Executive Assistant (m/w/d)

operational services GmbH & Co. KG; Frankfurt; On-site; EUR 52,000 - 73,000; Full time

Job summary

Die operational services GmbH & Co. KG in Frankfurt sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung.

Sie unterstützen die Geschäftsleitung bei der Entwicklung und Umsetzung der Strategie, sichern den Informationsfluss und koordinieren interne sowie externe Kommunikation. Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Meetings, die Planung und Abrechnung von Dienstreisen, sowie die Erstellung professioneller Präsentationen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft oder vergleichbarer Abschluss oder kaufmännische Berufsausbildung
• Bereitschaft zu regelmäßiger Präsenz am Bürostandort
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzumfeld, davon mindestens zwei Jahre in vergleichbaren Aufgabenstellungen
• Sehr gute Kenntnisse in M365 (PowerPoint, Word, Excel) sowie MS Teams und SharePoint
• Sicheres, strukturiertes und selbstorganisiertes Arbeiten in einem vollständig digitalen Arbeitsumfeld
• Freundliches, souveränes Auftreten auf Managementebene
• Verhandlungssichere Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Durchführung sowie Sicherstellung interner und externer Kommunikationsmaßnahme
• Sicherstellung der Besetzung des Geschäftsführungsbüros
• Planung und Buchung sowie Abrechnung von Dienstreisen
• Administrative sowie inhaltliche Unterstützung der Unternehmensleitung in der Entwicklung und Umsetzung der Strategie der OS sowie Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb des OS-Top Managements
• Vorbereitung, Terminkoordination, Organisation und Vor-Ort-Betreuung von internen und externen Meetings und Workshops, auch von mehrtätigen (Groß-)Veranstaltungen
• Inhaltliche Erstellung von professionellen Präsentationen zu den unterschiedlichsten Inhalten Management-Ebene
• Vorbereitung, Protokollführungen sowie Nachbereitung von verschiedenen Management Meetings
• Allgemeine Unterstützungstätigkeiten für den Geschäftsführungsbereich
• Ausdrucksvoll: Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft

Skills

MS 365

PowerPoint

Word

Excel

MS Teams

SharePoint

Deutsch fließend

Englisch fließend

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Education

Business Administration Studium oder vergleichbarer Abschluss

Tools

MS Teams

SharePoint

PowerPoint

Job description

• Durchführung sowie Sicherstellung interner und externer Kommunikationsmaßnahme
• Sicherstellung der Besetzung des Geschäftsführungsbüros
• Planung und Buchung sowie Abrechnung von Dienstreisen
• Administrative sowie inhaltliche Unterstützung der Unternehmensleitung in der Entwicklung und Umsetzung der Strategie der OS sowie Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb des OS-Top Managements
• Vorbereitung, Terminkoordination, Organisation und Vor-Ort-Betreuung von internen und externen Meetings und Workshops, auch von mehrtätigen (Groß-)Veranstaltungen
• Inhaltliche Erstellung von professionellen Präsentationen zu den unterschiedlichsten Inhalten Management-Ebene
• Vorbereitung, Protokollführungen sowie Nachbereitung von verschiedenen Management Meetings
• Allgemeine Unterstützungstätigkeiten für den Geschäftsführungsbereich
• Erfolgreich abgeschlossenes Business Administration (Hochschul-)Studium, alternativ vergleichbarer Studienabschluss oder erfolgreich abgeschlossene kfm. Berufsausbildung mit entsprechender Weiterbildung und adäquater Berufserfahrung
• Bereitschaft zu regelmäßiger und überwiegender Präsenz am Bürostandort
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzumfeld, davon mindestens zwei Jahre in vergleichbaren Aufgabenstellungen
• Sehr gute Kenntnisse und versierter Umgang mit der M365 Produktpalette (insbesondere PowerPoint, Word, Excel etc.) sowie MS Teams und SharePoint
• Sicheres, strukturiertes und selbstorganisiertes Arbeiten in einem vollständig digitalen Arbeitsumfeld
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten auf Managementebene (sowohl intern als auch bei Partnern und Kunden)
• Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft
• Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie hohe Kooperations- und Konfliktfähigkeit
• Verhandlungssichere Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift