Office Manager (m/w/d) in Teilzeit

PLATH GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen in Hamburg sucht eine engagierte Person für das Office Management, die als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Besucher fungiert. Die Rolle umfasst die Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs, die Koordination externer Dienstleister und die Bearbeitung von Bestellungen. Wichtige Anforderungen sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Berufserfahrung im Office Management und sehr gute Deutschkenntnisse. Das Unternehmen bietet eine strukturierte Arbeitsumgebung und einen sicheren Arbeitsplatz.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Fachkraft für Büromanagement.
• Berufserfahrung im Office Management oder in einer administrativen Assistenzfunktion.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse erforderlich.

Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher und Anrufende in administrativen Belangen.
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs.
• Koordination externer Dienstleister.
• Durchführung von Bestellungen und Abwicklung des Einkaufs.
• Erfassung und Prüfung der Reisekostenabrechnungen.
• Organisation des Besuchermanagements und Team-Events.

Kenntnisse

Service- und Dienstleistungsorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

MS Office-Kenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben:

• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher/-innen und Anrufende in organisatorischen und administrativen Belangen
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs (Post-/ Paket Hin- und Wegservice mit eigenem PKW zwischen PLATH und Office mit eigenem PKW, Parkplatz wird gestellt) , Materialverwaltung, Organisation von Besprechungsräumen, allgemeine Ordnung und Repräsentation des Büros)
• Koordination und Steuerung externer Dienstleister (z. B. Handwerksbetriebe, Reinigungsdienste, Lieferanten, Catering, inkl. Bestellung, Auf- und Abbau)
• Durchführung von Bestellungen sowie Abwicklung des Einkaufs von Bürobedarf und ausgewählten Dienstleistungen
• Erfassung, Prüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführer
• Organisation und Betreuung des Besuchermanagements, Unterstützung bei Team-Events, Inhouse und extern
• Organisation des On- und Offboardings von Mitarbeitern

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Fachkraft für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder in einer administrativen Assistenzfunktion
• Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung
• Führerschein Klasse B, eigener PKW
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse, sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• Verlässliche Verfügbarkeit an den genannten Tagen und Zeiten