Office Manager (m/w/d) – Finanz- & Personaladministration

Waterbound Real Estate GmbH; Frankfurt; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Wellpass

Moderner Arbeitsplatz

Job summary

Waterbound Real Estate GmbH in München sucht eine organisationstarke Persönlichkeit als zentrale Schnittstelle für Office Management, Finanz- und Personaladministration. Sie gestalten eigenverantwortlich Abläufe, steuern Korrespondenz, planen Reisen und organisieren Team-Events am Standort München.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Vertragsdokumentation sowie die Verwaltung personalrelevanter Prozesse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Buchhaltung oder Personaladministration.
• Sicherer Umgang mit DATEV und MS Office; Kenntnisse in Projo von Vorteil.
• Fundierte Kenntnisse in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie im Zahlungsverkehr.
• Diskretion, strukturierte Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein.
• Gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Steuerung des Office Managements am Standort München.
• Koordination und Planung von Terminen sowie Vorbereitung und Organisation von Besprechungen.
• Steuerung der internen und externen Korrespondenz.
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung von Transport und Unterkünften.
• Planung und Durchführung von Team-Events und standortübergreifenden Veranstaltungen.
• Abwicklung der Kreditorenprozesse, Zahlungsverkehr und Debitorenmanagement.
• Erstellung von Arbeitsverträgen und weiteren personalrelevanten Dokumenten.
• Pflege personalrelevanter Daten und Verwaltung administrativer Prozesse.

Skills

Office Management

Buchhaltung

Personaladministration

Projektmanagement

Kreditoren/Debitoren

Zahlungsverkehr

Diskretion

Verlässlichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium

Tools

DATEV

MS Office

Projo

Job description

München - Vollzeit

Standort: München · Arbeitszeit: Vollzeit · Eintritt: ab Januar 2027

Über uns :

WBRE ist eine inhabergeführte Projekt- und Baumanagementgesellschaft mit Standorten in Hamburg, München, Frankfurt und Berlin. Als direkter Vertreter des Bauherrn begleiten wir bundesweit anspruchsvolle Neubau- und Bestandsprojekte in kaufmännischen und technischen Belangen innerhalb aller Leistungsphasen der HOAI und AHO. Für unsere Kunden steuern wir die Entwicklung und Realisierung hochwertiger Immobilienprojekte sowie maßgeschneiderter Investments.

Für unseren Standort München suchen wir eine organisationsstarke Persönlichkeit, die als zentrale Schnittstelle das Office Management, die Finanz- und Personaladministration sowie das Projektmanagement eigenverantwortlich gestaltet.

Ihre Aufgaben:

• Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung des gesamten Office Managements am Standort München
• Koordination und Planung von Terminen sowie Vorbereitung und Organisation von Besprechungen
• Steuerung der internen und externen Korrespondenz
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung von Transport und Unterkünften
• Planung und Durchführung von Team-Events und standortübergreifenden Veranstaltungen

Finanz- und Rechnungswesen

• Eigenständige Abwicklung der Kreditorenprozesse inklusive Prüfung und Vorbereitung eingehender Rechnungen
• Durchführung des Zahlungsverkehrs über das Firmenkonto sowie Überwachung von Zahlungsfristen
• Eigenverantwortliches Debitorenmanagement: Erstellung von Rechnungen und Durchführung des Mahnwesens
• Vorbereitung und Pflege buchhaltungsrelevanter Daten
• Eigenverantwortliche Betreuung der administrativen Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und weiteren personalrelevanten Dokumenten
• Pflege und Verwaltung personalrelevanter Daten sowie Steuerung administrativer Prozesse
• Organisation und Betreuung des Fuhrparks
• Verantwortung für die termingerechte Durchführung der Gehaltszahlungen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Buchhaltung oder Personaladministration
• Sicherer Umgang mit DATEV und MS Office; Kenntnisse in Projo sind von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie im Zahlungsverkehr
• Erfahrung in der Lohn- und Personaladministration
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie hohes Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
• Kommunikationsstärke und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse
• Eine abwechslungsreiche Schlüsselposition mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Ein kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Einen modernen Arbeitsplatz am Standort München
• Attraktive Vergütung sowie Wellpass