Office Managerin (m/w/d)

DS Event Lobby GmbH; Berlin; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Firmenevents

Homeoffice‑Möglichkeit

Kostenlose Getränke

Zusätzliche Urlaubstage

Job summary

DS Event Lobby GmbH in Berlin sucht eine/n Office Manager/in (m/w/d) zur Unterstützung unseres Technikteams. Du betreust betriebliche Abläufe, erstellst Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Präsentationen für Kunden.

Du koordinierst Termine, verwaltest die Ein- und Ausgangskommunikation, pflegst digitale Projektdokumente und überprüfst Lieferantenrechnungen. Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführer und Projektleitern und arbeitest in einem offenen Team mit flachen

Qualifications

• Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder Veranstaltungskaufmann/-frau oder vergleichbares Studium
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Rechnungstools
• Teamplayer mit Kommunikationsbereitschaft und Engagement
• Führerschein Klasse B

Responsibilities

• Du unterstützt intern vor allem das Eventtechnik-Team in den betrieblichen Abläufen: Angebote, Lieferscheine und Rechnungen erstellen, Präsentationen für Kunden vorbereiten.
• Allgemeines Büromanagement, Termin- und Kalenderkoordination sowie E-Mail- und Telefonkommunikation bearbeiten.
• Digitale Projektpflege der Anfragen und Aufträge in unseren Tools; Ordnerstruktur auf dem Server aktuell halten.
• Bearbeitung der eingehenden Rechnungen, Prüfung von Lieferantenrechnungen, internes Handling übernehmen.
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführer und Projektleitern darstellen.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Ausbildung Bürokaufmann/-frau

Ausbildung Veranstaltungskaufmann/-frau

vergleichbares Studium

Tools

MS Office

digitale Rechnungstools

Job description

Unabhängig davon, ob Du bisher Senior, Junior oder Assistent gewesen bist –
für uns zählt die Persönlichkeit.

Tritt ein in unser Event Lobby Bewerbungszimmer, wir freuen uns auf Dich!

Wir sind eine junge Berliner Full‑Service‑Eventagentur mit Sitz in Charlottenburg. Was unseren Standort und uns vereint? Wir sind vielschichtig, wir sind neugierig und lieben es, immer wieder über den Tellerrand hinaus zu blicken. Und dabei sind wir keine Überflieger: Wir sind bodenständig, aber das, was wir tun, tun wir mit viel Leidenschaft – weil wir einzigartige Events lieben.

Events, das bedeutet in unserem Fall ein breites Spektrum von Kick‑Off‑Veranstaltungen, über Mitarbeiterevents, Produktpräsentationen, Sommerfesten, Meetings, Teambuilding‑Incentives bis hin zu Galaabenden oder ganzen Kongressen.

Als zweiten Unternehmensschwerpunkt bieten wir unseren Kunden maßgeschneiderte Eventtechniklösungen aus eigener Hand an – für digitale, hybride und analoge Veranstaltungen. Wir sind fester Technikpartner vieler gehobener Hotels in Berlin und Brandenburg und liefern ihnen Licht‑, Ton‑ sowie Videotechnik nach Bedarf. Ebenso bieten wir unseren Firmenkunden für vielfältige Events mit unserem Technikequipment den ganzheitlichen Eventservice aus einer Hand, auf Wunsch auch deutschlandweit. Wir suchen als interne Unterstützung, vorwiegend für unser Technikteam, eine/n Office Manager/in (m/w/d).

Aufgaben

Dein zukünftiger Arbeitsbereich?

• Als Office Manager/in (m/w/d) unterstützt Du intern vor allem unser Eventtechnik-Team in den betrieblichen Abläufen: Du erstellst die Angebote und Lieferscheine für unsere Projektleiter sowie die dazugehörigen Rechnungen, fertigst Präsentationen für unsere Kunden an mit dem gewünschten Equipment
• Du übernimmst für die Projektleiter das allgemeine Büromanagement, z. B. Termin- und Kalenderkoordination sowie die Bearbeitung und Koordination eingehender und ausgehender Kommunikation (E-Mail-Verkehr und Telefonate)
• Du kümmerst Dich um die digitale Projektpflege der Anfragen und Aufträge in unseren Tools und hältst die Ordner auf dem Server aktuell mit allen Unterlagen
• Du unterstützt unsere Projektleiter in der Bearbeitung der eingehenden Rechnungen, prüfst Rechnungen unserer Dienstleister und übernimmst das interne Handling hierfür
• Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen unserem Geschäftsführer und den Projektleitern

Qualifikation

Was wir von Dir erwarten?

• Idealerweise hast Du eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder Veranstaltungskaufmann/-frau oder hast ein vergleichbares Studium abgeschlossen
• Du besitzt sehr gute Deutsch- sowie mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Kommunikationsbereitschaft, Kreativität und Engagement zeichnen Dich aus.
• Du meisterst den Umgang mit digitalen Rechnungstools und den MS Office Programmen.
• Du besitzt eine gültige Fahrerlaubnis Klasse B.

Und wenn Du dann ebenso noch ein Organisationstalent bist, unsere Leidenschaft für ein enormes Maß an Dienstleistungsbereitschaft teilst und Dich für einen Teamplayer hältst – dann freuen wir uns bereits jetzt auf ein erstes Gespräch mit Dir.

Benefits

Was Dich sonst noch bei uns erwartet?

• Für uns selbstverständlich und täglich gelebt sind der Teamgeist, die Zusammengehörigkeit und die Wohlfühlatmosphäre beim Arbeiten.
• Du ergänzt ein vielfältiges Team mit einem enormen Ehrfahrungsschatz in den Bereichen Eventmarketing, Hotellerie, Technik, Marketing und Kommunikation.
• Wir haben flache Hierarchien und leben den gemeinsamen Austausch. Wir fördern unsere Mitarbeiter und wünschen uns stets das Einbringen ihrer Ideen.
• Annehmlichkeiten wie frisches Obst und Snacks, Getränkekühlschrank und ein Kaffeeautomat gehören bei uns selbstverständlich dazu.
• Du greifst mit uns auf unser weit verzweigtes Netzwerk mit zahlreichen langjährigen und branchenübergreifenden Kontakten zurück.

DS Event Lobby GmbH

Daniel Seehafer

Nestorstr. 36

10709 Berlin

Tel.: [phone]

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Firmenevents
• Homeoffice‑Möglichkeit
• Kostenlose Getränke
• Zusätzliche Urlaubstage