Office Manager (m/w/d)

deltavision; München; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Kompensation

30 Tage Urlaub

flexible Arbeitszeiten

Bike-Leasing

Jobticket

EGYM Wellpass

Freie Getränke

Firmenevents

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

deltavision sucht eine engagierte Office Managerin/ Office Manager, die den Standort München optimal betreut. Sie sorgt für reibungslose Abläufe, koordiniert Beschaffung, Reinigung und Empfang und arbeitet eng mit HR, IT und externen Dienstleistern zusammen.

In einem wachsenden, technischen Umfeld etablieren Sie klare Prozesse, sichern Qualität und Ordnung und unterstützen das Team sowie Gäste mit proaktivem Service und organisatorischem Geschick.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management oder Empfang.
• Gute Organisationsfähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise.
• Serviceorientierung und Auftreten gegenüber Gästen.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools.
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion.

Responsibilities

• Beschaffung und Bestandsmanagement von Bürobedarf und Verbrauchsmaterial.
• Getränke- und Kaffeeversorgung sicherstellen.
• Koordination externer Reinigungsdienste inkl. Qualitätskontrollen.
• Sauberkeit und Ordnung mit 5S-Methodik implementieren.
• Empfang und Bewirtung von Kunden, Partnern und Bewerbenden.
• Raumbuchung und Ausstattung von Besprechungsräumen.
• Post, Paketannahme und Versandkoordination.
• Schnittstelle zu Vermieter, Haustechnik und Handwerkern.
• Onboarding neuer Kolleginnen/Collegen in Abstimmung mit HR und IT.
• Unterstützung bei Firmenevents.

Skills

Organisationstalent

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kundenservice

Lieferantenmanagement

Führerschein B

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig

Job description

Als Office Manager sorgst du dafür, dass unser Standort jeden Tag reibungslos funktioniert. Du hältst deinen Kolleginnen und Kollegen den Rücken frei, damit sie sich auf die Entwicklung, Fertigung und Qualifikation unserer Systeme konzentrieren können. Von der Beschaffung über die Versorgung bis zur Ordnung auf unseren Flächen liegt der tägliche Betrieb unseres Büros in deiner Hand. In einem schnell wachsenden, technisch geprägten Umfeld baust du Standards auf, die mitwachsen: klare Abläufe für Sauberkeit und Ordnung, verlässliche Lieferanten und eine Umgebung, in der sich Team und Gäste gleichermaßen willkommen fühlen. Du arbeitest eigenständig, denkst voraus und erkennst, was gebraucht wird, bevor jemand danach fragt.

Deine Aufgaben

• Beschaffung und Bestandsmanagement: Bedarfsgerechte Beschaffung von Büromitteln sowie Haushalts- und Verbrauchsmitteln des täglichen Bedarfs inkl. Bestandsüberwachung, Lieferantenauswahl sowie Bestell- und Belegabwicklung
• Getränke- und Kaffeeversorgung: Koordination der gesamten Versorgung von der Bestellung über das Nachfüllen bis zur Wartung und Reinigung der Kaffeemaschinen & Wasserspender
• Externe Reinigungsdienste: Zentrale Ansprechperson für unsere Dienstleister inkl. Qualitätskontrolle und Klärung von Reklamationen
• Sauberkeit und Ordnung: Aufbau und Beaufsichtigung einer verbindlichen Methodik (z. B. nach 5S) für Büro-, Sozial- und Gemeinschaftsflächen inkl. Standards, regelmäßiger Rundgänge und Nachverfolgung von Maßnahmen
• Empfang und Bewirtung: Betreuung von Kunden, Partnern und Bewerbenden - von der Vorbereitung der Besprechungsräume über Catering bis zur Nachbereitung
• Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen: Ausstattung, Ordnung und Organisation der Raumbuchung
• Post und Versand: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Paketannahme sowie Koordination von Kurier- und Versanddienstleistern
• Facility-Koordination: Schnittstelle zu Vermieter, Haustechnik und Handwerksbetrieben sowie Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsmitteln
• Arbeitsplatzausstattung: Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in Abstimmung mit HR und IT
• Firmenevents: Unterstützung bei der Organisation von Team- und Firmenveranstaltungen

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz, im Empfangsbereich, in der Hotellerie oder in einem vergleichbaren Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine eigenständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohes Qualitäts- und Ordnungsbewusstsein gepaart mit einer echten Hands-on-Mentalität
• Freundliches, souveränes Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung im Umgang mit Gästen und Team
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Von Vorteil Erfahrung mit Ordnungs- und Sauberkeitsmethoden wie 5S
• Erfahrung in der Steuerung externer Dienstleister
• Erfahrung in einem produzierenden oder technischen Umfeld
• Führerschein Klasse B
• Sofortiger und flexibler Start
• Unbefristete Vollzeitstelle (40 h/Woche)

Benefits

• Attraktive Kompensation
• 30 Tage Urlaub
• flexible Arbeitszeiten
• Bike-Leasing
• Jobticket
• EGYM Wellpass
• Freie Getränke
• Firmenevents
• Weiterbildungsmöglichkeiten