Assistenz der Geschäftsführung / Management Assistant (all gender) 200

ALTEN; München; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

ALTEN Consulting Services GmbH sucht eine engagierte Assistenz auf Managementebene zur Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Sie koordinieren Kalender, Reisen und Anfragen über Zeitzonen hinweg und arbeiten eng mit internen sowie externen Stakeholdern zusammen.

Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisen, kümmern sich um Visa- und Entsendungsformalitäten und unterstützen das Bestell- und Rechnungswesen. Deutsch und Englisch verhandeln sicher in Wort und Schrift.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Managementbereich.
• Team-, Service- und Kommunikationsorientierung sind erwünscht.
• Fingerspitzengefühl im Umgang mit vertraulichen Informationen und Stakeholdern.

Aufgaben

• unterstützt die Geschäftsführung bzw. das Management im Tagesgeschäft.
• organisierst und koordinierst Kalender, Termine und Postfächer und behältst dabei auch unterschiedliche Zeitzonen im Blick.
• koordiniert Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgt dafür, dass Anfragen und Themen termingerecht bearbeitet werden.
• organisiert Meetings, Sitzungen und Workshops inklusive Räumen, Technik, Catering und Terminabstimmungen.
• organisiert die Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen, Bahn, Mietwagen und Parkmöglichkeiten.
• unterstützt bei Visa-Angelegenheiten und Entsendungen und koordinierst die notwendigen Unterlagen.
• koordiniert Standortbesuche und bist Ansprechpartner für verschiedene nationale und internationale Standorte.
• übernimmst eigenständig Rechercheaufgaben, beispielsweise zu Hotels, Speakern, Trainern oder Veranstaltungen.
• unterstützt im Bestell- und Rechnungsmanagement der Abteilung und kümmerst dich um die Prüfung und Freigabe entsprechender Vorgänge.
• verwaltest Assets wie Laptops, Mobiltelefone und weiteres Equipment.
• unterstützt beim Fahrzeugmanagement, beispielsweise bei Firmen- und Poolfahrzeugen sowie bei Werkstatt- und Reifenwechselterminen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Deutsch & Englisch

Team- und Kommunikationsorientierung

Internationale Zusammenarbeit

Ausbildung

kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die ALTEN Consulting Services GmbH bietet mit über 20 Jahren Branchenerfahrung ihren namhaften Kunden aus Industrie und Wirtschaft hochspezialisierte Engineering- und IT-Dienstleistungen zur gemeinsamen Realisierung von branchen- und technologieübergreifenden Lösungen an.

Kompetenz, Engagement und Leidenschaft verbinden alle unsere Mitarbeiter der ALTEN Consulting Services GmbH. Dabei stehen ein partnerschaftliches Miteinander, ein starkes WIR-Gefühl, der persönliche Kontakt zu unseren Kunden und die Kreativität jedes Einzelnen stets im Fokus.

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und möchtest eine Führungskraft in einem internationalen Umfeld aktiv unterstützen? Dann übernimm Verantwortung und werde Teil unseres Teams.

• unterstützt die Geschäftsführung bzw. das Management professionell und zuverlässig im Tagesgeschäft.
• organisierst und koordinierst Kalender, Termine und Postfächer und behältst dabei auch unterschiedliche Zeitzonen im Blick.
• koordinierst Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgst dafür, dass Anfragen und Themen termingerecht bearbeitet werden.
• organisierst Meetings, Sitzungen und Workshops inklusive Räumen, Technik, Catering und Terminabstimmungen.
• stimmst Agenden und Inhalte mit der Executive Assistenz ab und bereitest diese professionell auf.
• übernimmst die Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen, Bahn, Mietwagen und Parkmöglichkeiten.
• unterstützt bei Visa-Angelegenheiten und Entsendungen und koordinierst die notwendigen Unterlagen.
• koordinierst Standortbesuche und bist Ansprechpartner für verschiedene nationale und internationale Standorte.
• übernimmst eigenständig Rechercheaufgaben, beispielsweise zu Hotels, Speakern, Trainern oder Veranstaltungen.
• unterstützt im Bestell- und Rechnungsmanagement der Abteilung und kümmerst dich um die Prüfung und Freigabe entsprechender Vorgänge.
• verwaltest Assets wie Laptops, Mobiltelefone und weiteres Equipment.
• unterstützt beim Fahrzeugmanagement, beispielsweise bei Firmen- und Poolfahrzeugen sowie bei Werkstatt- und Reifenwechselterminen.
• übernimmst abhängig von deiner Erfahrung weitere Aufgaben aus dem Bereich Executive- und Personal Assistenz.
• hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Managementbereich.
• überzeugst durch dein ausgeprägtes Organisationstalent und deine schnelle Auffassungsgabe.
• arbeitest proaktiv, strukturiert und lösungsorientiert und kannst auch bei hoher Arbeitsbelastung zuverlässig Prioritäten setzen.
• besitzt ein ausgeprägtes Fingerspitzengefühl im Umgang mit vertraulichen Informationen und unterschiedlichen Stakeholdern.
• fühlst dich in einem internationalen Umfeld wohl und kannst sicher mit verschiedenen Teams und Zeitzonen umgehen.
• verfügst über einen routinierten Umgang mit MS Office, insbesondere Teams, Excel, Word, PowerPoint und Outlook.
• beherrschst Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift.
• zeichnest dich durch eine hohe Team-, Service- und Kommunikationsorientierung aus.
• bist flexibel, zuverlässig und hast Freude daran, Dinge eigenständig voranzutreiben.