Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

InterSPA Deutschland Betreiber-GmbH; Stuttgart; On-site; EUR 52,000 - 66,000; Full time

Job summary

InterSPA Deutschland Betreiber-GmbH sucht eine qualifizierte Assistenz der Geschäftsführung. Sie organisieren den Arbeitsalltag des Geschäftsführers, führen Posteingang, bereiten Unterlagen vor und setzen Entscheidungen im Namen des Geschäftsführers um.

Sie arbeiten eng mit Standorten, Zentralbereichen und externen Partnern zusammen, priorisieren Aufgaben, sichern Diskretion und tragen so maßgeblich zur effizienten Geschäftsführung bei.

Qualifications

• Erfahrung in Assistenz, Referat oder Office Management, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Sicherheit darin, im Namen einer Führungskraft zu korrespondieren und Vorgaben zu vertreten.
• Organisationsstärke, vorausschauende Arbeitsweise, Eigenständigkeit und absolute Diskretion.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles, verbindliches Auftreten.
• In dynamischen Arbeitsumfeldern Prioritäten setzen und Überblick behalten.
• Gutes Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge sowie Zahlen und Auswertungen.

Responsibilities

• Postfach: Posteingang sichten, priorisieren und wiederkehrende Vorgänge selbst beantworten.
• Vorarbeit: Entwürfe, Unterlagen und Entscheidungsvorlagen vorbereiten.
• Umsetzung: Entscheidungen in Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten übersetzen und nachhalten.
• Schnittstelle: Standorte und Zentralbereiche koordinieren, Fristen verfolgen, Eskalationen vorbereiten.
• Organisation: Termine, Sitzungen, Reisen und Sonderaufgaben organisieren sowie Nachbereitung.
• Diskretion: Vertrauliche Informationen jederzeit sicher behandeln.

Skills

Assistenz auf Geschäftsführungsebene

Organisationsstärke

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Zielorientierung

Education

Betriebswirtschaftliches Studium

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wir suchen die rechte Hand unseres Geschäftsführers: eine Persönlichkeit, die seinen Arbeitsalltag organisiert, seinen Posteingang führt und seine Entscheidungen in einem klar geregelten Rahmen in seinem Namen nach innen und außen umsetzt.

Ihre Rolle

Sie sind dem Geschäftsführer direkt zugeordnet. Was Sie im Rahmen Ihrer Vollmacht veranlassen, gilt gegenüber Standorten, Zentralbereichen und externen Partnern als Vorgabe der Geschäftsführung.

Ihre Aufgaben

• Postfach: Sie sichten den Posteingang, priorisieren nach Dringlichkeit und Zuständigkeit und beantworten wiederkehrende Vorgänge selbst.
• Vorarbeit: Zu allen übrigen Themen bereiten Sie Entwürfe, Unterlagen und Entscheidungsvorlagen vor.
• Umsetzung: Sie übersetzen Entscheidungen in Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten und halten sie nach.
• Schnittstelle: Sie koordinieren Standorte und Zentralbereiche, verfolgen Fristen und bereiten Eskalationen entscheidungsreif auf.
• Organisation: Termine, Sitzungen samt Nachbereitung, Reisen und Sonderaufgaben.
• Diskretion: Sie gehen mit vertraulichen Informationen jederzeit sicher um.

Ihr Profil

• Idealerweise ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung in Assistenz, Referat oder Office Management, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Sicherheit darin, im Namen einer Führungskraft zu korrespondieren und Vorgaben zu vertreten.
• Organisationsstärke, vorausschauende Arbeitsweise, Eigenständigkeit und absolute Diskretion.
• Sie verfügen über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles, verbindliches Auftreten.
• Auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld setzen Sie die richtigen Prioritäten und behalten den Überblick.
• Ein gutes Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen und Auswertungen erleichtern Ihnen die Arbeit.

Das zeichnet Sie aus

Sie denken einen Schritt voraus, erkennen, was als Nächstes nötig ist, und wissen, wann Sie selbst handeln und wann Sie Rücksprache halten.