Executive Assistant (m/w/d) | Assistenz Vice President Global Supply Chain | Internationales Managem

ALTEN Consulting Services GmbH; München; Vor Ort; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

ALTEN Consulting Services GmbH in München sucht eine erfahrene kaufmännische Assistenz zur Unterstützung des VP Global Supply Chain Management Rail. Sie koordinieren eigenständig Termine, bereiten Management-Meetings vor und begleiten internationale Projekte und Konferenzen.

Sie erstellen professionelle Präsentationen in Englisch, planen Dienstreisen und unterstützen administrative Themen wie Arbeitsplatzorganisation, IT-Equipment und Kostencontrolling.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich kaufmännische Assistenz, Büromanagement, Office Management, Industriekaufmann/-frau oder Studium in Betriebswirtschaft/International Business.
• Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften, im Projektmanagement oder internationalem Managementumfeld.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, strukturiertes, selbstständiges und lösungsorientiertes Arbeiten.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und selbstbewusstes Auftreten gegenüber Stakeholdern.
• Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und Überblick auch bei komplexen Themen.
• Teamorientierte Arbeitsweise, Integrationsfähigkeit und Eigeninitiative.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (PowerPoint, Excel, Outlook).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• unterstützt den Vice President Global Supply Chain Management Rail als zentrale Schnittstelle im internationalen Managementumfeld
• organisiert und koordiniert eigenständig sämtliche Assistenzaufgaben inklusive effizientem Termin- und Kalendermanagement
• bereitet Business Reviews, Management-Meetings und Entscheidungstermine qualitativ vor und nach
• überwacht Zeitpläne, Budgets und Qualitätsstandards und stellt eine reibungslose Kommunikation sicher
• koordinierst Projekte, Meetings, Veranstaltungen und globale Konferenzen
• erstellst professionelle Management-Präsentationen überwiegend in englischer Sprache
• planst und organisierst Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• unterstützt bei administrativen Themen wie Arbeitsplatzorganisation, IT-Equipment, Raumplanung und Infrastruktur
• erstellst Einkaufsanforderungen und CITAX-Vorgänge und unterstützt das Kostencontrolling inkl. Rechnungsprüfung
• arbeitest eng mit internationalen Teams, Fachbereichen und internen Schnittstellen zusammen

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke

Teamarbeit

Eigeninitiative

Belastbarkeit

MS Office

PowerPoint

Excel

Outlook

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung/Büromanagement

Betriebswirtschaft / International Business Studium

Tools

MS Office

PowerPoint

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

Make it happen

• unterstützt den Vice President Global Supply Chain Management Rail als zentrale Schnittstelle im internationalen Managementumfeld
• organisierst und koordinierst eigenständig sämtliche Assistenzaufgaben inklusive effizientem Termin- und Kalendermanagement
• bereitest Business Reviews, Management-Meetings und Entscheidungstermine qualitativ vor und nach
• überwachst Zeitpläne, Budgets und Qualitätsstandards und stellst eine reibungslose Kommunikation mit allen Beteiligten sicher
• koordinierst Projekte, Meetings, Veranstaltungen und globale Konferenzen
• erstellst professionelle Management-Präsentationen überwiegend in englischer Sprache
• planst und organisierst Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung für den Vice President Global Supply Chain
• unterstützt bei administrativen Themen wie Arbeitsplatzorganisation, IT-Equipment, Raumplanung und Bereichsinfrastruktur
• erstellst Einkaufsanforderungen und CITAX-Vorgänge und unterstützt das Kostencontrolling inklusive Rechnungsprüfung
• arbeitest eng mit internationalen Teams, Fachbereichen und internen Schnittstellen zusammen

Be our forward thinker

• hast eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich kaufmännische Assistenz, Büromanagement, Office Management, Industriekaufmann/-frau oder ein abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Wirtschaftsmanagement, International Business oder vergleichbar
• bringst Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften, im Projektmanagement oder im internationalen Managementumfeld mit
• verfügst über sehr gute organisatorische Fähigkeiten und arbeitest strukturiert, selbstständig und lösungsorientiert
• besitzt ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• bist belastbar, zuverlässig und behältst auch bei komplexen Themen den Überblick
• arbeitest gerne im Team und überzeugst durch Integrationsfähigkeit und Eigeninitiative
• verfügst über sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook)
• hast sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift