Personal Assistant Corporate Development (m/w/d)

Fresenius SE & Co. KG aA; Bad Homburg vor der Höhe; On-site; EUR 52,000 - 78,000; Full time

Job summary

Fresenius SE & Co. KG aA in Deutschland sucht einen erfahrenen Personal Assistant im Corporate Development, der den Head of M&A and Transactions proaktiv unterstützt.

Sie managen eigenständig Kalender, Termine und Reisepläne und koordinieren Meetings sowie Events. Zu Ihren Aufgaben zählen die professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Reports und Vorstandsdokumenten, das Controlling von Budgets und Rechnungen sowie das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Personal Assistant im vorstandsnahen Umfeld.
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Proaktivität und Selbstständigkeit.
• Professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung.
• Hohes Qualitätsbewusstsein und Diskretion.
• Fähigkeit, Prioritäten flexibel zu setzen und Veränderungen souverän zu begegnen.
• Sehr gute MS Office 365 Kenntnisse (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) und digitale Affinität.
• Englische und deutsche Verhandlungs- bzw. Kommunikationssicherheit.

Responsibilities

• Unterstützung des Head of M&A and Transactions in organisatorischen und administrativen Belangen.
• Eigenverantwortliches Management von Kalendern, Terminen und Reisen.
• Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Events.
• Erstellung von Präsentationen, Reports, Vorlagen und Vorstandsdokumenten.
• Steuerung von Fristen, Wiedervorlagen und administrativen Prozessen.
• Verantwortung für Abteilungscontrolling, Budget-Tracking, Rechnungsprüfung und Bestellmanagement.
• Ansprechperson für interne und externe Stakeholder in Deutsch/Englisch.
• Onboarding neuer Mitarbeitender und Unterstützung bereichsübergreifender Projekte.
• Koordination von Büroorganisation, Arbeitsmitteln, Zugängen und Infrastruktur des Bereichs.
• Teamübergreifende Abstimmungen und Informationsfluss sicherstellen; Dokumentationen verwalten.

Skills

Organisationstalent

Proaktivität

Selbstständigkeit

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Verhandlungssicherheit ENG/DEU

Digitale Affinität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Einleitung/Über uns

Als Personal Assistant Corporate Development (m/w/d) unterstützen Sie den Head of M&A and Transactions proaktiv, vorausschauend und eigenverantwortlich bei strategischen, organisatorischen und administrativen Themen. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrem Gespür für Prioritäten sorgen Sie für effiziente Abläufe und eine professionelle Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern.

Ihre Aufgaben

• Head of M&A and Transactions proaktiv in allen organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen – inklusive des eigenverantwortlichen Managements von Kalendern, Terminen und Reiseaktivitäten.
• Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Events organisieren, koordinieren sowie nachbereiten.
• Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Vorstandsunterlagen erstellen und professionell aufbereiten.
• Fristen, Wiedervorlagen und administrative Prozesse steuern und nachverfolgen.
• Abteilungscontrolling verantworten, einschließlich Budget-Tracking, Rechnungsprüfung und Bestellmanagement.
• Als Ansprechperson für interne und externe Stakeholder mit Personen auf allen Hierarchieebenen zusammenarbeiten.
• Neue Mitarbeitende onboarden sowie bei bereichsinternen Projekten und Initiativen unterstützen.
• Büroorganisation sicherstellen und administrative Abläufe innerhalb des Teams koordinieren, zudem Arbeitsmittel, Zugänge, Bestellungen sowie administrative Infrastruktur des Bereichs verwalten.
• Teamübergreifende Abstimmungen koordinieren und den Informationsfluss innerhalb der Abteilung unterstützen.
• Bei der Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen mitwirken.
• An der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und administrativen Abläufen mitwirken.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Personal Assistant in einem anspruchsvollen, vorstandsnahen Umfeld eines internationalen Unternehmens
• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie ein hohes Maß an Proaktivität und Selbstständigkeit
• Professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Hohes Qualitätsbewusstsein und Diskretion
• Fähigkeit, in einem dynamischen und projektgetriebenen Umfeld souverän Prioritäten zu setzen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel, verbunden mit einer hohen digitalen Affinität und technischem Verständnis
• Ausgeprägtes Interesse an modernen Software-Ökosystemen, digitalen Arbeitsweisen und aktuellen Technologien sowie Erfahrung im Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Resilienz und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Verhandlungssicherheit in Deutsch und Englisch

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