Office Manager (m/w/d) - Multi-Family-Office

ECOVIS KSO Steuerberater & Rechtsanwälte GmbH & Co. KG; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Steuerberatungsgesellschaft in Düsseldorf sucht eine/n Office Manager:in zur Unterstützung des operativen Kanzleialltags. Verantwortlichkeiten umfassen allgemeine Assistenztätigkeiten, Aktualisierung der Vermögensübersicht und enge Zusammenarbeit mit Fachabteilungen. Die Position erfordert eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Kenntnisse in Büroorganisation und MS Office. Es wird Wert auf Teamgeist, Flexibilität und Humor gelegt, um eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Leistungen

Homeoffice

Vertrauensarbeitszeit

Kurze Freitage

Mental Health Coaching

Teamevents

JobRad

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Büromanagement.
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation/Assistenz/Office.
• Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word und Excel).
• Eigenständiges Erarbeiten von Lösungen für unbekannte Sachverhalte.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse zwingend erforderlich.
• Gute Englischkenntnisse wünschenswert.

Aufgaben

• Allgemeine Assistenztätigkeiten und Postein- und -ausgang.
• Aktualisierung der Vermögensübersicht und Liquiditätsplanung.
• Controlling der Banken und Versicherungen.
• Enge Zusammenarbeit mit Fachabteilungen und externen Partnern.
• Terminüberwachung und Botendienste für Kunden.

Kenntnisse

Büroorganisation

MS Office Kenntnisse (Word, Excel)

Eigenständiges Problemlösen

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Humor und Persönlichkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Büromanagement

Jobbeschreibung

Permanent employee, Full or part-time · Düsseldorf

Gestalte Deine Zukunft bei ECOVIS KSO

Beratung ist unser Business – und unsere Mitarbeitenden sind unser Fundament. Wir vereinen Experte:innen aus der Steuerberatung, Rechtsberatung, Unternehmensberatung, Wirtschaftsprüfung und dem Family-Office – interdisziplinär und auf Augenhöhe. Worauf wir besonders stolz sind? Unser kollegiales Miteinander. Bei uns zählen Vertrauen, Verantwortung und Teamspirit mehr als Ellenbogen. Du möchtest die Zukunft der ECOVIS KSO mitgestalten? Perfekt – denn bei uns kannst Du mitdenken, hinterfragen und Lösungen für die Herausforderungen von morgen entwickeln. In unserem Multi-Family-Office-Team gestaltest Du als Office Manager:in den operativen Kanzleialltag engagiert mit – als zuverlässige Anlaufstelle für alle Themen Deiner Kolleg:innen und Mandant:innen. Zeit, konkret zu werden: Nun zeigen wir Dir, wie Du Deine Stärken bei uns einbringen kannst.

Hier bist Du gefragt

• Allgemeine Assistenztätigkeiten (u. a. Postein- und -ausgang, Digitalisierung von Mandantenunterlagen, In- und Outbound-Telefonie, Rechnungsweiterleitung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Verfassung von Mails und Briefen an die Partner der Kunden)
• Aktualisierung der Vermögensübersicht und der Liquiditätsplanung unserer Kund:innen sowie Informationsverdichtung von Geschäfts- oder Beteiligungsberichten
• Controlling der Banken und Versicherungen sowie der Hausverwaltungen
• Enge Zusammenarbeit mit unseren Fachabteilungen in der Steuerberatung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung, externen Partnern der Kunden sowie entsprechende Auftragsweitergabe bzw. -einholung
• Terminüberwachungen und Botendienste für unsere Kund:innen wie z. B. Schlüsselabholung und -rückgabe sowie Beschaffung oder Reparaturabgaben von Wertgegenständen (iPad, Handy, Schmuck o.ä.)

Das bieten wir Dir

Alle Vorteile, warum Du bei der ECOVIS KSO starten solltest, findest Du imCultural Fit . Hier schon einmal das Wichtigste in Kürze:

• Arbeitsatmosphäre: Offenes & lockeres Miteinander, Duz-Kultur, großzügige Feiern mit allen Standorten sowie individuelle Teamevents
• Wertschätzung: Kommunikation auf Augenhöhe, regelmäßige Feedbackgespräche, persönliches Onboarding
• Flexibilität: Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit, kurze Freitage
• Work-Life-Balance:Vertrauliches Mental Health Coaching, organisierteKindernotbetreuung, Vermittlung vonPflegeangeboten für Angehörige
• Karriereentwicklung:Aufstiegsmöglichkeiten bis hin zur Partnerschaft, finanzielle und zeitliche Förderung Deiner Weiterbildungen, 1:1 Coaching zu beruflichen Themen
• Innovation: Kultur der Mitgestaltung, hochdigitalisierte Prozesse, moderne Arbeitsplätze
• Benefits: Urban Sports Club, JobRad, Deutschlandticket / Parkplatz, Corporate Benefits und Englischunterricht

Die konkreten Angebote können an unseren Standorten lokal unterschiedlich ausgestaltet sein.

Dein Weg zu uns

• Erfolgreich ausgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium idealerweise im Bereich Büromanagement oder Controlling/Finanzen
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation/Assistenz/Office, gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word und Excel)
• Eigenständiges Erarbeiten von Lösungsmöglichkeiten für unbekannte Sachverhalte
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse zwingend erforderlich und gute Englischkenntnisse wünschenswert
• Ganz wichtig: Du möchtest Deinen Humor und Deine Persönlichkeit bei uns im Team einbringen? Dann bist Du bei uns genau richtig :)

Mittelständische Familienunternehmen, internationale Unternehmen, inhabergeführte Betriebe, Freiberufler:innen und Privatpersonen fühlen sich bei ECOVIS KSO persönlich gut beraten. Wir Ecovisionär:innen begleiten unsere Mandant:innen in allen Lebens- und Unternehmenslagen, stellen Weichen für die unternehmerische Zukunft, lösen steuerliche Gestaltungsfragen, stellen Rechtsformen auf den Prüfstand, optimieren kaufmännische Prozesse, nehmen Verträge unter die Lupe, ebnen den Weg für Auslandsgeschäfte und wappnen Unternehmen für Digitalisierung und Nachfolge. Erlebt die ECOVIS KSO - ein Team aus Experti:innen mit Weitblick und Herzblut- oder besucht uns auf Kununu , Instagram , LinkedIn , TikTok oderYouTube und erfahrt, dass "persönlich gut beraten" den Unterschied macht - nicht nur für unsere Mandant:innen, sondern auch für unsere Mitarbeitenden.

In Deutschland gehört das Ecovis-Netzwerk zu den Top 10 der Branche. In über 100 Büros arbeiten mehr als 2.500 Mitarbeiter:innen. Weltweit sind es mehr als 16.000 in über 90 Ländern. Ecovis ist ein seit 2003 dezentral etabliertes Erfolgskonzept, welches Lösungen mit Augenmaß entwickelt. Die Ecovis KSO ist mit 450 Mitarbeiter:innen eine der größten Ecovis-Kanzleien.