Executive Assistant (w/m/d/x)

EMIL Group GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeitsmodell

30 Tage Urlaub

Weiterbildungsbudget

Urban Sports Club Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

VSOP-Programm

Moderne Hardware

Company Lunches

Job summary

EMIL Group GmbH sucht eine engagierte Executive Assistant (w/m/d/x) zur zentralen Unterstützung der beiden Geschäftsführer in Berlin. Sie organisiert E-Mail-Management, Kalender, Prioritäten und steht als Sparringspartner zur Seite.

Sie agieren proaktiv, kommunikationsstark und behalten auch in dynamischen Zeiten den Überblick. Reiseplanung, Meetings und operative Tasks fallen ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in vergleichbarer Rolle
• Ausgeprägte Organisationsstärke und Prioritätensinn
• Gutes kaufmännisches Grundverständnis
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Eigenverantwortung
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise – mitdenken
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch
• Auch in dynamischen Umfeldern den Überblick behalten
• Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace / MS Office)

Responsibilities

• E-Mail-Management der Geschäftsführer: filtern, priorisieren, Antworten vorbereiten
• End-to-end Kalender- & Prioritätenmanagement, Terminplanung, Konfliktlösung
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Investoren und externen Partnern
• Meeting- & Eventkoordination inkl. Agenda, Vorbereitung und Follow-ups
• Travel Management: Geschäftsreisen planen, Logistik und Buchungen
• Administrative und operative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Unterstützung bei strategischen Initiativen und Projekten
• Informationsmanagement: Strukturierung, Zugriff und Verfügbarkeit von Informationen

Skills

Organisationstalent

Prioritätenmanagement

Kommunikation (Deutsch)

Kommunikation (Englisch)

Diskretion

Eigenverantwortung

Proaktive Arbeitsweise

Zeitmanagement

Tools

Google Workspace

MS Office

Kalender-Tools

Job description

DEINE ROLLE

Als Executive Assistant (w/m/d/x) bist du der zentrale Dreh- und Angelpunkt für unsere beiden Geschäftsführer. Du sorgst dafür, dass sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, indem du Struktur, Klarheit und Priorisierung in ihren Alltag bringst.

Du bist nicht nur organisatorischer Support, sondern ein echter Sparringspartner: proaktiv, kommunikationsstark und immer einen Schritt voraus.

WAS DICH ERWARTET

• E-Mail-Management: Du behältst die Inbox der Geschäftsführer im Griff, filterst, priorisierst und bereitest Antworten vor
• Kalender- & Prioritätenmanagement: Du steuerst die Kalender unserer beiden Geschäftsführer end-to-end, priorisierst Termine und löst Konflikte, bevor sie entstehen
• Kommunikationsdrehscheibe: Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Investoren und externen Partnern
• Meeting & Event Coordination: Du organisierst interne und externe Meetings, Offsites und Workshops, inkl. Agenda, Vorbereitung und Follow-ups
• Travel Management: Du planst und koordinierst Geschäftsreisen (inkl. Logistik, Buchungen und reibungslosem Ablauf)
• Operational Support: Du übernimmst administrative und operative Aufgaben im Tagesgeschäft und hältst den Rücken frei
• Projektunterstützung: Du unterstützt bei strategischen Initiativen und übernimmst eigenständig Projekte
• Informationsmanagement: Du sorgst dafür, dass Informationen strukturiert, zugänglich und zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind

WAS DU MITBRINGST

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
• Ausgeprägte Organisationsstärke und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten
• Gutes kaufmännisches Grundverständnis
• Hohes Maß an Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Eigenverantwortung
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise – du denkst mit und voraus
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch
• Fähigkeit, auch in dynamischen, schnelllebigen Umfeldern den Überblick zu behalten
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace / MS Office, Kalender-Tools etc.)

WAS WIR BIETEN

• Ein attraktives Gehaltspaket, das sich an deiner Erfahrung, Qualifikation und Verantwortung orientiert Ein hybrides Arbeitsmodell mit der Möglichkeit sowohl remote, wie auch aus unserem Office in Berlin-Mitte zu arbeiten
• 30 Tage Erholungsurlaub, zusätzlich schenken wir dir am 24.+ 31.12. den halben Tag frei
• Ein persönliches Weiterbildungsbudget von mindestens 500€ ggf. mehr mit dem wir gemeinsam in deine Weiterentwicklung investieren
• Spannende Möglichkeiten dich intern weiterzuentwickeln dank eines festen Role-Development-Modells, festen Feedbackcycles und Performance Reviews.
• Einen Company-Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft zur Unterstützung deines Ausgleichs zum Arbeitsalltag
• Eine stark bezuschusste betriebliche Altersvorsorge, mit der wir gemeinsam optimal für deine Zukunft vorsorgen
• Ein VSOP-Programm, mit dem du als Mitarbeiter zusätzlich vom Unternehmenserfolg profitierst
• Wir bieten dir moderne Hardware, ob Windows oder iOS entscheidet du selbst
• Mit wöchentlichen Company Lunchs und einer prall gefüllten Snackbar steht für den kleinen Hunger zwischendurch alles bereit
• Als Teil eines dynamischen und motivierten Teams von Fachexperten profitierst du direkt vom Wissen deiner Kollegen, denn Teamgeist und gegenseitige Unterstützung sind ein essenzieller Teil unserer Kultur