Personal Assistant Corporate Development (m/w/d)

100001 Fresenius SE & Co. KGaA; Bad Homburg vor der Höhe; Presencial; EUR 65.000 - 90.000; Tempo integral

Resumo da vaga

Fresenius sucht eine engagierte Personal Assistant Corporate Development (m/w/d) zur proaktiven Unterstützung des Head of M&A and Transactions. Zu Ihren Aufgaben gehören Kalenderverwaltung, Reiseplanung, Organisation von Meetings, Erstellung von Unterlagen und das Abteilungscontrolling.

Sie arbeiten eng mit Stakeholdern auf allen Ebenen zusammen, onboarden neue Mitarbeitende und optimieren administrative Prozesse im Team.

Qualificações

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Personal Assistant in einem vorstandsnahen Umfeld.
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Proaktivität und Selbstständigkeit.

Responsabilidades

• Unterstützung des Head of M&A and Transactions bei organisatorischen und administrativen Belangen.
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Events.
• Erstellung von Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Vorstandsunterlagen.
• Controlling-Aufgaben: Budget-Tracking, Rechnungsprüfung und Bestellmanagement.
• Ansprechperson für interne und externe Stakeholder auf allen Hierarchieebenen.
• Onboarding neuer Mitarbeitender sowie Unterstützung bei bereichsinternen Projekten.

Conhecimentos

Organisation

Proaktivität

Kommunikationsfähigkeiten

Selbstständigkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Diskretion

Verhandlungssicherheit (DE/EN)

Formação

Kaufmännische Ausbildung

vergleichbare Qualifikation

Ferramentas

Outlook

Word

PowerPoint

Excel

Descrição da vaga

Als Personal Assistant Corporate Development (m/w/d) unterstützen Sie den Head of M&A and Transactions proaktiv, vorausschauend und eigenverantwortlich bei strategischen, organisatorischen und administrativen Themen.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Head of M&A and Transactions proaktiv in allen organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen – inklusive des eigenverantwortlichen Managements von Kalendern, Terminen und Reiseaktivitäten.
• Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Events organisieren, koordinieren sowie nachbereiten.
• Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Vorstandsunterlagen erstellen und professionell aufbereiten.
• Fristen, Wiedervorlagen und administrative Prozesse steuern und nachverfolgen.
• Abteilungscontrolling verantworten, einschließlich Budget-Tracking, Rechnungsprüfung und Bestellmanagement.
• Als Ansprechperson für interne und externe Stakeholder mit Personen auf allen Hierarchieebenen zusammenarbeiten.
• Neue Mitarbeitende onboarden sowie bei bereichsinternen Projekten und Initiativen unterstützen.
• Büroorganisation sicherstellen und administrative Abläufe innerhalb des Teams koordinieren, zudem Arbeitsmittel, Zugänge, Bestellungen sowie administrative Infrastruktur des Bereichs verwalten.
• Teamübergreifende Abstimmungen koordinieren und den Informationsfluss innerhalb der Abteilung unterstützen.
• Bei der Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen mitwirken.
• An der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und administrativen Abläufen mitwirken.

Das zeichnet Sie aus:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Personal Assistant in einem anspruchsvollen, vorstandsnahen Umfeld eines internationalen Unternehmens
• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie ein hohes Maß an Proaktivität und Selbstständigkeit
• Professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Hohes Qualitätsbewusstsein und Diskretion
• Fähigkeit, in einem dynamischen und projektgetriebenen Umfeld souverän Prioritäten zu setzen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel, verbunden mit einer hohen digitalen Affinität und technischem Verständnis
• Ausgeprägtes Interesse an modernen Software-Ökosystemen, digitalen Arbeitsweisen und aktuellen Technologien sowie Erfahrung im Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Resilienz und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Verhandlungssicherheit in Deutsch und Englisch

When your job has both impact and purpose, you know it's Fresenius. As a global healthcare group, we are committed to a special goal: Ever better medicine for ever more people. Whether directly with patients or as an expert in the background, at Fresenius you can contribute to improving the quality of life of people with diseases.