Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

InterSPA-Gruppe; Stuttgart; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

InterSPA-Gruppe sucht eine rechte Hand des Geschäftsführers: eine organisierte Persönlichkeit, die den Arbeitsalltag des Geschäftsführers strukturiert, den Posteingang bearbeitet und Entscheidungen in seinem Namen umsetzt.

Sie berichten direkt an den Geschäftsführer, koordinieren Standorte und interne Bereiche, bereiten Unterlagen vor und behalten Fristen im Blick. Diskretion, Eigenständigkeit und professionelle Kommunikation sind hier gefragt.

Qualifications

• Idealerweise ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung in Assistenz, Referat oder Office Management, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Sicherheit darin, im Namen einer Führungskraft zu korrespondieren und Vorgaben zu vertreten.
• Organisationsstärke, vorausschauende Arbeitsweise, Eigenständigkeit und absolute Diskretion.
• Sie verfügen über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles, verbindliches Auftreten.
• Auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld setzen Sie die richtigen Prioritäten und behalten den Überblick.
• Ein gutes Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen und Auswertungen erleichtern Ihnen die Arbeit.

Responsibilities

• Postfach: Sie sichten den Posteingang, priorisieren nach Dringlichkeit und Zuständigkeit und beantworten wiederkehrende Vorgänge selbst.
• Zu allen übrigen Themen bereiten Sie Entwürfe, Unterlagen und Entscheidungsvorlagen vor.
• Sie übersetzen Entscheidungen in Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten und halten sie nach.
• Sie koordinieren Standorte und Zentralbereiche, verfolgen Fristen und bereiten Eskalationen entscheidungsreif auf.
• Termine, Sitzungen samt Nachbereitung, Reisen und Sonderaufgaben.
• Sie gehen mit vertraulichen Informationen jederzeit sicher um.

Skills

Executive Support

Office Management

Communication

Discretion

Prioritization

Education

Business administration degree or commercial training

Tools

MS Office

Job description

Wir suchen die rechte Hand unseres Geschäftsführers: eine Persönlichkeit, die seinen Arbeitsalltag organisiert, seinen Posteingang führt und seine Entscheidungen in einem klar geregelten Rahmen in seinem Namen nach innen und außen umsetzt.

Ihre Rolle

Sie sind dem Geschäftsführer direkt zugeordnet. Was Sie im Rahmen Ihrer Vollmacht veranlassen, gilt gegenüber Standorten, Zentralbereichen und externen Partnern als Vorgabe der Geschäftsführung.

Ihre Aufgaben

• Postfach: Sie sichten den Posteingang, priorisieren nach Dringlichkeit und Zuständigkeit und beantworten wiederkehrende Vorgänge selbst.
• Vorarbeit: Zu allen übrigen Themen bereiten Sie Entwürfe, Unterlagen und Entscheidungsvorlagen vor.
• Umsetzung: Sie übersetzen Entscheidungen in Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten und halten sie nach.
• Schnittstelle: Sie koordinieren Standorte und Zentralbereiche, verfolgen Fristen und bereiten Eskalationen entscheidungsreif auf.
• Organisation: Termine, Sitzungen samt Nachbereitung, Reisen und Sonderaufgaben.
• Diskretion: Sie gehen mit vertraulichen Informationen jederzeit sicher um.

Ihr Profil

• Idealerweise ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung in Assistenz, Referat oder Office Management, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Sicherheit darin, im Namen einer Führungskraft zu korrespondieren und Vorgaben zu vertreten.
• Organisationsstärke, vorausschauende Arbeitsweise, Eigenständigkeit und absolute Diskretion.
• Sie verfügen über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles, verbindliches Auftreten.
• Auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld setzen Sie die richtigen Prioritäten und behalten den Überblick.
• Ein gutes Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen und Auswertungen erleichtern Ihnen die Arbeit.

Das zeichnet Sie aus

Sie denken einen Schritt voraus, erkennen, was als Nächstes nötig ist, und wissen, wann Sie selbst handeln und wann Sie Rücksprache halten.