Executive Assistant (w/m/d/x)

Free resume; Berlin; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Erholungsurlaub

Weiterbildungsbudget 500€+ pro Jahr

Urban Sports Club-Zuschuss

VSOP-Programm

Moderne Hardware: Windows oder macOS

Job summary

Free resume sucht eine erfahrene Executive Assistant, die als zentrale Anlaufstelle für zwei Geschäftsführer dient und Struktur, Klarheit sowie Priorisierung in deren Alltag bringt.

Du bist Sparringspartner, proaktiv und kommunikationsstark, beherrschst Deutsch und Englisch und arbeitest flexibel sowohl remote als auch im Office in Berlin-Mitte. Attraktives Gehalt, 30 Tage Urlaub und Weiterbildung budgetieren dich gezielt weiter.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder vergleichbare Funktion.
• Ausgeprägte Organisationsstärke und Priorisierungsgespür.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sämtliche Kalender- und E-Mail-Managementprozesse beherrschen und priorisieren können.

Responsibilities

• E-Mail-Management: Posteingang der Geschäftsführer filtern, priorisieren und Antworten vorbereiten.
• Kalender- & Prioritätenmanagement: End-to-end-Planung, Terminpriorisierung, Konfliktlösung.
• Kommunikationsdrehscheibe: Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Investoren und Partnern.
• Meeting & Event Coordination: Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings/Workshops.
• Travel Management: Reisen inkl. Logistik, Buchungen und reibungsloser Ablauf.
• Operational Support: Administrative Tätigkeiten und Unterstützung im Tagesgeschäft.
• Projektunterstützung: Mitarbeit an strategischen Initiativen und eigenständige Projekte.
• Informationsmanagement: Strukturierte Ablage und leichter Informationszugang.

Skills

Organisationsstärke

Proaktive Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Deutsch/Englisch (verhandlungssicher)

Zeitmanagement

Diskretion

Teamkoordination

Eigenverantwortung

Tools

Google Workspace

Microsoft Office

Job description

Als Executive Assistant (w/m/d/x) bist du der zentrale Dreh- und Angelpunkt für unsere beiden Geschäftsführer. Du sorgst dafür, dass sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, indem du Struktur, Klarheit und Priorisierung in ihren Alltag bringst.

Du bist nicht nur organisatorischer Support, sondern ein echter Sparringspartner: proaktiv, kommunikationsstark und immer einen Schritt voraus.

• E-Mail-Management: Du behältst die Inbox der Geschäftsführer im Griff, filterst, priorisierst und bereitest Antworten vor
• Kalender- & Prioritätenmanagement: Du steuerst die Kalender unserer beiden Geschäftsführer end-to-end, priorisierst Termine und löst Konflikte, bevor sie entstehen
• Kommunikationsdrehscheibe: Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Investoren und externen Partnern
• Meeting & Event Coordination: Du organisierst interne und externe Meetings, Offsites und Workshops, inkl. Agenda, Vorbereitung und Follow-ups
• Travel Management: Du planst und koordinierst Geschäftsreisen (inkl. Logistik, Buchungen und reibungslosem Ablauf)
• Operational Support: Du übernimmst administrative und operative Aufgaben im Tagesgeschäft und hältst den Rücken frei
• Projektunterstützung: Du unterstützt bei strategischen Initiativen und übernimmst eigenständig Projekte
• Informationsmanagement: Du sorgst dafür, dass Informationen strukturiert, zugänglich und zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
• Ausgeprägte Organisationsstärke und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten
• Gutes kaufmännisches Grundverständnis
• Hohes Maß an Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Eigenverantwortung
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise – du denkst mit und voraus
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch
• Fähigkeit, auch in dynamischen, schnelllebigen Umfeldern den Überblick zu behalten
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace / MS Office, Kalender-Tools etc.)
• Ein attraktives Gehaltspaket, das sich an deiner Erfahrung, Qualifikation und Verantwortung orientiert Ein hybrides Arbeitsmodell mit der Möglichkeit sowohl remote, wie auch aus unserem Office in Berlin-Mitte zu arbeiten
• 30 Tage Erholungsurlaub, zusätzlich schenken wir dir am 24.+ 31.12. den halben Tag frei
• Ein persönliches Weiterbildungsbudget von mindestens 500€ ggf. mehr mit dem wir gemeinsam in deine Weiterentwicklung investieren
• Spannende Möglichkeiten dich intern weiterzuentwickeln dank eines festen Role-Development-Modells, festen Feedbackcycles und Performance Reviews.
• Einen Company-Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft zur Unterstützung deines Ausgleichs zum Arbeitsalltag
• Eine stark bezuschusste betriebliche Altersvorsorge, mit der wir gemeinsam optimal für deine Zukunft vorsorgen
• Ein VSOP-Programm, mit dem du als Mitarbeiter zusätzlich vom Unternehmenserfolg profitierst
• Wir bieten dir moderne Hardware, ob Windows oder iOS entscheidet du selbst
• Mit wöchentlichen Company Lunchs und einer prall gefüllten Snackbar steht für den kleinen Hunger zwischendurch alles bereit
• Als Teil eines dynamischen und motivierten Teams von Fachexperten profitierst du direkt vom Wissen deiner Kollegen, denn Teamgeist und gegenseitige Unterstützung sind ein essenzieller Teil unserer Kultur