Office Manager / Organisation (m/w/d) - Teilzeit 20 - 25 h in Leipzig

Schreiner & Rabe Versicherungsmakler GmbH; Leipzig; Vor Ort; EUR 26.000 - 36.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Schreiner & Rabe Versicherungsmakler GmbH in Leipzig sucht eine organisatorisch versierte Kraft, die im Büro den Rücken freihält. Hauptaufgaben sind Terminplanung, E-Mail-Management, Unterlagenaufbereitung und Nachhalten von Themen direkt an der Geschäftsführung.

Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig, nutzen MS Office und CRM- oder Verwaltungsprogramme (z. B. IPlanner) sicher und tragen dazu bei, dass Abläufe nicht verloren gehen.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung.
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit CRM- oder Verwaltungsprogrammen (z. B. IPlanner).
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Diskretion.
• Freude daran, Ordnung in Abläufe zu bringen und Themen konsequent nachzuhalten.

Aufgaben

• Planung und Vorbereitung von Terminen.
• Vorsortierung, Priorisierung und Nachverfolgung von E-Mails.
• Entgegennahme und Koordination von Telefonaten sowie eigenständige Abstimmung mit Kunden und Partnern.
• Strukturierung und Vorbereitung von Unterlagen und Angeboten.
• Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagestrukturen.
• Nachhalten offener Themen und Fristen.
• Unterstützung bei einfachen buchhalterischen Tätigkeiten.
• Einholen, Aufbereiten und Weiterverarbeiten von Post und digitalen Dokumenten der Gesellschaften.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Eigenständige Arbeitsweise

MS Office Kenntnisse

IPlanner-Erfahrung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Suite

IPlanner

CRM-Software

Jobbeschreibung

Wir suchen eine Person, die uns im Büro den Rücken freihält.

Terminorganisation, E-Mail-Management, Vorbereitung von Unterlagen und das Nachhalten von Themen sind zentrale Bestandteile der Aufgabe. Es handelt sich nicht um klassische Sachbearbeitung, sondern um eine organisatorische Rolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung.

Sie tragen dazu bei, dass im Arbeitsalltag Abläufe funktionieren und nichts untergeht.

Ihre Aufgaben:

• Planung und Vorbereitung von Terminen
• Vorsortierung, Priorisierung und Nachverfolgung von E-Mails
• Entgegennahme und Koordination von Telefonaten sowie eigenständige Abstimmung mit Kunden und Partnern
• Strukturierung und Vorbereitung von Unterlagen und Angeboten
• Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagestrukturen
• Nachhalten offener Themen und Fristen

Ergänzend:

• Unterstützung bei einfachen buchhalterischen Tätigkeiten
• Einholen, Aufbereiten und Weiterverarbeiten von Post und digitalen Dokumenten der Gesellschaften

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit CRM- oder Verwaltungsprogrammen (z. B. IPlanner oder vergleichbar)
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Diskretion
• Freude daran, Ordnung in Abläufe zu bringen und Themen konsequent nachzuhalten