Persönlicher Assistent der Geschäftsführung

Borlinghaus Consulting; Stuttgart; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Sicherer Arbeitsplatz

Kleines, familiengeführtes Unternehmen

Zentraler Standort Stuttgart

Job summary

Borlinghaus Consulting in Stuttgart sucht eine berufserfahrene Chefassistenz, die die Geschäftsführung persönlich unterstützt. Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Tagesgeschäfts, planen Termine und koordinierten Reisen, auch international, und sorgen dafür, dass Abläufe reibungslos ineinandergreifen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse, sowie Diskretion,

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder sprachlich orientierte Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in persönlicher Assistenz oder klassischem Sekretariat.
• Präzise Organisationsfähigkeit, Strukturierte Arbeitsweise und Diskretion.

Responsibilities

• Persönliche Assistenz der Geschäftsführung: eigenständige Organisation des Tagesgeschäfts, Kalendermanagement, Terminplanung und Koordination aller Verpflichtungen.
• Anspruchsvolles Reisemanagement: Planung und Organisation internationaler Geschäftsreisen inkl. Flüge, Transfers, Unterkünften und Reiseabläufen.
• Termin- und Veranstaltungsorganisation: Abstimmung mit Geschäftspartnern, Vorbereitung von Besprechungen und Organisation von Terminen im geschäftlichen und persönlichen Umfeld.
• Korrespondenz und Schriftverkehr: Erstellung/ Bearbeitung von Briefen, E-Mails und Notizen in Deutsch und Englisch, auch nach Phonodiktat.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Postbearbeitung, Dokumentenmanagement, Büroorganisation.

Skills

Persönliche Assistenz

Reisemanagement

Terminplanung

Diskretion

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Klassische Chefassistenz‑Rolle für eine berufserfahrene Persönlichkeit in Stuttgart

Mein Klient ist ein kleines, exklusives und familiengeführtes Beratungsunternehmen im Herzen von Stuttgart. Der geschäftsführende Gesellschafter ist ein Unternehmer der alten Schule, bestens vernetzt in Wirtschaft und Politik und gewohnt, sich auf eine kompetente, loyale und vorausschauend arbeitende Assistenz verlassen zu können.

Zur Unterstützung der beiden Geschäftsführer suchen wir eine berufserfahrene Persönlichkeit, die ihr Handwerk im klassischen Sekretariat von Grund auf gelernt hat und weiß, worauf es bei einer anspruchsvollen Chefassistenz ankommt. Im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit steht die persönliche Unterstützung des Seniorchefs, der einen Großteil seiner Zeit geschäftlich innerhalb Europas unterwegs ist und dabei auf eine zuverlässige Organisation und eine professionelle Begleitung seiner vielfältigen Aktivitäten angewiesen ist.

Wenn Sie über langjährige Erfahrung verfügen, gerne eigenständig arbeiten und auch bei hohen Anforderungen den Überblick behalten, könnte diese Position für Sie interessant sein.

Das sind Ihre Aufgaben:

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie die klassischen Aufgaben einer persönlichen Assistenz und sorgen dafür, dass das Tagesgeschäft der Geschäftsführung reibungslos funktioniert. Da die Geschäftsführer einen Großteil ihrer Zeit auf Reisen verbringen, kommt der sorgfältigen Planung und Koordination sämtlicher Termine und Reiseabläufe eine besondere Bedeutung zu. Dabei sind Organisationstalent, vorausschauendes Denken und ein ausgeprägter Blick für Details gefragt.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Persönliche Assistenz der Geschäftsführung: Eigenständige Organisation des Tagesgeschäfts, Kalendermanagement, Terminplanung und Koordination sämtlicher geschäftlicher Verpflichtungen.
• Anspruchsvolles Reisemanagement: Planung und Organisation internationaler Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Transfers, Unterkünften und individueller Reiseabläufe, gelegentlich auch unter Einbeziehung privater Charterjets.
• Termin- und Veranstaltungsorganisation: Abstimmung mit Geschäftspartnern, Vorbereitung von Besprechungen und Organisation besonderer Veranstaltungen sowie weiterer Termine im geschäftlichen und persönlichen Umfeld, beispielsweise Jagden.
• Korrespondenz und Schriftverkehr: Erstellung und Bearbeitung von Briefen, E‑Mails, Notizen und weiteren Schriftstücken in deutscher und englischer Sprache, auch nach Phonodiktat.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Postbearbeitung, Dokumentenmanagement, Büroorganisation und allgemeine administrative Tätigkeiten.

