Workspace & Operations Administrator (m/w/d)

Exclusive Associates UK Limited; Düsseldorf; On-site; EUR 42,000 - 63,000; Full time

Benefits offered by this job

Topmodernes Penthouse-Büro in Düsseld

Kostenlose Kaffeespezialitäten

Regelmäßige Teamevents

Coachings & Weiterbildungen

Job summary

Exclusive Associates UK Limited sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung für die zentrale Verwaltung in Düsseldorf. Sie unterstützen die Geschäftsführung organisatorisch, koordinieren das Penthouse-Büro und bereiten Unternehmenszahlen, Präsentationen und Reportings auf.

Zu Ihren Aufgaben gehört die eigenständige Betreuung kleinerer Projekte zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen, sowie eine professionelle Kommunikation mit Partnern und dem Team.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Fokus BWL/Organisation.
• Strukturierte, detailverliebte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Hohe Flexibilität und Priorisierung trotz hohem Arbeitsaufkommen.
• Serviceorientiertes Auftreten gegenüber Gesprächspartnern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse, sichere MS-Office-Kenntnisse.

Responsibilities

• Strategische und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft.
• Koordination des Penthouse-Büros inkl. Termin- und Raumplanung für Meetings/Events.
• Aufbereitung, Auswertung und Pflege von Geschäftszahlen, Präsentationen und Reportings.
• Eigenständige Betreuung kleiner interner Projekte zur Digitalisierung von Workflows.
• Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Team auf Augenhöhe.
• Administration, Qualitätssicherung und Optimierung von CRM-Systemen/Datenbanken.

Skills

MS Office

Excel

PowerPoint

Organisationstalent

Kommunikation

Teamarbeit

Deutsch (Muttersprache)

Englisch (gute Kenntnisse)

Education

Kaufmännische Ausbildung oder BWL-Studium

Tools

CRM-Systeme

Job description

Über uns

Du liebst es, hinter den Kulissen die Fäden zu ziehen, Abläufe zu strukturieren und als erste Anlaufstelle für ein dynamisches Team zu agieren? In dieser zentralen Funktion hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass das operative Tagesgeschäft in unserer modernen Zentrale wie am Schnürchen läuft. Hier bringst du Organisationstalent und kaufmännisches Verständnis perfekt zusammen.

Wer wir sind

Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als zwei Jahrzehnten eine feste Größe in der Vermittlung von Fach- und Führungskräften innerhalb der zukunftsorientierten IT- und MINT-Branche. Von unserem modernen Penthouse-Office im Herzen von Düsseldorf aus gestalten wir die HR-Welt agil und zeitgemäß. Bei uns treffen klare Prozesse auf ein hochmotiviertes Team, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Wohlfühlatmosphäre.

Deine Aufgaben

• Strategische und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen organisatorischen und administrativen Herausforderungen des Alltags
• Koordination unseres Penthouse-Büros inklusive der Termin- und Raumplanung für interne sowie externe Meetings und Firmenevents
• Strukturierte Aufbereitung, Auswertung und Pflege von Geschäftszahlen, Präsentationsunterlagen und Reportings
• Eigenständige Betreuung und Steuerung kleinerer interner Projekte mit Fokus auf die fortschreitende Digitalisierung unserer Workflows
• Herzliche, professionelle und lösungsorientierte Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und dem Team auf Augenhöhe
• Kontinuierliche Administration, Qualitätssicherung und Optimierung unserer CRM-Systeme und internen Datenbanken

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufleute) oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation
• Eine ausgeprägt strukturierte, detailverliebte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen die richtigen Prioritäten zu setzen und die Ruhe zu bewahren
• Ein offenes, serviceorientiertes und jederzeit verbindliches Auftreten gegenüber verschiedenen Gesprächspartnern
• Routinierter und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere fundierte Kenntnisse in Excel und PowerPoint
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute, fließende Englischkenntnisse
• Hohes Engagement, Zuverlässigkeit und eine spürbare Leidenschaft für Teamarbeit

Benefits

Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick

Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander

Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert

Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg

Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt

Interesse?

Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered