Office Manager (m/w/d)

Contargo-Gmbh-; Mannheim; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Contargo-GmbH in Mannheim sucht eine engagierte Assistenz/Office-Managerin zur professionellen Empfangsbetreuung und Organisation des Standorts. Sie arbeiten eigenverantwortlich und gestalten Abläufe effizient.

Zu Ihren Aufgaben gehören Meetings, Recherchen, Reisekostenabrechnungen und die Koordination externer Dienstleister. Deutsch sicher, Englisch von Vorteil; Schichtmodell-Mitwirkung gehört dazu.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Bereich Administration / Office Management.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischvorteil.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden, Bewerbern und Lieferanten.
• Organisation und Vor-/Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Terminorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben.
• Postein- und -ausgang, Büro- und Verbrauchsmaterialverwaltung.
• Koordination externer Dienstleister im Bereich Reinigung, Technik und Gebäudemanagement.
• Reisekostenabrechnung bearbeiten.
• Mitarbeit am Standort Mannheim.

Skills

Kundenorientierung

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Eigenverantwortliches Arbeiten

Schichtbereitschaft

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

What You Can Expect :Deine AufgabenProfessioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden, Bewerbern und LieferantenOrganisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und VeranstaltungenKoordination sowie Bewirtung von MeetingsTerminorganisation und Unterstützung bei administrativen AufgabenVerwaltung des Postein- und -ausgangsBestellung und Verwaltung von Büro- und VerbrauchsmaterialienBetreuung unserer Poolfahrzeuge einschließlich Terminüberwachung, Werkstattkoordination und Unterstützung bei ZulassungsvorgängenBearbeitung von ReisekostenabrechnungenKoordination und Steuerung externer Dienstleister, insbesondere im Bereich Reinigung, Technik und GebäudemanagementUnterstützung bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten rund um den Standort MannheimWhat You Bring:Das bringst Du mitAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare QualifikationErste Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Assistenz oder EmpfangSicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-AnwendungenSehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von VorteilAusgeprägte Service- und KundenorientierungOrganisationsgeschick und Freude an eigenverantwortlichem ArbeitenSouveränes Auftreten sowie KommunikationsstärkeZuverlässigkeit, Diskretion und VerantwortungsbewusstseinBereitschaft zur Arbeit im wechselnden Schichtmodell (Wöchentlicher Wechsel zwischen Früh- und Spätschicht; Keine Abend-, Nacht-, Feiertags- oder Wochenendarbeit; Spätschicht bis 17:30 Uhr)Idealerweise Erfahrung in den Bereichen Veranstaltungsorganisation, Reisekostenmanagement oder Fuhrparkverwaltung