Teamassistenz | Organisation & SAP (m/w/d)

Technische Universität München School of Engineering & Design Lehrstuhl für Ergonomie; Garching bei München; Hybrid; EUR 40,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Möglichkeiten

Laptop und Diensthandy

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Freistellung am 24.12. und 31.12.

Sportangebote der TUM

Job summary

Die Technische Universität München School of Engineering & Design, Lehrstuhl für Ergonomie in Garching, sucht eine engagierte Teamassistenz und Buchhaltungserfahrung zur Verstärkung des Verwaltungsteams. Sie arbeiten zu etwa zwei Dritteln am Lehrstuhl für Ergonomie und zu einem Drittel an der Professur Biomechanical Engineering, in Teilzeit (30 Std./Woche).

Zu Ihren Aufgaben gehören Sekretariats- und Personalbearbeitung, Prüfungsverwaltung, Reiseplanung, Raumreservierungen sowie Kosten- und

Qualifications

• Abgeschlossene fachbezogene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft, Projekt- und Veranstaltungsmanagement oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams) und Bereitschaft, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten
• Vertiefte Kenntnisse in SAP-Buchungen
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe und hoher Kommunikationskompetenz
• Diskretion und Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Teamfähigkeit und souveränes Auftreten

Responsibilities

• Assistenz der beiden Professuren sowie die Buchhaltung mit folgenden Detailaufgaben:
• Erledigung von allgemeinen Sekretariatsaufgaben (u.a. Personalbearbeitung, ggf. im Team)
• Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre (Prüfungsverwaltung)
• Vorbereitung von Dienstreiseanträgen, Reiseplanung und Abrechnung von Dienstreisen
• Bearbeitung von Terminanfragen und Reservierung von Räumen
• Abwicklung der kreditorischen und debitorischen Buchungen
• Finanzielle Abwicklung und Verwaltung von Drittmitteln: Kostenplanung, Rechnungsstellung, Projektcontrolling, Kostenplanung, Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise öffentlicher Aufträge oder von Industrieaufträgen
• Organisation des Ablage- und Archivierungssystems
• Anlagenbuchhaltung am Lehrstuhl
• Kommunikation und Korrespondenz mit Kreditoren, Debitoren, Lieferanten, MitarbeiterInnen und anderen zentralen Einrichtungen der TUM

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationskompetenz

Diskretion

Teamfähigkeit

Education

Relevante kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

SAP-Buchungen

Job description

Über uns

Der Lehrstuhl für Ergonomie (Prof. Klaus Bengler) und die Professur Biomechanical Engineering (Prof. Enrica Tricomi) arbeiten gemeinsam im Department Mechanical Engineering an der TUM School of Engineering and Design der Technischen Universität München (TUM) in Garching. Das Team von Prof. Klaus Bengler (ca. 25 Mitarbeitende) forscht zur Gestaltung und Bewertung von Mensch-Maschine-Interaktionen, Robotik im Gesundheitssektor, zum automatisierten Fahren und zur ergonomischen Auslegung von Produkten und Arbeitsplätzen zukünftiger Arbeitssituationen. Die Forschung von Prof. Enrica Tricomi (ca. 5 Mitarbeitende) verbindet biomechanische Erkenntnisse, Robotik, Regelungstechnik und computergestützte Methoden, um die menschliche Mobilität zu verbessern und die Lebensqualität zu steigern.

Gemeinsam suchen wir zur Verstärkung des Verwaltungsteams in den Bereichen Teamassistenz, Organisation und Buchhaltung eine vielseitige, engagierte Persönlichkeit, vorzugsweise mit Erfahrung im öffentlichen Dienst.

Anforderung

• Sie haben idealerweise eine abgeschlossene fachbezogene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft, Projekt- und Veranstaltungsmanagement oder eine qualifizierte kaufmännische Berufsausbildung.


• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams) und die Bereitschaft, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten


• vertiefte Kenntnisse in SAP-Buchungen


• ausgeprägtes Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe und hoher Kommunikationskompetenz


• Diskretion und Zuverlässigkeit


• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse\\*


• Teamfähigkeit und souveränes Auftreten

Aufgaben

• Ihr Tätigkeitsfeld umfasst die Assistenz der beiden Professuren sowie die Buchhaltung mit folgenden Detailaufgaben:


• Erledigung von allgemeinen Sekretariatsaufgaben (u.a. Personalbearbeitung, ggf. im Team)


• Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre (Prüfungsverwaltung)


• Vorbereitung von Dienstreiseanträgen, Reiseplanung und Abrechnung von Dienstreisen


• Bearbeitung von Terminanfragen und Reservierung von Räumen


• Abwicklung der kreditorischen und debitorischen Buchungen


• Finanzielle Abwicklung und Verwaltung von Drittmitteln: Kostenplanung, Rechnungsstellung, Projektcontrolling, Kostenplanung, Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise öffentlicher Aufträge oder von Industrieaufträgen


• Organisation des Ablage- und Archivierungssystems


• Anlagenbuchhaltung am Lehrstuhl


• Kommunikation und Korrespondenz mit Kreditoren, Debitoren, Lieferanten, MitarbeiterInnen und anderen zentralen Einrichtungen der TUM

Wir bieten

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im Umfeld einer renommierten Universität. Sie arbeiten dabei selbstständig in einem dynamischen, teamorientierten und wissenschaftlichen Umfeld mit wechselnden Herausforderungen.

Der Lehrstuhl für Ergonomie und die Professur Biomechanical Engineering arbeiten eng zusammen und befinden sich räumlich auf einer Fläche. Das zur Verfügung gestellte Büro kann für beide Tätigkeiten genutzt werden, womit kein Arbeitsplatzwechsel notwendig ist. Der Stellenumfang verteilt sich zu zwei Dritteln auf den Lehrstuhl für Ergonomie und zu einem Drittel auf die Professur Biomechanical Engineering.

Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten sowie die Ausstattung mit Laptop und Diensthandy gehören selbstverständlich dazu. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L E6) je nach Qualifikation und Berufserfahrung. Die Stelle in Teilzeit (30 Std./Woche) ist vorerst auf zwei Jahre befristet und kann baldmöglichst besetzt werden. Weitere Vergünstigungen des öffentlichen Dienstes wie betriebliche Altersvorsorge, 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) plus Freistellung am 24.12. und 31.12. können ebenso wie das vielfältige Sportangebot der TUM genutzt werden.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt eingestellt. Die Technische Universität München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Bitte beachten Sie, dass wir die Kosten, die bei einem etwaigen Vorstellungsgespräch für Sie anfallen sollten, nicht übernehmen können.

*Während der Lehrstuhl für Ergonomie deutschsprachig geführt wird und Fördergeber aus dem In- und Ausland besitzt, ist die Professur für Biomechanical Engineering englischsprachig geführt.

Hinweis zum Datenschutz:

Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Technischen Universität München (TUM) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der TUM zur Kenntnis genommen haben.