Personal and Office-Manager

Schwarzkopf-Stiftung Junges Europa; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine internationale Stiftung in Berlin sucht eine*n Personal- und Office-Manager*in in Teil- oder Vollzeit. In dieser Schlüsselposition bist du verantwortlich für die Personaladministration, die Anwendung der HR-Software und das Office Management. Wir bieten flexible Arbeitsmodelle, 30 Urlaubstage und ein Bruttogehalt zwischen 3.319,25 € und 3.692,14 € monatlich. Bewerbungen bis zum 15.02.2026 sind willkommen.

Leistungen

30 Urlaubstage

Wellbeing Hour

flexibles Arbeiten

Qualifikationen

• Erfahrungen in Personalmanagement/-administration, idealerweise in einer Non-Profit-Organisation.
• Kenntnisse in vorbereitender Lohnbuchhaltung und Arbeitsrecht.
• Erfahrung im Umgang mit personalrelevanten Softwares.

Aufgaben

• Personaladministration, inklusive Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen.
• Anwendung und Pflege der HR-Software Personio.
• Planung und Durchführung von Recruiting- und On-/Offboarding-Prozessen.

Kenntnisse

Personalmanagement

Lohnbuchhaltung

Office Management

HR-Software

Deutsch

Englisch

Tools

Personio

DATEV

Jobbeschreibung

Die Position im Überblick

Für unser Administrationsteam, bestehend aus den Bereichen Personal, Finanzen, IT und Office Management, suchen wir zum 01.04.2026 eine*n Personal- und Office-Manager*in in Teil- oder Vollzeit (65-100 %). In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion und sorgst gemeinsam mit deinen Kolleg*innen dafür, dass administrative Prozesse verlässlich funktionieren und gute Rahmenbedingungen für die Arbeit unserer Mitarbeitenden geschaffen werden.

Deine Aufgaben im Bereich Personal

• Personaladministration (z.B. Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen)Vor- und Nachbereitung der Gehaltsabrechnungen
• Anwendung und Pflege unserer HR-Software (Personio) und ggf. Einführung neuer Module in Zusammenarbeit mit der kaufmännischen Leitung
• Planung und Durchführung von Recruiting‑ und On‑/Offboarding‑Prozessen
• Vorbereitende Budgetplanung, -verwaltung und Controlling eines Teilbudgets in Abstimmung mit der kaufmännischen Leitung
• Beratung von Mitarbeitenden in personalbezogenen Angelegenheiten
• Mitarbeit im Bereich Personalentwicklung
• Erstellung personalbezogener Auswertungen und Reports

Deine Aufgaben im Bereich Office Management

• Büroorganisation inkl. Beschaffung und Logistik von Arbeitsmaterialien
• Mitarbeit bei der Instandhaltung der Büroräume, Bildschirmarbeitsplätze und Besprechungs‑/Veranstaltungsräume der Stiftung
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleister*innen, Untermieter*innen und der Hausverwaltung
• Mitarbeit bei der Umsetzung und Einhaltung von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
• Bearbeitung von Postversand, Paketen und Lieferungen

Dein Profil

• Erfahrungen in den Bereichen Personalmanagement/-administration, idealerweise in einer Non‑Profit‑Organisation oder einem vergleichbaren Umfeld
• Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und im Arbeitsrecht
• Erfahrung im Umgang mit personalrelevanten Softwares (z.B. Personio, DATEV) oder schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in digitale Systeme
• Kenntnisse und Erfahrung im Office Management oder ausgeprägtes Interesse daran, diesen Bereich aktiv mitzugestalten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Arbeitssprache der Stiftung ist Englisch)
• Sensibilität für unterschiedliche Arbeitsrealitäten und Freude an serviceorientierter Zusammenarbeit
• Eine entwicklungsorientierte Organisation in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld in Berlin‑Mitte
• Möglichkeiten zu mobil‑flexiblen Arbeiten
• 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr bei einer 5‑Tage‑Woche und bis zu 4 weitere arbeitsfreie Tage entsprechend den geltenden Betriebsvereinbarungen
• Regelmäßige bezahlte Auszeiten für deine mentale Gesundheit („Wellbeing Hour“)
• Die Vergütung richtet sich nach unserem und variiert je nach individueller Vorerfahrung. Das voraussichtliche Bruttogehalt für diese Stelle in Vollzeit (38 Std. pro Woche) beträgt zwischen 3.319,25 € und 3.692,14 € pro Monat.

Wir wissen, dass niemand alle Anforderungen zu 100 % erfüllt. Wenn du dich in den meisten Punkten wiederfindest und motiviert bist, dich in neue Bereiche einzuarbeiten, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religionszugehörigkeit, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Unsere Büroräume und Zugänge sind derzeit nicht komplett barrierefrei. Gerne kommen wir mit dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen.

Die Stelle ist ab 01.04.2026 in Teil- oder Vollzeit (65‑100 %) für vorerst ein Jahr zu besetzen. Eine Weiterbeschäftigung wird explizit angestrebt.

Bewerbungen (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf ohne Foto und weitere relevante Dokumente) nehmen wir gerne bis zum 15.02.2026 über unser Online‑Portal entgegen. Klick dafür einfach unten auf „Auf diese Stelle bewerben“.

Interviews werden bei Bedarf auch vor Bewerbungsschluss. Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstehen, nicht erstatten.

Bei Fragen kannst du dich gerne per E‑Mail an unser HR‑Team wenden.

Die überparteiliche Schwarzkopf‑Stiftung Junges Europa wurde 1971 von Pauline Schwarzkopf gegründet. Seit fünf Jahrzehnten verfolgt die Stiftung das Ziel, die gesamteuropäische Verständigung zu fördern, Rechtsextremismus, Antisemitismus und Rassismus zu bekämpfen und das junge Europa zu stärken.

Junge Menschen tragen zum gesellschaftlichen Zusammenhalt bei und spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung Europas. Deswegen unterstützen wir sie dabei, ein politisches Bewusstsein und eine Vision für das Europa zu entwickeln, in dem sie leben wollen.

Wir bieten jungen Menschen Möglichkeiten für Begegnungen, für ihre persönliche Entwicklung und für aktive zivilgesellschaftliche Teilhabe. Invielfältigen Projekten setzen wir uns gemeinsam mit ihnen für ein offenes, solidarisches und demokratisches Europaeinund stärken junge und pluralistische Stimmen in ganz Europa und darüber hinaus.