Office-Manager (m/w/d)

Nieten Internationale Speditio GmbH & Co. KG; Oedhof; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Part time

Job summary

Die Arbeitsagentur sucht in Freilassing eine vielseitige Office Managerin/Manager (m/w/d) in Teilzeit ab 20 Stunden pro Woche. Sie arbeiten in der Zentrale und verantworten zentrale HR-Prozesse, das Onboarding, Offboarding sowie Berichte für Entscheidungsgrundlagen.

Sie koordinieren auch administrative Aufgaben der Geschäftsführung, unterstützen interne/externe Kommunikation und organisieren Firmenveranstaltungen. Zudem gehören Einkauf und Beschaffung zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Qualifications

• Erfahrung mit digitalen HR-Prozessen wünschenswert, kein Muss
• Key-User-Rolle für Personio wünschenswert
• Organisationsstärke und Koordinationsfähigkeiten
• Administrative Aufgaben routiniert erledigen können

Responsibilities

• Digitale HR-Prozesse in Personio steuern und weiterentwickeln
• Laufenden Lohnabrechnungsprozesse koordinieren
• Schaltstelle zwischen Geschäftsführung und Teamorganisation bilden
• Veranstaltungen organisieren und Unternehmenskommunikation unterstützen
• Einkauf und Beschaffung von Office-Machen und IT-Ressourcen koordinieren

Skills

HR-Prozesse

Key User Personio

Organisationstalent

Administrative Aufgaben

Tools

Personio

Lohnabrechnung

Job description

Wir suchen einen vielseitigen und engagierten Office Manager (m/w/d) in Teilzeit ab 20 Stunden pro Woche für unsere Zentrale in Freilassing.

Seit 100 Jahren steht unser Familienunternehmen für zuverlässige Dienstleistungen rund um die Zollabfertigung. Heute verbinden wir diese Erfahrung mit modernen, digitalen Arbeitsweisen. Mit mehreren Büros an wichtigen Grenzstellen – unter anderem an der deutsch-schweizerischen, deutsch-österreichischen und deutsch-tschechischen Grenze – sind wir nah an unseren Kunden und ihren täglichen Herausforderungen.

Du möchtest Verantwortung übernehmen, digitale Prozesse mitgestalten und dafür sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann erwartet dich bei uns eine abwechslungsreiche Schlüsselposition mit viel Gestaltungsspielraum.

Deine Aufgabenbereiche

Human Resources

Im Personalbereich übernimmst du eine zentrale Rolle: Du steuerst unsere digitalen HR-Prozesse in Personio, entwickelst sie kontinuierlich weiter und bringst eigene Ideen ein. Vorerfahrung mit Personio ist dabei willkommen, aber kein Muss.

• Pflege der Mitarbeiterstammdaten sowie Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubstagen und weiteren Bewegungsdaten
• Gestaltung professioneller Abläufe vom Onboarding bis zum Offboarding für eine positive Employee Experience
• Aufbereitung relevanter Personalkennzahlen, Berichte und Analysen als fundierte Entscheidungsgrundlage
• Aktive Weiterentwicklung von Personio als Key User – von Arbeitszeitmodellen und Freigabeworkflows über digitale Signaturen bis hin zu automatisierten HR-Prozessen

Darüber hinaus koordinierst du alle lohnabrechnungsrelevanten Informationen vollständig und termingerecht. Als zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater stellst du eine reibungslose Lohnabrechnung sicher und betreust Fragestellungen rund um Personalabrechnung, Sozialversicherung und Arbeitsrecht kompetent und praxisnah.

Assistenz der Geschäftsführung

• Als organisatorische Schaltstelle hältst du der Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken frei und übernimmst vielseitige administrative Aufgaben.
• Interne und externe Kommunikation koordinierst du souverän, sodass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen.
• Geschäftsdokumente bereitest du professionell und adressatengerecht auf; mit vertraulichen Informationen gehst du jederzeit verantwortungsvoll und diskret um.
• Auch unser monatlicher Newsletter liegt in deinen Händen – hier bringst du relevante Themen ansprechend und prägnant auf den Punkt.

Organisation von Firmenveranstaltungen

Ob jährlicher Betriebsausflug oder professioneller Messeauftritt: Mit deinem Organisationstalent schaffst du Erlebnisse, die in Erinnerung bleiben. Dabei führst du alle Fäden zusammen, koordinierst die Details und sorgst gemeinsam mit dem Team für einen überzeugenden Auftritt unseres Unternehmens.

Einkauf und Beschaffung

Im Einkauf verbindest du Organisationstalent mit wirtschaftlichem Denken. Büromaterialien, Ausstattung und Dienstleistungen beschaffst du bedarfsgerecht und kostenbewusst, während du Wartungsverträge und IT-Ressourcen zuverlässig im Blick behältst. Passende Lieferanten identifiz