontaktdaten und deinen Lebenslauf hochladen sowie ein paar kurze Fragen zu deinen Erfahrungen und Motivationen beantworten. Ein Anschreiben benötigen wir nicht.

Der Prozess besteht aus zwei Vorstellungsgesprächen, die virtuell und/oder vor Ort bei uns im Büro stattfinden. In der Regel nehmen zwei Personen aus dem Team an einem Gespräch teil.

Dein Einsatz bei uns erfolgt idealerweise ab sofort, in Teilzeit (rund 25 Wochenstunden) und ist zunächst befristet bis zum 31.12.2027 mit der Möglichkeit zur Verlängerung.

Das Jahresbruttogehalt für diese Position beträgt zwischen 39.000 und 42.000 Euro (Vollzeitäquivalent), basierend auf Erfahrung und Qualifikation.

Wir sind gespannt auf deine Bewerbung!