Personal Assistant to Vice President CHC Germany (w/m/d)

STADA Group; Dortelweil; Presencial; EUR 42.000 - 64.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

STADA Arzneimittel GmbH in Deutschland sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die das CEO-Office international unterstützt, strategische Themen koordiniert und bereichsübergreifende Projekte steuert.

Zu den Aufgaben gehören Kalenderpflege, Reiseplanung, Erstellung von Präsentationen und Protokollen, Organisation von Meetings sowie Bearbeitung von Anfragen in Deutsch und Englisch.

Formación

• Mehrjährige Erfahrung im Executive-Assistenzbereich in internationalem Umfeld.
• Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsführung bei strategischen Themen und bereichsübergreifenden Initiativen.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsabilidades

• Unterstützung des Geschäftsführers aktiv im administrativen Bereich und bei Priorisierung strategischer Themen.
• Planung, Koordination, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Veranstaltungen.
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Vorlagen in DE/ENG und Aufbereitung relevanter Geschäftsinformationen.
• Konzeption und Organisation von Meetings sowie Nachverfolgung von Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.
• Bearbeitung von Anfragen und internationale Korrespondenz; Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Leadership Team und Fachbereichen.
• Eigenständige Durchführung bereichsübergreifender Projekte in Abstimmung mit dem Geschäftsführer.
• Empfang von Gästen und Geschäftspartnern; eigenständige Kalenderführung des Geschäftsführers.

Conocimientos

Executive support

Kalenderverwaltung

Projektdurchführung

Event- und Projektmanagement

Präsentationserstellung

Stakeholder-Management

Analytisches Denken

Flexibilität

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Herramientas

MS Office

Descripción del empleo

STADA Arzneimittel GmbH

In dieser Rolle unterstützt Du den Geschäftsführer und das CHC Leadership Team in einem internationalen Umfeld auf Top-Management-Niveau. Du kombinierst klassische Executive Assistenz mit der Koordination strategischer Themen und bereichsübergreifender Projekte.

Was Dich erwartet

• Du unterstützt den Geschäftsführer aktiv im administrativen und organisatorischen Bereich sowie bei der Priorisierung und Koordination strategischer Themen
• Du planst, koordinierst, buchst und rechnest Dienstreisen sowie Team- und Kundenveranstaltungen ab und bereitest die dazugehörigen Unterlagen und Präsentationen vor
• Du erstellst Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Protokolle in deutscher und englischer Sprache und bereitest relevante Geschäftsinformationen für den Geschäftsführer und das CHC Leadership Team auf
• Du konzipierst, organisierst und bereitest Meetings inhaltlich vor und nach und verfolgst vereinbarte Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine
• Du bearbeitest Anfragen und internationale Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und koordinierst die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungsteam und relevanten Fachbereichen
• Du übernimmst eigenverantwortlich bereichsübergreifende Projekte in Abstimmung mit dem Geschäftsführer, inkl. Meilensteinplanung, Statusübersichten und frühzeitiger Identifikation von Handlungsbedarf
• Du empfängst und betreust Gäste und Geschäftspartner professionell
• Du führst eigenständig den Kalender des Geschäftsführers unter Berücksichtigung geschäftlicher Prioritäten

Wen wir suchen

• Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Executive-Assistenzbereich in einem internationalen Konzern, idealerweise mit Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen und bereichsübergreifenden Themen
• Du hast Kenntnisse im Event- und Projektmanagement sowie in der strukturierten Koordination bereichsübergreifender Initiativen
• Du arbeitest effizient, präzise und eigenständig, denkst analytisch und kannst komplexe Sachverhalte kompakt und entscheidungsorientiert aufbereiten
• Du bringst einen hohen Grad an Flexibilität und Serviceorientierung mit
• Du bist ein Organisationstalent mit ausgeprägter Team- und Kommunikationsfähigkeit und kannst unterschiedliche Stakeholder einbinden und Themen verbindlich nachhalten
• Du zeichnest dich durch große Zuverlässigkeit, Engagement, Loyalität und absolute Diskretion aus und trittst sicher und verbindlich auf
• Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift