Persönliche Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung / Rechtsabteilung in der Holding einer Unter[...]

Herbstreith & Fox; Werder (Havel); Vor Ort; EUR 38.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein traditionelles Familienunternehmen in Werder (Havel) sucht eine erfahrene Assistenzkraft in Vollzeit oder Teilzeit. Die Rolle umfasst die Büroorganisation, die professionelle Telefonannahme und die Unterstützung des täglichen Geschäftsbetriebs. Ideale Kandidaten besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung auf Leitungsebene, insbesondere im Assistenzbereich. Es wird ein sehr sicherer Umgang mit MS Office 365 erwartet, sowie starke Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten. Attraktive Vergütung und flexible Arbeitszeiten werden angeboten.

Leistungen

Sicherer Arbeitsplatz

Leistungsgerechte Vergütung

Mobiles Arbeiten möglich

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Kollegiales Arbeitsumfeld

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Sekretariats-/Assistenzschwerpunkt oder vergleichbare Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Leitungsebene.
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office 365.

Aufgaben

• Büroorganisation und strukturierte Ablage von Dokumenten.
• Professionelle Telefonannahme und Administrative Unterstützung.
• Koordination und Kommunikation mit externen Partnern und Behörden.

Kenntnisse

MS Office 365

Vertraulichkeit

Kommunikationsfähigkeiten

Organisationsstärke

Ausbildung

Kauffmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

14542 Werder (Havel), Brandenburg

Vollzeit oder Teilzeit (ab 35h/Woche)

Beginn: ab sofort

Dauer: unbefristet

Unternehmen: HERBSTREITH & FOX GmbH

Ihre Aufgaben:

• Sorgfältige Büroorganisation sowie Verwaltung und strukturierte Ablage von Dokumenten (elektronisch und physisch)
• Professionelle Telefonannahme sowie eigenständige Ausführung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung des täglichen Geschäftsbetriebs
• Organisation, Koordination und Kommunikation mit externen Partnern, Behörden, Kanzleien und Dienstleistern
• Verwaltung und Pflege juristischer Unterlagen (z. B. Verträge, Vereinbarungen, Vollmachten) einschließlich Fristenkontrolle und Wiedervorlagenmanagement – auch über mehrere Gesellschaften und Organisationseinheiten hinweg
• Vorbereitung, Formatierung und Endbearbeitung von Schriftstücken sowie Korrespondenz mit internen Fachbereichen und externen Kanzleien
• Unterstützung bei Recherchen zu rechtlichen Fragestellungen sowie bei der Erstellung und Strukturierung von Dokumentationen
• Mitwirkung im Vertragsmanagement und bei der Begleitung interner Vertragsprozesse innerhalb der Holding und der verbundenen Einheiten
• Erstellung, Aufbereitung und Nachbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
• Vertretung und Unterstützung der weiteren Assistenzen im Assistenzteam

Ihr Profil

Fachliche Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Sekretariats- / Assistenzschwerpunkt oder vergleichbare Ausbildung bzw. Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Leitungsebene, idealerweise mit Bezug zu Recht / Rechtsabteilung
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office 365 (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
• Grundverständnis juristischer Terminologie und grundlegender Abläufe in juristischen Prozessen ist von Vorteil

Persönliche Eigenschaften

• Höchste Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und absolute Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen aus der Unternehmensgruppe, Stiftungen und weiteren Organisationen
• Präzise, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsstärke
• Hohe Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Loyalität und Verschwiegenheit
• Professionelles, freundliches Auftreten und ausgeprägte serviceorientierte, lösungsorientierte Haltung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern

Wir bieten Ihnen:

• Sicheren, langfristig ausgerichteten Arbeitsplatz in einem traditionsbewussten, inhabergeführten Familienunternehmen
• Attraktive, leistungsgerechte Vergütung mit klaren Rahmenbedingungen sowie freiwilligen Zusatzleistungen nach interner Regelung
• Planbare, geregelte Arbeitszeiten in Teilzeit (ab ca. 35 Std./Woche) oder Vollzeit – mit einem fairen Blick auf Work-Life-Balance im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
• Möglichkeit zu mobilem Arbeiten nach Absprache, insbesondere für konzentrierte Schreib-, Organisations- und Rechercheaufgaben
• Sehr vertrauensvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Justiziar in der Holding einer Unternehmensgruppe
• Strukturierte, persönliche Einarbeitung durch Justiziar, Geschäftsführung und bestehende Assistenz – mit klar definierten Aufgaben und Zuständigkeiten
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. MS Office, Organisation/Projektmanagement, Kommunikation, Grundlagen Vertrags- und Rechtswesen) im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und direkter Draht zur Führungsebene statt anonymer Konzernprozesse
• Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit respektvollem Umgang und hoher Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit
• Moderner Büroarbeitsplatz in Werder (Havel) mit digitaler Aktenführung und zeitgemäßer IT-Ausstattung
• Mitarbeiterfreundliche Extras, z. B. kostenlose Getränke/Kaffee, gelegentliche Team- und Firmenveranstaltungen sowie weitere freiwillige Sozial- und Zusatzleistungen nach interner Regelung

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin.

Online-Bewerbung

Ansprechpartner: Josephin Kühnbaum

HERBSTREITH & FOX GmbH

Phöbener Chaussee 12

14542 Werder (Havel)

Tel: [phone], Fax: [phone]