Assistenz der Geschäftsführung (all genders)

Serviceplan Gruppe für innovative Kommunikation GmbH & Co. KG; Berlin; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Onboarding

Weiterbildung

Flexible Arbeitszeiten

After Work Events

Zentrale Lage

Job summary

Serviceplan Gruppe für innovative Kommunikation GmbH & Co. KG in Berlin sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (all genders) in Vollzeit.

Sie unterstützen die Geschäftsführerinnen operativ, koordinieren Termine, Meetings und Geschäftsreisen, planen Budgets und Kennzahlen, und arbeiten an bereichsübergreifenden Projekten. Zudem verantworten Sie die Organisation von Veranstaltungen und die Pflege sensibler Unterlagen.

Qualifications

• Organisationstalent, pragmatische Lösungsorientierung, Prioritäten setzen
• Souveränität und Kommunikationsstärke im Umgang mit Stakeholdern
• Spaß an Zusammenarbeit in einem kreativen Agenturumfeld
• Eigeninitiative, Verlässlichkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Vollzeit vor Ort im House of Communication Berlin
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Umgang mit digitalen Tools und Projektmanagement-Anwendungen

Responsibilities

• Vertrauensvolle Ansprechperson der Geschäftsführerinnen unserer Berliner Agenturen im operativen Tagesgeschäft
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Kundenterminen und komplexen Kalenderstrukturen
• Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen im In- und Ausland
• Unterstützung Budgetplanung und Budgetcontrolling sowie Aufbereitung relevanter Kennzahlen
• Eigenständige Planung und Umsetzung interner/externen Veranstaltungen
• Pflege von Datenbanken, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen
• Mitwirkung an bereichsübergreifenden Management-Projekten
• Enge Zusammenarbeit mit zentralen Service-Abteilungen und Kolleg*innen an anderen Standorten

Skills

Organisationstalent

Prioritäten setzen

Kommunikationsstärke

Professionelles Auftreten

Tools

MS 365

PowerPoint

Job description

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Standort Berlin eineAssistenz der Geschäftsführung (all genders), unbefristet und in Vollzeit.

Was dich bei uns erwartet:

• Als vertrauensvolle Ansprechperson unterstützt du die Geschäftsführer:innen unserer Berliner Agenturen im operativen Tagesgeschäft und hältst ihnen in einem dynamischen, internationalen Umfeld den Rücken frei.
• Die professionelle Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Kundenterminen sowie die Koordination komplexer Kalenderstrukturen liegen in deiner Verantwortung.
• Von der Planung bis zur Abrechnung sorgst du für einen reibungslosen Ablauf von Geschäftsreisen im In- und Ausland.
• Bei der Budgetplanung und dem Budgetcontrolling bringst du dich aktiv ein und unterstützt bei der Aufbereitung relevanter Kennzahlen.
• Interne und externe Veranstaltungen werden von dir eigenständig geplant, organisiert und gemeinsam mit verschiedenen Dienstleistern umgesetzt.
• Die strukturierte Pflege von Datenbanken, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen gehört ebenso zu deinem abwechslungsreichen Aufgabenbereich.
• Darüber hinaus arbeitest du an bereichsübergreifenden Management-Projekten mit und unterstützt deren erfolgreiche Umsetzung.
• Als wichtige Schnittstelle innerhalb der Serviceplan Group arbeitest du eng mit unseren zentralen Service-Abteilungen sowie Kolleg:innen an anderen Standorten zusammen.

Was wir von dir erwarten:

• Mit ausgeprägtem Organisationstalent, pragmatischer Lösungsorientierung und einem guten Gespür für Prioritäten unterstützt du Führungskräfte auf höchstem Niveau.
• Souveränität, Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten machen dich zu einer geschätzten Ansprechperson für interne und externe Stakeholder.
• Die Arbeit in einem kreativen, dynamischen Agenturumfeld begeistert dich und du hast Freude daran, mit unterschiedlichsten Menschen und Fachbereichen zusammenzuarbeiten.
• Eigeninitiative, Verlässlichkeit und eine strukturierte Arbeitsweise prägen deinen Arbeitsstil.
• Eine Vollzeittätigkeit vor Ort in unserem House of Communication Berlin passt zu deinen Vorstellungen einer erfolgreichen Zusammenarbeit.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.
• Microsoft 365, insbesondere PowerPoint, nutzt du sicher im Arbeitsalltag. Darüber hinaus bringst du Offenheit für digitale Tools, Projektmanagement-Anwendungen und den Einsatz von AI mit.

Was wir dir bieten:

• Onboarding:Willkommensrunde,Onboarding-Tag, Neueinsteiger-Kaffee und Einsteigerrunde - wir sorgen für deinen perfekten Einstieg
• Weiterbildung:Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internesCampus-Weiterbildungsprogramm,freiwillige Sprachkurse oder regelmäßige Coachings - wir halten dich up to date!
• Flexibilität:Durch flexible Arbeitszeiten, Mobileoffice und Jobsharing-Modelle kannst du deinen Beruf an dein Leben anpassen – und nicht andersrum
• Fun:Wer arbeitet, muss auch mal eine Pause machen. Ob Party oder auspowern – bei uns hast du durch regelmäßige After Work Events und agenturgeförderte Fitnessprogramme genug Möglichkeiten
• Erreichbarkeit:Unser modernes Office direkt im Herzen Berlins ist dank perfekter Lage in Berlin-Mitte und unserer Bezuschussung des Deutschlandtickets gut für dich erreichbar
• Internationalität: Bei uns als international agierende Agenturgruppe hast du die Möglichkeit, dich mit Kollegen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen