Office Manager (m/w/d) - 20h/Woche

Ralph; Berlin; On-site; Vertraulich; Full time

Benefits offered by this job

Gym Membership

Ralph Events

regelmäßige Lunches

Job summary

Ralph sucht eine engagierte Office Managerin/ einen Office Manager (m/w/d) zur verantwortlichen Gestaltung des Empfangs, der Büroorganisation und der reibungslosen Abläufe am Standort Prenzlauer Berg in Berlin. Sie sind zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister und sichern mit Organisationstalent einen reibungslosen Büroalltag.

Zu den Aufgaben gehören Empfang, Post, Schlüsselverwaltung, IT-Ausstattung, Büromaterial, Food & Drinks, Facility Management, Onboarding

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrung im Office Management oder Front Desk.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
• Freundliches, verbindliches Auftreten gegenüber Kolleg:innen, Kunden und Dienstleistern.
• Hands-on-Mentalität und Fähigkeit, viele Aufgaben gleichzeitig zu managen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.
• Sichere Anwendung gängiger Office-Programme.

Responsibilities

• Empfang & Front Desk – zentrale Anlaufstelle vor Ort.
• Post & Archiv – Paketannahme/Verteilung, Archivierung.
• Schlüsselverwaltung – Schlüsselannahme, Bestellung, Protokoll.
• IT-Ausstattung – Bestellung von Ausstattung und eSIMs.
• Büromaterial & Bestellungen – Lager/Bestellwesen.
• Food & Drinks – Getränke & Obst, Küche & Kaffeeecke.
• Facility Management – Hygieneartikel, Reparaturen, Pflanzenpflege.
• Onboarding & Team-Support – Ausstattungs-Checkliste, Software-Zugänge, Offboarding.
• Finanzbuchhaltung – Belegevorbereitung.

Skills

Organisationstalent

Strukturierte Arbeitsweise

Freundliches Auftreten

Hands-on-Mentalität

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse von Vorteil

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Wir suchen eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die den Empfang, die Büroorganisation und den reibungslosen Ablauf unseres Teamalltags an unserem Standort im Herzen vom Prenzlauer Berg verantwortet.

Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft.

Aufgaben

Empfang & Front Desk

• Erste Anlaufstelle für Kunden und Besucher:innen vor Ort
• Sicherstellung der Clean-Desk-Policy
• Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen

Post & Archiv

• Annahme und Versand von Paketen und Post
• Scannen und Verteilen eingehender Post im Team
• Ablage wichtiger Dokumente im Archiv

Schlüsselverwaltung

• Entgegennahme, Bestellung und Versand von Schlüsseln
• Führen und Aktualisieren des Schlüsselprotokolls

IT-Ausstattung

• Bestellung von IT-Ausstattung und Zubehör für Mitarbeitende
• Beantragung von eSIMs für Mitarbeitende

Büromaterial & Bestellungen

• Bestellung von Druckerpapier, Toner, Druckerpatronen, Umschlägen und Laminierfolien
• Überwachung des Lagerbestands und Definition von Mindestmengen

Food & Drinks

• Bestellung von Getränken
• Organisation von frischem Obst
• Ordnung in Küche und Kaffeebereich, inkl. Kühlschrank

Facility Management

• Bestellung von Hygieneartikeln und Reinigungsmitteln
• Koordination kleinerer Reparaturen
• Pflege der Büropflanzen

Onboarding & Team-Support

• Vorbereitung der Ausstattungs-Checkliste für neue Mitarbeitende
• Anmeldung der Software-Zugänge vor dem ersten Arbeitstag
• Koordination des Offboardings von Mitarbeitenden (Geräte, Schlüssel, Zugänge)
• Unterstützung bei Teamevents, Catering und Reisebuchungen

Finanzbuchhaltung

• Sammlung und Vorbereitung von Bewirtungsbelegen für die Buchhaltung

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Office Management, Front Desk oder einer vergleichbaren Position von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches, verbindliches Auftreten im Umgang mit Kolleg:innen, Kunden und Dienstleistern
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, viele kleine und größere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• Kein Mirco-Management: Sehr eigenverantwortliches Arbeiten
• Teamwork: Vor Ort erwartet dich ein dynamisches und aufgeschlossenes Team, welches eine gute Einarbeitung gewährleistet und dir bei allen Fragen zur Seite steht
• Gym Membership, Ralph Events, regelmäßige Lunches und vieles mehr.