Office & Operations Assistant (m/w/d)

UPdrinks GmbH; Bensheim; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein wachsendes Startup in Bensheim sucht eine/n Office-Allrounder:in zur Unterstützung in der Buchhaltung, Verwaltung und Logistikkoordination. Sie arbeiten eng mit den Gründern und nutzen moderne, KI-optimierte Prozesse. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice nach Einarbeitung sind möglich. Die ideale Bewerberin oder der ideale Bewerber bringt Erfahrung im Bürobereich mit sowie gute Deutschkenntnisse.

Leistungen

Flexibles Arbeiten

Moderne Ausstattung und digitale Tools

30 Urlaubstage

Mobilitätszuschuss

Qualifikationen

• Ausbildung oder Berufserfahrung im Büro-/Verwaltungsumfeld.
• Praxis in Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich, Mahnwesen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.

Aufgaben

• Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für den Steuerberater.
• Allgemeine Büroorganisation und Ablage.
• Bestellungen und Speditionen organisieren.

Kenntnisse

Strukturiert

Selbstständig

Zuverlässig

Freundliche Kommunikation

Erfahrungen im Büro-/Verwaltungsumfeld

Kundenservice

Ausbildung

Ausbildung im Büromanagement

Tools

MS Office

DATEV

Shopify

Jobbeschreibung

Die UPdrinks GmbH ist ein wachsendes Startup aus Bensheim mit zwei Bereichen: VOLL (Getränkemarke) und Pulse Vending (Händler für Warenautomaten & Komponenten). Wir suchen eine verlässliche Office‑Allrounder:in, die Buchhaltungsvorbereitung, Verwaltung und Logistikkoordination mit Struktur und Eigeninitiative meistert.

Du arbeitest eng mit den Gründern zusammen, übernimmst echte Verantwortung und nutzt moderne, KI‑optimierte Prozesse (z. B. für E‑Mails, Auswertungen, Checklisten). Arbeitsort: Bensheim, nach Einarbeitung hybrid möglich.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen (vorbereitend)

• Eingangsrechnungen & Belege sammeln, prüfen und strukturiert für den Steuerberater bereitstellen
• Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge abgleichen, Mahnwesen
• Fehlende Belege anfordern, Monatsunterlagen konsolidieren
• Tool‑Know‑how (z. B. DATEV o.ä.) kann on the job vertieft werden

Verwaltung & Office

• Posteingang, Telefon & E‑Mail‑Korrespondenz, Terminorganisation
• Allgemeine Büroorganisation, Ablage, einfache Behördenkommunikation
• Gelegentliche Bring-/Besorgungsfahrten im lokalen Umfeld

Logistikdisposition (Schwerpunkt Pulse Vending)

• Speditionen/Abholungen buchen, Liefertermine planen & nachverfolgen
• Versandunterlagen erstellen, Kund:innen aktiv informieren
• Enge Abstimmung mit Lager & Dienstleistern bis zur Zustellung

Daten- & Webseitenpflege

• Pflege von Produkt‑ und Kundendaten (CRM, Excel)
• Basis‑Pflege im Shopify‑Backend (Texte, Preise, Downloads)
• Prozessdokumentation (Checklisten/SOPs) und kontinuierliche Verbesserung

Qualifikation

Must‑haves

• Ausbildung oder Berufserfahrung im Büro-/Verwaltungsumfeld (z. B. Büromanagement, Office Management, Assistenz)
• Praxis in Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich, Mahnwesen
• Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel: Filter, grundlegende Formeln, Pivot)
• Geübter Umgang mit KI‑Tools (z. B. sauberes Prompting für E‑Mails, Auswertungen, Checklisten/Workflows)
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1), freundliche Kommunikation am Telefon
• Strukturiert, selbstständig, zuverlässig, hands‑on und teamfähig

Nice‑to‑have

• Erfahrung mit DATEV‑Workflows (z. B. Unternehmen online) oder vergleichbaren Tools
• CRM‑Pflege und Grundverständnis Shopify‑Backend
• Grundkenntnisse in Speditions-/Versandabwicklung
• Führerschein B

Benefits

• Startup-Spirit & Teamkultur:
  Flache Hierarchien, offene Kommunikation und ein lockerer Umgang auf Augenhöhe. Wir sind ein kleines, engagiertes Team, das gemeinsam an großen Zielen arbeitet – mit gegenseitigem Vertrauen, Humor und echtem Zusammenhalt.
• Flexibles Arbeiten:
  Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und Hybrid-Work nach der Einarbeitung. Wenn es zu deinen Aufgaben passt, ist auch eine Workation zeitweise möglich – Hauptsache, die Ergebnisse stimmen.
• Moderner Arbeitsplatz & Tools:
  Du arbeitest mit moderner Ausstattung und digitalen Tools, die Abläufe erleichtern. Wir setzen stark auf KI-gestützte Prozesse und intelligente Workflows – du lernst bei uns, wie Zukunft im Büro wirklich funktioniert.
• Wachstum & Entwicklung:
  Bei uns wächst du mit dem Unternehmen. Wir fördern Eigenverantwortung und Weiterentwicklung aktiv – fachlich wie persönlich. Aus einer Teilzeitrolle kann bei Interesse schnell eine Vollzeitposition mit mehr Verantwortung werden.
• Work-Life-Balance & Urlaub:
  30 Urlaubstage (bei Vollzeit), faire Urlaubsplanung und genügend Freiraum für Erholung. Wir glauben, dass gute Arbeit nur funktioniert, wenn das Leben daneben auch Platz hat.
• Anerkennung & Vertrauen:
  Wir setzen auf offene Feedbackkultur, Wertschätzung und ehrlichen Austausch. Du hast die Freiheit, Dinge auszuprobieren, Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Mobilität & Unterstützung:
  Nach Absprache bieten wir einen Mobilitätszuschuss (z. B. für Bahn oder E-Bike). Hauptsache, du kommst entspannt zu uns – der Rest findet sich.