People & Office Management m/w/d (Teilzeit · ab 20 Std./Woche)

menten GmbH; Bergisch Gladbach; Vor Ort; EUR 18.000 - 26.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Home-Office 2–4 Tage/ Woche

Hybrides Arbeiten

Bürobetrieb Bergisch Gladbach

Zusammenfassung

menten GmbH in Bergisch Gladbach sucht eine engagierte HR-/Backoffice-Fachkraft in Teilzeit, vormittags. Du verantwortest HR-Administration, Recruiting sowie office/backoffice-Aufgaben vor Ort und unterstützt eine offene Teamkultur.

Du bringst kaufmännische Ausbildung, Textsicherheit sowie Organisationstalent mit. Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und ein modernes Büro erwarten dich in einem familiengeführten Umfeld.

Qualifikationen

• Textsicherheit für Bewerbungskommunikation und Social-M Media-Posts.
• IT-Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Systeme.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook.
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Zahlungsverkehr.
• Sicherer Umgang mit Social Media in Unternehmenskontext.

Aufgaben

• Bewerbungsmanagement: Sichtung, Erstkontakt, Termine koordinieren.
• Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Tools prüfen.
• Unterstützung bei Pflege von Instagram/LinkedIn zusammen mit Marketingagentur.
• Pflege und Weiterentwicklung des HR-Tools, Datenqualität sichern.
• Zeiterfassung, Urlaub und Krankheitstage buchen.
• Prüfen von Belegen, Lieferantenverträge pflegen.

Kenntnisse

Textsicherheit

MS Office

Excel

Englisch

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Jira/Confluence

HRworks

Jobbeschreibung

Über uns

Über 35 Jahre IT-Know-How

Gegründet 1989 in Bergisch Gladbach bei Köln, bieten wir als Full-Service-IT-Dienstleister innovative IT-Lösungen für mittelständische Unternehmen an.

Full-Service-IT-Dienstleister

Wir bieten sowohl unsere EDI-Softwarelösung i-effect® als auch verschiedene IT-Dienstleistungen an und sind damit ein zuverlässiger Partner für vielfältige IT-Bedürfnisse.

Teamwork

Unser Herzstück ist unser Team. Familiengeführt legen wir größten Wert auf eine ausgewogene Arbeitsatmosphäre und außerordentliche Teamfähigkeit.

menten GmbH - consider it solved since 1989

Die Stelle

Gemeinsam mit unserem Office Management verantwortest du die HR-Administration, das Recruiting und alles, was menten als Arbeitgeber sichtbar macht. Dazu hältst du Büro und Backoffice am Laufen und bist erste Anlaufstelle, intern und extern. Die Stelle ist in Teilzeit vormittags angelegt, ab 20 Stunden pro Woche, überwiegend vor Ort in Bergisch Gladbach.

Deine Aufgaben

People & Recruiting

• Bewerbungsmanagement: Bewerbungen sichten, Erstkontakt herstellen, Termine koordinieren, Absagen versenden, beim Onboarding unterstützen
• Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Recruiting-Tools im Blick behalten, ausprobieren und bewerten, was für uns funktioniert
• Unterstützung bei der Pflege unserer Instagram- und LinkedIn-Accounts in Zusammenarbeit mit der Marketingagentur
• Pflege und Weiterentwicklung des HR-Tools: Prozesse abbilden, Datenqualität sichern, Auswertungen aufsetzen
• Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitstage kontrollieren und korrekt buchen
• Benefits für das Team weiterbringen: Angebote recherchieren, vergleichen und Vorschläge in die Geschäftsführung tragen
• Gemeinsam mit unserer Partneragentur regelmäßige Teamevents organisieren
• Reportings zu Belegschaft, Bewerbungen und Einkauf aufbereiten

Office Management & Backoffice

• Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Gäste: Anfragen aufnehmen, einordnen und an die richtige Stelle bringen (Jira-Tickets für Kunden, Leads für den Vertrieb)
• Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch, bei Bedarf mit Übersetzungstools
• Reisen und Termine planen, buchen und abrechnen, Kalender der Geschäftsführung im Blick behalten
• Vorbereitende Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, Kontobewegungen buchen, Kassenbuch und Mahnwesen
• Hardware-Bestellungen abwickeln: Bestellprozesse überwachen, Lieferscheine erstellen, Weiterberechnung sicherstellen
• Arbeitsmittel einkaufen, herausgeben und dokumentieren
• Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen nachverfolgen

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Lust, Themen selbst weiterzubringen. Recruiting, Benefits und Social Media sind bei uns keine Nebenschauplätze, sondern Bereiche, die du mitgestaltest.
• Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit Bewerberinnen und Bewerbern, dem Team und unseren Kunden
• Organisationsgeschick: viele parallele Themen, klare Prioritäten
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Die Geschäftskorrespondenz läuft in beiden Sprachen.
• Detailgenauigkeit bei Buchungen, Fristen und Dokumentation
• Eigenständigkeit: du erkennst selbst, was liegen geblieben ist, und ziehst es nach
• Grundverständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb

Dein Skillset

Must have:

• Textsicherheit für Bewerbungskommunikation und Social-Media-Posts
• IT-Affinität: du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein und pflegst sie sauber
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Zahlungsverkehr
• Claude (oder vergleichbare AI-Tools): bei uns Standard im Daily für Korrespondenz, Recherche und Textarbeit

Nice-to-have:

• Erfahrung im Bewerbungsmanagement oder in der Personaladministration
• Personalverwaltungssoftware (bei uns HRworks)
• Erfahrung mit Instagram oder LinkedIn im Unternehmenskontext, gern auch Grundlagen in Canva oder vergleichbare Tools
• ERP- und CRM-Systeme (bei uns Dynamics 365 Business Central and Sales)
• Bankingsoftware (StarMoney oder vergleichbar)
• Atlassian Jira and Confluence

Wir finden, dass Arbeit mehr sein sollte als nur Mittel zum Zweck. Deshalb haben wir eine Umgebung geschaffen, in der du dich wohl fühlst.

Unser großes Büro in Bergisch Gladbacher Innenstadtlage ist nicht nur ein Blickfang, sondern auch mit moderner Technik ausgestattet.

Durch unser breites Produkt- und Dienstleistungsangebot ist bei uns kein Monat wie der andere. Abwechslung garantiert!

Zusätzliche finanzielle Unterstützung, um die Feiertage und deine freie Zeit noch mehr zu genießen.

Wir schätzen eine offene, unterstützende und dynamische Arbeitsatmosphäre. Auch aus diesem Grund wird bei uns geduzt.

Bis auf unseren wöchentlichen Präsenztag arbeitest du wahlweise 2-4 Tage im Home-Office oder bei uns im Büro. Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten und von Beginn an 30 Tage Urlaub.

Mac oder Windows, Corporate Benefits, Urban Sports Club, Parkplatz oder Jobticket, Weiterbildung & Konferenzen, Team-Events & Social Days...

Zusammenfassung

Du hast ein Talent für Organisation und Lust, Recruiting, HR-Administration und Backoffice in einer Rolle mitzugestalten? Dann ist diese Stelle genau das richtige für dich.