Program Administrator (m/w/d) (CITHN2026-01)

Technische Universität München School of Computation, Information & Technology (CIT); Heilbronn; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Anstellung

TV-L EG 9a

Weiterbildungsmöglichkeiten

flexible Arbeitszeiten

Home-Office möglich

Job summary

Technische Universität München – School of Computation, Information and Technology (CIT) sucht am Standort Heilbronn einen Program Administratoren (m/w/d). Sie steuern eigenverantwortlich das Bewerbungsmanagement für Bachelor- und Masterstudiengänge und unterstützen die Digitalisierung der Abläufe.

Sie beraten Studierende, Studienbewerberinnen und -interessierte persönlich und online, organisieren Informationsveranstaltungen und erstellen Informationsmaterial in Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen/verwaltenden Bereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Berufserfahrung im Bildungs- oder Hochschulmanagement sowie Beratungs- und Kommunikationskompetenzen.
• Teamorientiert, proaktiv, verantwortungsbewusst, sorgfältig, serviceorientiert, strukturiert und effizient.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; gute MS Office Kenntnisse.

Responsibilities

• Organisieren Sie das Bewerbungsmanagement für Studiengänge eigenverantwortlich und führen es rechtssicher und transparent durch. Sie koordinieren Eignungsfeststellungsverfahren für Bachelor- und Masterstudiengänge und evaluieren Prozesse.
• Beraten und betreuen Sie Studierende, Studienbewerberinnen und -interessierte persönlich und online entlang des gesamten Student Lifecycles.
• Organisieren und koordinieren Sie Informationsveranstaltungen zu Studiengängen und erstellen umfangreiches Informationsmaterial sowie Texte für Webseiten in Deutsch und Englisch.
• Erstellen Sie Statistiken und Berichte zu den Studiengängen und arbeiten eng mit dem Programm Management, der Schriftführung und der Prüfungsverwaltung zusammen; regelmäßiger Austausch mit zentralen Einheiten der TUM.

Skills

Beratungskompetenz

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Program Administrator (m/w/d)

(CITHN2026-01)

Über uns

Die Technische Universität München (TUM) zählt zu den führenden Universitäten Europas und gehört als Exzellenz-Universität zu den renommiertesten Hochschulen Deutschlands. Spitzenleistungen in Forschung und Lehre, Interdisziplinarität und Talentförderung zeichnen sie aus. Ihre internationalen Kooperationen und Allianzen mit Unternehmen und wissenschaftlichen Einrichtungen unterstreichen ihre weltweite Vernetzung. Dank der Initiative und nachhaltigen Förderung der Dieter Schwarz Stiftung baut die Technische Universität München seit 2018 ihren Standort auf dem Bildungscampus Heilbronn sowie ihre Aktivitäten vor Ort kontinuierlich aus. Forscherinnen und Forscher sowie Studierende widmen sich am Campus zentralen Fragestellungen der digitalen Transformation. Schwerpunkte in Forschung und Lehre bilden insbesondere Information Engineering, Data Science sowie Künstliche Intelligenz, die zu den entscheidenden Zukunftsfeldern für Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft zählen.

Anforderungen

• Für unser Team suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung im kaufmännischen/verwaltenden Bereich oder einer vergleichbaren Qualifikation. Idealerweise verfügen Sie über einschlägige Berufserfahrung im Bildungs- oder Hochschulmanagement sowie über ausgeprägte Beratungs- und Kommunikationskompetenzen.
• Sie arbeiten gerne im Team, handeln proaktiv und übernehmen Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich. Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Sorgfalt, Serviceorientierung, Struktur und Effizienz aus.
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen sowie verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.
• Sie haben Freude am Umgang mit Menschen unterschiedlicher kultureller Hintergründe und kommunizieren gerne mit internationalen Studierenden in einem vielfältigen und internationalen Umfeld. Als Teil einer School in der Aufbauphase bringen Sie Flexibilität, Tatkraft und Gestaltungswillen mit.

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren das Bewerbungsmanagement für unseren Studiengänge eigenverantwortlich und führen es rechtssicher und transparent durch. Dabei administrieren und koordinieren Sie selbständig das Eignungsfeststellungsverfahren unseres Bachelorstudienganges sowie das Eignungsverfahren unseres Masterstudienganges. Ferner evaluieren Sie konstant die zugehörigen Prozesse und Abläufe und entwickeln diese stetig weiter. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei in der Digitalisierung der Verfahren.
• Sie beraten und betreuen Studierende, Studienbewerber/-innen sowie Studieninteressierte sowohl persönlich als auch online in sämtlichen Belangen entlang des gesamten Student Lifecycles.
• Sie organisieren und koordinieren Informationsveranstaltungen für Studierende, Studienbewerber/-innen und Studieninteressierte zu verschiedenen Themen rund um die Studiengänge und führen diese selbständig durch. Darüber hinaus konzipieren und erstellen Sie umfangreiches Informationsmaterial sowie Texte für Webseiten in deutscher und englischer Sprache.
• Sie erstellen Statistiken und Berichte zu den Studiengängen und arbeiten eng mit dem Programm Management, der Schriftführung und der Prüfungsverwaltung zusammen. Auch mit zentralen Einheiten der TUM sind sie kontinuierlich in engem Austausch (CST, Rechtsabteilung etc.).

Wir bieten Ihnen

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis,
• eine Vergütung der Beschäftigung innerhalb des TV-L (EG 9a),
• eine zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder,
• persönliche und fachliche Weiterbildungsprogramme,
• eine abwechslungsreiche und krisensichere Tätigkeit in einem jungen, internationalen und dynamischen Umfeld einer innovativen Universität,
• ein modernes Arbeitsumfeld sowie ein ausgezeichnetes Arbeitsklima,
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Rahmenarbeitszeit mit Gleitzeitregelungen sowie der Möglichkeit z.T. im Home-Office zu arbeiten.

Die TUM hat als erste deutsche Universität die Charta der Vielfalt unterschrieben und wir freuen uns über Bewerbungen von Personen, die diese Werte teilen.

Die Hochschule strebt sowohl Diversität im Personal als auch eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und Qualifikation bevorzugt eingestellt.

Technische Universität München

School of Computation, Information and Technology

School Office Heilbronn

z. Hd. Anja Hildenbrand

Bildungscampus 2

74076 Heilbronn

Hinweis zum Datenschutz

Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Technischen Universität München (TUM) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)http://go.tum.de/554159 zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der TUM zur Kenntnis genommen haben.