Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Frank Nachtigall GmbH; Schwäbisch Hall; On-site; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Job summary

Die Frank Nachtigall GmbH in Wolpertshausen bei Heilbronn sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Schwerpunkt Organisation, Personal und KI. Sie strukturieren den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und dokumentieren Ergebnisse.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, behalten Verantwortung im Blick und setzen moderne KI-Tools wie ChatGPT oder Copilot sinnvoll ein.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer verantwortungsvollen Assistenz-, Organisations-, Personal- oder Koordinationsfunktion.
• Idealerweise 5–10 Jahre Berufserfahrung
• Erfahrung in direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsführung oder Führungskräften
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und verbindliche Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren
• Durchsetzungsvermögen und souveränes Auftreten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit digitalen Tools und modernen KI-Anwendungen
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Priorisierung und Strukturierung von Aufgaben, Terminen und offenen Themen
• Konsequentes Nachhalten von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung von Protokollen, Maßnahmenlisten und Entscheidungsvorlagen
• Koordination interner und externer Termine
• Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Steuerberatern, Anwälten und Geschäftspartnern
• Unterstützung bei Personalthemen, z. B. Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaub, Onboarding und Personalunterlagen
• Kontrolle und Nachverfolgung von Arbeitszeit- und Organisationsthemen
• Unterstützung beim Aufbau klarer Verantwortungs- und Vertretungsstrukturen
• Pflege und Weiterentwicklung von Aufgaben- und Maßnahmenlisten
• Vorbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Management-Unterlagen
• Strukturierung und Dokumentation von Prozessen
• Unterstützung bei Sonderprojekten der Geschäftsführung
• Organisation von Geschäftsreisen und administrativen Themen bei Bedarf

Skills

Organisationsfähigkeit

Durchsetzungsvermögen

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse (von Vorteil)

Selbstständige Arbeitsweise

Koordination mehrerer Themen

Zeitmanagement

Bereitschaft zur Arbeit in Präsenz

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Digitale Tools & KI-Anwendungen

Job description

Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Schwerpunkt Organisation, Personal & KI

Standort: Wolpertshausen / Greater Heilbronn Region

Arbeitszeit: Vollzeit

Arbeitsmodell: vor Ort

Unternehmensbeschreibung

Die Frank Nachtigall GmbH ist ein wachsendes mittelständisches Fertigungsunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Kommunikation. Wir arbeiten schnell, pragmatisch und lösungsorientiert und entwickeln unsere Organisation, Prozesse und Strukturen konsequent weiter.

Bei uns geht es nicht darum, Dinge nur zu verwalten. Wir wollen Verantwortung übernehmen, Entscheidungen treffen und Themen wirklich zum Abschluss bringen.

Zur weiteren Entlastung unserer Geschäftsführung suchen wir deshalb keine klassische Sekretariatskraft, sondern eine erfahrene, strukturierte und durchsetzungsstarke Persönlichkeit, die als rechte Hand der Geschäftsführung Verantwortung übernimmt.

Ihre Rolle

Als Assistenz der Geschäftsführung sorgen Sie dafür, dass aus Aufgaben, Entscheidungen und Ideen konkrete Ergebnisse werden.

Sie strukturieren den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, halten Aufgaben und Termine nach, koordinieren wichtige Themen zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Partnern und schaffen Transparenz über offene Punkte.

Dabei arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen, denken voraus und sprechen Dinge auch dann an, wenn sie unangenehm sind.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Priorisierung und Strukturierung von Aufgaben, Terminen und offenen Themen
• Konsequentes Nachhalten von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung von Protokollen, Maßnahmenlisten und Entscheidungsvorlagen
• Koordination interner und externer Termine
• Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Steuerberatern, Anwälten und Geschäftspartnern
• Unterstützung bei Personalthemen, z. B. Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaub, Onboarding und Personalunterlagen
• Kontrolle und Nachverfolgung von Arbeitszeit- und Organisationsthemen
• Unterstützung beim Aufbau klarer Verantwortungs- und Vertretungsstrukturen
• Pflege und Weiterentwicklung von Aufgaben- und Maßnahmenlisten
• Vorbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Management-Unterlagen
• Strukturierung und Dokumentation von Prozessen
• Unterstützung bei Sonderprojekten der Geschäftsführung
• Organisation von Geschäftsreisen und administrativen Themen bei Bedarf

KI und Digitalisierung gehören bei uns zum Arbeitsalltag

Wir erwarten keine Programmierkenntnisse.

Sie sollten moderne KI-Tools jedoch selbstverständlich nutzen können, zum Beispiel ChatGPT, Microsoft Copilot oder vergleichbare Anwendungen.

KI soll bei uns unter anderem eingesetzt werden für:

• Aufbereitung von Informationen
• Zusammenfassung von Meetings
• Erstellung und Strukturierung von To-do-Listen
• Vorbereitung von E-Mails und Dokumenten
• Recherche
• Auswertung von Unterlagen
• Prozessdokumentation
• Erstellung von Checklisten und Vorlagen
• Automatisierung wiederkehrender administrativer Tätigkeiten

Wir suchen jemanden, der nicht fragt:

„Darf ich KI dafür benutzen?“

sondern überlegt:

„Wie kann ich diese Aufgabe schneller und besser lösen?“

Ihr Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer verantwortungsvollen Assistenz-, Organisations-, Personal- oder Koordinationsfunktion
• Idealerweise mindestens 5–10 Jahre Berufserfahrung
• Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit Geschäftsführung oder Führungskräften
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und verbindliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren
• Durchsetzungsvermögen und souveränes Auftreten
• Fähigkeit, Aufgaben konsequent nachzuverfolgen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit digitalen Tools und modernen KI-Anwendungen
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Besonders wichtig ist uns Ihre Persönlichkeit

Wir suchen niemanden, der auf jede einzelne Anweisung wartet.

Sie sollten:

• Verantwortung übernehmen
• selbstständig nachfassen
• Prioritäten erkennen
• auch unter Druck ruhig bleiben
• Dinge konsequent zum Abschluss bringen
• Mitarbeitern freundlich, aber klar begegnen
• der Geschäftsführung auch einmal widersprechen können
• Probleme erkennen, bevor sie eskalieren
• Lust darauf haben, Strukturen aktiv mit aufzubauen

Die Stelle passt zu Ihnen, wenn …

Sie gerne Ordnung in komplexe Situationen bringen.

Sie Spaß daran haben, viele parallele Themen zu koordinieren.

Sie nicht nur Aufgaben verwalten, sondern Ergebnisse sehen wollen.

Sie moderne Technologien und KI als Werkzeug verstehen.

Und wenn Sie eine Rolle suchen, in der Sie sehr nah an Entscheidungen, Unternehmensentwicklung und Führung arbeiten.

Was diese Stelle nicht ist

Keine klassische Sekretariatsstelle.

Keine reine Terminverwaltung.

Keine Position, bei der Sie ausschließlich Protokolle schreiben, Reisen buchen oder Ablage machen.

Wir suchen eine echte rechte Hand der Geschäftsführung.

• Eine Person, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass wichtige Themen nicht liegen bleiben.