Assistenz der Bereichsleitung Asset Management (m/w/d)

Max-Talent; Dortmund; Presencial; EUR 42 000 - 60 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Max-Talent in Dortmund sucht eine engagierte Assistenz der Bereichsleitung Asset Management. Sie organisieren das Büro, koordinieren Termine und bereiten Abstimmungen vor.

Sie unterstützen die Bereichsleitung bei Präsentationen, Korrespondenz und dem Informationsfluss, arbeiten eng mit CTO-Office, Personal und Controlling zusammen und sichern eine transparente Kommunikation.

Qualificações

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-Ebene.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS 365, Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsabilidades

• Organisieren und Koordinieren das Büro der Bereichsleitung Asset Management.
• Verantworten Kalender-, Termin- und Reisemanagement, inklusive Gatekeeping und Koordination komplexer Abstimmungsprozesse.
• Sicherstellen des Informationsflusses, Fristen- und Dokumentenmanagement sowie vertraulichen Unterlagen.
• Zentrale Schnittstelle innerhalb des Bereichs Asset Management und Koordination mit Assistenzfunktionen der Fachabteilungen.
• Unterstützung bei Vorbereitung von Präsentationen, Korrespondenz und Managementunterlagen.

Conhecimentos

Organisationstalent

Koordination

Kalender-Management

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Formação académica

Kaufmännische Ausbildung

Ferramentas

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

PowerPoint

Excel

Descrição da oferta de emprego

Deine Aufgaben

• Du organisierst und koordinierst das Büro der Bereichsleitung Asset Management und schaffst die organisatorischen Voraussetzungen für eine effiziente Wahrnehmung der Führungsaufgaben.
• Du verantwortest das Kalender-, Termin- und Reisemanagement der Bereichsleitung, inklusive Priorisierung, Gatekeeping und Koordination komplexer Abstimmungsprozesse mit Führungskräften, zentralen Funktionen und externen Ansprechpartnern.
• Du stellst einen verlässlichen Informationsfluss innerhalb des Bereichs sicher und verantwortest das Fristen-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement, inklusive professionellem Umgang mit vertraulichen Unterlagen.
• Du bist die zentrale organisatorische Schnittstelle innerhalb des Bereichs Asset Management und koordinierst die Zusammenarbeit mit den Assistenzfunktionen der sechs Fachabteilungen, um eine abgestimmte Arbeitsweise und transparente Kommunikation sicherzustellen.
• Du bist zentrale Schnittstelle zu den Assistenzfunktionen des C-Levels.
• Du organisierst und begleitest Leitungskreise, Jour-fixe-Termine, Workshops, Bereichsveranstaltungen und weitere Managementformate, inklusive Agendaerstellung, Teilnehmermanagement, organisatorischer Nachbereitung und Nachhaltung vereinbarter Maßnahmen.
• Du erstellst und bearbeitest Präsentationen, Korrespondenz, Entscheidungsvorlagen und Managementunterlagen für die Bereichsleitung.
• Du unterstützt einen transparenten und verlässlichen Informationsfluss im Bereich Asset Management und stellst die Aktualität zentraler Informations- und Kollaborationsplattformen sicher.
• Du koordinierst organisatorische Abstimmungen mit relevanten Schnittstellen wie CTO-Office, Personal, Controlling, Einkauf, Recht und weiteren Unternehmensfunktionen.
• Du unterstützt die administrative Abwicklung von Bestell-, Rechnungs-, Vertrags- und Freigabeprozessen und sorgst für deren strukturierte Nachverfolgung.
• Du koordinierst bereichsinterne Veranstaltungen, Workshops, andere Veranstaltungsformate sowie organisatorische On- und Offboarding-Prozesse und sorgst für deren professionelle Durchführung.
• Du wirkst an der Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe, Standards und Vorlagen mit und unterstützt die kontinuierliche Professionalisierung der administrativen Zusammenarbeit.
• Du vertrittst bei Bedarf die Assistenzfunktion innerhalb des CTO-Bereichs und arbeitest eng mit dem bereichsübergreifenden Assistenznetzwerk zusammen.

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. im Bereich Büromanagement, Management Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation. Alternativ bringst du vergleichbare Berufserfahrung im Assistenzumfeld mit.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Bereichsleitungs- oder Geschäftsführungsebene.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch bei hoher Themenvielfalt Prioritäten sicher zu setzen und mehrere Themen parallel zu steuern.
• Hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und ein professionelles Verständnis der Assistenzrolle als zentrale organisatorische Schnittstelle.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel oder ähnlichen aktuellen Softwarewerkzeugen, sowie eine hohe Affinität zu digitalen Arbeits- und Kollaborationswerkzeugen.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Englischkenntnisse.
• Souveränes, verbindliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auf allen Organisationsebenen.
• Hohe Diskretion, Integrität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Selbstständige, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten.
• Idealerweise bringst du Erfahrungen in einem technisch geprägten oder infrastrukturellen Umfeld mit.