Partner- & Teamassistenz (m/w/d)

Verena Schiffer Personalberatung für Assistenz & Office Professionals; München; Presencial; EUR 55.000 - 65.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

30 Tage Urlaub

Homeoffice nach Einarbeitung

Jobrad/Deutschlandticket-Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterrabatte

Descripción de la vacante

Verena Schiffer Personalberatung für Assistenz & Office Professionals in München sucht eine Partner- & Teamassistenz (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung. Sie unterstützen drei Partner und ihre Teams, arbeiten im Tandem und sind zentrale Anlaufstelle für rund 18 Personen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Mandatsanlage, Abrechnung, Office Management sowie die Mitgestaltung von Prozessen. Homeoffice nach der Einarbeitung möglich.

Formación

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Interesse an Zahlen und am Steuerberatungsumfeld.
• Sicherer Umgang mit Office 365, insb. Excel und PowerPoint sowie Offenheit für digitale Workflows und KI-Tools.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und solide Englischkenntnisse.
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, können über interne Schulungen erworben werden.

Responsabilidades

• Mandantenkommunikation: Laufender Schriftverkehr, Telefonate und Kommunikation.
• Meeting- und Projektorganisation: Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie unterstützende Projektmanagementadministration.
• Mandatsanlage und Compliance: Anlage neuer Mandate in SAP unter Berücksichtigung der Compliance- und Geldwäschevorgaben sowie der berufsrechtlich erforderlichen Konfliktprüfungen.
• Rechnungsstellung: Nachhalten der erfassten Projektzeiten und Erstellung der Mandatsrechnungen in SAP, inklusive der zugehörigen Anlagen.
• Abrechnungssteuerung: Erstellen regelmäßiger Übersichten abrechnungsreifer Mandate, etwa als Top-5- oder Top-10-Liste, mit konkreten Abrechnungsvorschlägen.
• Dokumentation: Pflege der Mandantenunterlagen und strukturierte Ablage in SharePoint sowie administrative Korrespondenz.
• Proposals und Präsentationen: Unterstützung bei Angeboten und Erstellung sowie Formatierung von PowerPoint-Präsentationen.
• Office Management: Zentrale Anlaufstelle im Büroalltag, Koordination mit der IT bei Ein- und Austritten und organisatorische Themen im Team.

Conocimientos

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Proaktive Arbeitsweise

Englischkenntnisse

Zahlenaffinität

Educación

Kaufmännische Berufsausbildung

Weitere vergleichbare Qualifikation

Herramientas

Office 365

Excel

PowerPoint

SAP

SharePoint

Descripción del empleo

Für eine international aufgestellte, partnerschaftlich geführte Beratungsgesellschaft suche ich zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Partner- & Teamassistenz (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung. Am Standort München verstärken Sie die bisherige Assistenz zu einem Zweierteam im Bereich Tax.

In dieser Position unterstützen Sie drei Partner und ihre Teams im administrativen Tagesgeschäft. Gemeinsam mit einer erfahrenen Kollegin bilden Sie künftig ein Zweierteam und sind Anlaufstelle für rund 18 Personen.

Sie arbeiten proaktiv, erkennen Themen selbst, halten diese nach und gehen mit konkreten Vorschlägen auf die Partner zu.

Von der Mandatsanlage bis zur Abrechnung sorgen Sie für verlässliche, strukturierte Abläufe.

• Mandantenkommunikation: Laufender Schriftverkehr, Telefonate und Kommunikation
• Meeting- und Projektorganisation: Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie unterstützende Projektmanagementadministration
• Mandatsanlage und Compliance: Anlage neuer Mandate in SAP unter Berücksichtigung der Compliance- und Geldwäschevorgaben sowie der berufsrechtlich erforderlichen Konfliktprüfungen
• Rechnungsstellung: Nachhalten der erfassten Projektzeiten und Erstellung der Mandatsrechnungen in SAP, inklusive der zugehörigen Anlagen
• Abrechnungssteuerung: Erstellen regelmäßiger Übersichten abrechnungsreifer Mandate, etwa als Top-5- oder Top-10-Liste, mit konkreten Abrechnungsvorschlägen für die Partner
• Dokumentation: Pflege der Mandantenunterlagen und strukturierte Ablage in SharePoint sowie administrative Korrespondenz
• Proposals und Präsentationen: Unterstützung bei Angeboten und Erstellung sowie Formatierung von PowerPoint-Präsentationen.
• Office Management: Zentrale Anlaufstelle im Büroalltag, Koordination mit der IT bei Ein- und Austritten und organisatorische Themen im Team.
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich und/oder in der kaufmännischen Sachbearbeitung
• Steuer- oder Kanzleierfahrung ist keine Voraussetzung. Branchenquereinsteiger sind ausdrücklich willkommen
• Interesse an Zahlen und am Steuerberatungsumfeld sowie eine gewissenhafte, strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Freude daran, im Tandem zu arbeiten und das Team zu entlasten.
• Sicherer Umgang mit Office 365, insb. Excel und PowerPoint sowie Offenheit für digitale Workflows und KI-Tools
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und solide Englischkenntnisse
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, können über interne Schulungen aber erworben werden
• Eine Position mit Substanz in einem kollegialen Team mit flachen Strukturen und kurzen Wegen
• Die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten, statt nur zuzuarbeiten
• Leistungsgerechtes Gehalt: 55.000 - 65.000 EUR p. a. je nach Erfahrungshintergrund, diskretionärer Bonus
• 30 Tage Urlaub
• Präsenz im Büro steht im Vordergrund. Nach der Einarbeitung Möglichkeit zu einem Tag Homeoffice/Woche
• Mobilität und Gesundheit: JobRad, Zuschuss zum Deutschlandticket sowie Sport- und Wellnessangebote über Urban Sports
• Weitere Leistungen: betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberbeteiligung, Mitarbeiterrabatte und ein Familienservice für Kinderbetreuung und Pflege
• Fort- und Weiterbildung über eine interne Akademie.
• Arbeitsumfeld: zentrale Lage, moderne Ausstattung, kostenloser Kaffee, frisches Obst und Snacks
• Strukturiertes Onboarding und regelmäßige interne SAP-Schulungen erleichtern den Einstieg.

Mein Auftraggeber ist eine international aufgestellte, partnerschaftlich geführte interdisziplinäre Beratungsgesellschaft mit mehreren Standorten und rund 1.800 Mitarbeitenden in Deutschland. Die Teams betreuen nationale und internationale Mandanten und arbeiten eng über Fachbereiche hinweg zusammen.