Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Junior Level

Amigos de la Cultura e.V.; Dresden; On-site; EUR 25,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Strukturierte Einarbeitung

Internationales Umfeld

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsfi

Abwechslungsreiche Aufgaben

Entwicklungsmöglichkeiten gemäß Stärkе

Job summary

Amigos de la Cultura e. V.

in Deutschland sucht eine Persönliche Assistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.Sie arbeiten an Terminplanung, E-Mail- und Dokumentenverwaltung, Vorbereitung von Meetings und übernehmen telefonische sowie schriftliche Kommunikation. Außerdem betreuen Sie Gastfamilien, unterstützen das Matching zwischen Schüler:innen und Familien, kommunizieren mit Schulen und Partnerorganisationen und pflegen Unterlagen und Abläufe.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische, organisatorische oder serviceorientierte Ausbildung.
• Gerne kommunizieren – telefonisch wie schriftlich.
• Strukturiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst arbeiten.
• Freude an Organisation und Koordination haben.
• Ein freundliches, professionelles Auftreten mitbringen.
• in einem kleinen Team arbeiten möchten.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im organisatorischen Tagesgeschäft.
• Terminplanung, Prioritäten- und Fristen-Übersicht.
• Strukturierte E-Mail- und Dokumentenverwaltung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen.
• Telefonische und schriftliche Kommunikation.

Skills

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische/verwaltungstechnische Ausbildung

Job description

Amigos de la Cultura e. V. organisiert Austauschprogramme für Schülerinnen und Schüler aus Lateinamerika in Deutschland. Wir sind ein kleines, engagiertes Team und suchen eine Persönliche Assistenz, die zuverlässig, strukturiert und kommunikationsstark ist und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt.

Diese Position richtet sich an Menschen, die gerne organisieren, Verantwortung übernehmen und sich in einer vielfältigen Assistenzrolle weiterentwickeln möchten.

Ihre Aufgaben

Assistenz & Büroorganisation

• Unterstützung der Geschäftsführung im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft
• Terminplanung, Übersicht über Prioritäten und Fristen
• Strukturierte E-Mail- und Dokumentenverwaltung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Telefonische und schriftliche Kommunikation

Programmbezogene Aufgaben

• Betreuung und Gewinnung von Gastfamilien
• Unterstützung im Matching-Prozess zwischen Schüler:innen und Familien
• Kommunikation mit Schulen und Partnerorganisationen
• Pflege von Daten, Unterlagen und Abläufen

Organisation & Mitdenken

• Ordnung und Struktur in Abläufe bringen
• Engpässe erkennen und eigenständig Lösungen vorschlagen
• Aufgaben zuverlässig nachhalten
• Unterstützung kleiner organisatorischer Projekte

Ihr Profil

Sie passen gut zu uns, wenn Sie:

• eine kaufmännische, organisatorische oder serviceorientierte Ausbildung abgeschlossen haben (z. B. Bürokauffrau/-mann, Automobilkauffrau/-mann, Hotelfachfrau/-mann, Steuerfachangestellte:r, Kundenservice, Event)
• gerne kommunizieren – telefonisch wie schriftlich
• strukturiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst arbeiten
• Freude an Organisation und Koordination haben
• ein freundliches, professionelles Auftreten mitbringen
• in einem kleinen Team arbeiten möchten
• Motivation zur Weiterentwicklung haben

Wir bieten

• Vergütung ab 2.500 € brutto (je nach Erfahrung)
• Sinnstiftende Arbeit in einem internationalen Umfeld
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Strukturierte Einarbeitung
• Ein wertschätzendes, familiäres Team
• Abwechslungsreiche Aufgaben
• Entwicklungsmöglichkeiten entsprechend Ihrer Stärken