Office Manager (m/w/d) inkl. vorbereitende Buchhaltung

Cf Motors; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Cf Motors sucht eine/n Office Manager(in) mit Fokus auf vorbereitende Buchhaltung und Vertragserstellung. Sie sind das Herz des Büros, koordinieren Termine, betreuen Telefonzentrale, bearbeiten Post und E-Mails.

Sie unterstützen die Geschäftsleitung bei Präsentationen, Berichten und Dienstreisen, erfassen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, stimmen Konten ab und arbeiten eng mit dem Steuerberater zusammen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der vorbereitenden Buchhaltung und in der Vertragserstellung
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Buchhaltungssoftware (DATEV)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Organisation und Verwaltung des täglichen Büroablaufs
• Koordination von Terminen und Meetings
• Betreuung der Telefonzentrale und Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten
• Reiseplanung und -organisation für das Management-Team
• Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Meetings
• Erfassung und Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Abstimmung von Konten und Pflege der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Unterstützung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
• Zusammenarbeit mit dem externen Steuerberater und Unterstützung bei der Erstellung der Steuererklärungen
• Erstellung und Bearbeitung von Verträgen in Absprache mit der Geschäftsleitung und den zuständigen Fachabteilungen
• Überprüfung und Pflege bestehender Verträge
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und interner Richtlinien bei der Vertragserstellung
• Verwaltung der Vertragsdatenbank und Fristenkontrolle

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

MS Office

Jobbeschreibung

Als Office Manager(in) mit vorbereitender Buchhaltung und Vertragserstellung sind Sie das Herzstück unseres Büros. Sie sorgen für reibungslose Abläufe in der Verwaltung, unterstützen die Buchhaltung und sind verantwortlich für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen. Sie tragen maßgeblich zur Effizienz und Effektivität unserer internen Prozesse bei.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Büroorganisation und Verwaltung:

• Organisation und Verwaltung des täglichen Büroablaufs
• Koordination von Terminen und Meetings
• Betreuung der Telefonzentrale und Bearbeitung eingehender Post und E-Mails

Unterstützung der Geschäftsleitung:

• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten
• Reiseplanung und -organisation für das Management-Team
• Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Meetings

Vorbereitende Buchhaltung:

• Erfassung und Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Abstimmung von Konten und Pflege der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Unterstützung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
• Zusammenarbeit mit dem externen Steuerberater und Unterstützung bei der Erstellung der Steuererklärungen

Vertragserstellung und -verwaltung:

• Erstellung und Bearbeitung von Verträgen in Absprache mit der Geschäftsleitung und den zuständigen Fachabteilungen
• Überprüfung und Pflege bestehender Verträge
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und interner Richtlinien bei der Vertragserstellung
• Verwaltung der Vertragsdatenbank und Fristenkontrolle

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der vorbereitenden Buchhaltung und in der Vertragserstellung
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Buchhaltungssoftware (DATEV)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Ein motiviertes und freundliches Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Attraktive Vergütung und Sozialleistungen
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung