Persönliche Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

DW Deutschland GmbH; Hamburg; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Medien- und Marketingbüro in Hamburg sucht eine Persönliche Assistenz, die die Geschäftsführung in operativen und administrativen Belangen unterstützt. Die Rolle erfordert eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse und Organisationstalent. Das Unternehmen bietet ein faires Vergütungspaket, moderne Arbeitsausstattung und Entwicklungsperspektiven.

Leistungen

Attraktives & faires Vergütungspaket

Firmenfitness

Moderne Unternehmenskultur

Qualifikationen

• Vorerfahrung in Rechnungsstellung, Mahnwesen oder ähnlichen kaufmännischen Tätigkeiten.
• Erfahrung in Assistenz-, Office- oder administrativen Rollen von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Erstellung von Rechnungen und Pflege des Mahnwesens.
• Organisation und Koordination von Terminen und Meetings.

Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Organisationstalent

Teamorientierung

Kommunikation

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die DW Deutschland GmbH ist ein Hamburger Medien- und Marketingbüro. Wir unterstützen Unternehmen aus Industrie, Gewerbe und Handwerk dabei, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und ihre Marke erfolgreich zu präsentieren – von der Konzeption bis zur Umsetzung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Persönliche Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die zuverlässig, organisiert und vorausschauend arbeitet und der Geschäftsführung sowohl operativ als auch administrativ den Rücken freihält.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen Aufgaben im geschäftlichen und gelegentlich privaten Kontext
• Erstellung von Rechnungen, Pflege des Mahnwesens und allgemein kaufmännische Abläufe
• Grundlegende Buchhaltungstätigkeiten (z. B. Sortieren und Ablegen von Eingangsrechnungen)
• Pflege und Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Ablagestrukturen
• Kommunikation mit internen Teams, Kunden und externen Dienstleistern
• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Protokollen, Dokumenten & Berichten
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung
• Unterstützung des Projektmanagements (z. B. Zuarbeiten, Struktur, Follow-ups)
• Übernahme kleiner organisatorischer Erledigungen wie Botengänge oder Besorgungen bei Bedarf

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Vorerfahrung in Rechnungsstellung, Mahnwesen oder ähnlichen kaufmännischen Tätigkeiten
• Erfahrung in Assistenz-, Office- oder administrativen Rollen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein professionelles Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude an Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Affinität zu digitalen Tools
• Teamorientiert, lösungsorientiert und Hands-on-Mentalität

Benefits

• Attraktives & faires Vergütungspaket
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung – Du bekommst echte Einblicke, kannst Dich schnell weiterentwickeln und sowohl beruflich als auch persönlich über Dich hinauswachsen
• Exklusives Branchenwissen, das Du nur in Top-Agenturen bekommst, plus regelmäßige Weiterbildungen & Trainings
• Klare Entwicklungsperspektiven – z. B. in Richtung Projekt-, Marketing- oder Teamleitung
• Modernste Arbeitsausstattung (MacBook, ergonomische & höhenverstellbare Arbeitsplätze)
• Firmenfitness, damit Du gesundheitlich & mental top aufgestellt bleibst
• Quereinstieg möglich, weil Talent & Motivation mehr zählen als perfekte Lebensläufe
• Moderne Unternehmenskultur, flache Hierarchien & extrem kurze Entscheidungswege
• Arbeitsplatz im ❤️ von Hamburg

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!