Persönliche Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

CERTA Immobiliengutachten; Köln; Hybrid; EUR 52,000 - 74,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid-Arbeit in Köln

Unbefristete Festanstellung

30 Tage Urlaub

Moderne Arbeitsmittel inkl. KI-Werkzeu

Flache Hierarchien

Steueroptimierte Zusatzleistungen

Betriebliche Krankenversicherung

Fitness-Mitgliedschaft

Job summary

CERTA Immobiliengutachten sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung für den Standort Köln. Sie managen E-Mail, Telefon, Termine, Vor- und Nachbereitung von Meetings und koordinieren Anfragen im Namen des Geschäftsführers.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Reisen, interne Abstimmungen, Personalthemen und der Einsatz von KI-Tools zur Optimierung der Abläufe. Eine unbefristete Festanstellung in hybridem Arbeitsmodell erwartet Sie.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Rolle.
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Souveräne Kommunikation in Wort und Schrift, sehr gutes Deutsch, gutes Englisch.
• Eigenständige Arbeitsweise: vorausschauendes Denken.
• Entscheidungsfreude im Sinne des Geschäftsführers.
• Ausgeprägte IT- und KI-Affinität: Arbeiten mit Google Workspace, Slack, CRM; KI-Tools nutzen.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Führung von E-Mail-Postfach, Telefon und Kanälen des Geschäftsführers.
• Anfragen vorsortieren, priorisieren, selbst beantworten oder weiterleiten.
• Korrespondenz mit Partnern, Kunden, Dienstleistern und Behörden.
• Daily Check-in: Überblick über offene Anliegen, Fristen.
• Koordination von Presse-, Medien- und Vortragsanfragen.
• Kalenderführung und Terminkoordination intern/extern.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokolle.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen.
• Organisation von Teamveranstaltungen.
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Personalthemen und Onboarding.

Skills

Eigenständige Arbeitsweise

Souveräne Kommunikation

Diskretion

Entscheidungsfreude

IT- & KI-Affinität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium

Tools

Google Workspace

Slack

CRM

Job description

Ihre Aufgaben

Kommunikation und Gatekeeping

• Eigenverantwortliche Führung von E-Mail-Postfach, Telefon und allen weiteren Kanälen des Geschäftsführers
• Anfragen vorsortieren, priorisieren, selbst beantworten oder an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten
• Korrespondenz mit Partnern, Kunden, Dienstleistern und Behörden im Namen des Geschäftsführers
• Daily Check-in: täglicher Überblick über offene Anliegen, Entscheidungsbedarf und Fristen
• Koordination von Presse-, Medien- und Vortragsanfragen

Termine und Organisation

• Kalenderführung und Terminkoordination intern wie extern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Nachhalten der vereinbarten Aufgaben
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Organisation von Teamveranstaltungen

Schnittstelle zum Team

• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende mit Anliegen an den Geschäftsführer
• Abstimmung von Personalthemen: Terminierung von Bewerbungsgesprächen, Organisation des Onboardings, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen
• Nachhalten von Aufgaben und Fristen aus den Führungsrunden

Projekte und Administration

• Recherchen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen vorbereiten
• Vertrags-, Fristen- und Wiedervorlagemanagement
• Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen und Belegen aus seinem Verantwortungsbereich
• Wiederkehrende Aufgaben konsequent mit KI und Automatisierungen lösen und die Abläufe rund um den Geschäftsführer laufend effizienter machen

Private Organisation

• Organisation ausgewählter privater Angelegenheiten des Geschäftsführers, etwa Termine, Reisen, Buchhaltung und Korrespondenz

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und privaten Informationen
• Souveräne Kommunikation in Wort und Schrift, sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
• Eigenständige Arbeitsweise: Sie denken voraus, statt Aufgaben nur abzuarbeiten
• Entscheidungsfreude: Sie treffen Entscheidungen im Sinne des Geschäftsführers und stehen dazu
• Ausgeprägte IT- und KI-Affinität: Sie arbeiten routiniert mit Google Workspace, Slack und CRM und haben bereits Abläufe mit KI-Tools oder Automatisierungen vereinfacht
• Organisationstalent, Belastbarkeit und eine Hands-on-Mentalität: Sie sind sich für keine Aufgabe zu schade

Warum wir?

Dich erwartet:

• Eine Schlüsselrolle direkt am Geschäftsführer mit echtem Gestaltungsspielraum
• Auf Wunsch: Hybrides Arbeiten: 2 bis 3 Tage im Büro in Köln, die übrigen Tage Homeoffice
• Unbefristete Festanstellung
• 30 Tage Urlaub
• Moderne Arbeitsmittel inklusive KI-Werkzeugen
• Flache Hierarchien, kurze Wege, schnelle Entscheidungen
• Steueroptimierte Zusatzleistungen wie wahlweise eine betriebliche Krankenversicherung oder eine Fitness-Mitgliedschaft