Sie arbeiten eng mit den Geschäftsführern zusammen und halten ihnen im Tagesgeschäft den Rücken frei. Dabei erkennen Sie, was erledigt werden muss, behalten auch bei mehreren parallel laufenden Vorgängen den Überblick und sorgen dafür, dass Termine, Reisen und organisatorische Abläufe zuverlässig ineinandergreifen.

Das bringen Sie mit:

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder sprachlich ausgerichtete Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachenkorrespondentin, Europasekretärin, Rechtsanwaltsfachangestellte oder über eine vergleichbare Qualifikation. Vor allem bringen Sie mehrjährige Berufserfahrung in der persönlichen Assistenz oder im klassischen Sekretariat mit und wissen aus der Praxis, worauf es bei der Unterstützung einer anspruchsvollen Führungspersönlichkeit ankommt.

Darüber hinaus überzeugen Sie durch:

• Eine äußerst sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, bei der Ihnen auch kleine Details nicht entgehen.
• Erfahrung in der Organisation komplexer Geschäftsreisen und Freude daran, auch individuelle Anforderungen präzise umzusetzen.
• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und die Fähigkeit, vorausschauend zu handeln und Prioritäten richtig einzuschätzen.
• Einen sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Absolute Diskretion, Loyalität und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
• Persönliche Souveränität, Gelassenheit und Belastbarkeit auch bei hohem Arbeitstempo und kurzfristigen Änderungen.
• Exzellente Umgangsformen, ein sicheres Auftreten und ein gutes Gespür für die Erwartungen eines geschäftlich und gesellschaftlich bestens vernetzten Unternehmers.

Die Zusammenarbeit mit dem Seniorchef setzt ein hohes Maß an Professionalität, persönlicher Souveränität und Verlässlichkeit voraus. Er stellt hohe Ansprüche an die Qualität der Arbeit und erwartet eine vorausschauende Organisation sowie eine präzise Umsetzung. Auch wenn es einmal hektisch wird oder sich Pläne kurzfristig ändern, bewahren Sie die Ruhe, handeln lösungsorientiert und behalten das Wesentliche im Blick.

Da sich die Abläufe nach den vielfältigen Terminen und Reiseaktivitäten der Geschäftsführung richten, sind Flexibilität und eine erhöhte zeitliche Verfügbarkeit in dieser Position wichtig. Sie schätzen eine Aufgabe, in der persönliches Engagement gefragt ist und in der Sie Ihre Erfahrung unmittelbar einbringen können.

Das erwartet Sie:

• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem kleinen, familiengeführten Beratungsunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen.
• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem exklusiven und besonderen geschäftlichen Umfeld.
• Eine enge Zusammenarbeit mit einer anspruchsvollen Geschäftsführung, bei der Erfahrung, Diskretion und Organisationstalent gefragt sind.
• Ein zentral gelegener Arbeitsplatz im Herzen von Stuttgart mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
• Eine der Position und Ihrer Erfahrung angemessene Vergütung.

Wenn Sie die klassische Chefassistenz von der Pike auf gelernt haben, Ihre langjährige Erfahrung gerne einbringen und eine anspruchsvolle persönliche Assistenzposition suchen, freue ich mich auf Ihre Bewerbung.

Im nächsten Schritt informiere ich Sie persönlich über die Position, das Unternehmen und die weiteren Rahmenbedingungen. Selbstverständlich handelt es sich um eine Direktvermittlung in eine Festanstellung bei meinem Klienten. Ihre Kontaktaufnahme und Ihr Wechselwunsch werden absolut vertraulich behandelt.