Office Manager (m/w/d)

VAN HAM Kunstauktionen; Köln; Hybrid; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Urban Sports Mitgliedschaft

Monatlich 50€ Guthaben auf Givve-Card

Homeoffice Möglichkeit

Zusammenfassung

VAN HAM Kunstauktionen sucht eine/n engagierte/n Assistenz im Office-Management in Köln. Die Position erfordert eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und 2-3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion. Zu den Aufgaben gehört die Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Belangen, die Pflege von Datenbanken sowie die Planung von Versandaktionen. Das Unternehmen bietet ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, Homeoffice-Möglichkeiten und ein Urban Sports Mitgliedschaft.

Qualifikationen

• 2–3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz- oder Office-Management-Funktion.
• Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten bei parallelen Themen.
• Lösungsorientierte Arbeitsweise und Freude an Prozessoptimierung.

Aufgaben

• Steuerung und Koordination des Büroalltags der Geschäftsführung.
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Belangen.
• Pflege und Strukturierung der Kunden- und Adressdatenbank.

Kenntnisse

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Diskretion

Gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office-Anwendungen

Digitale Tools

Jobbeschreibung

Über uns

VAN HAM gehört zu den führenden Kunst-Auktionshäusern in Deutschland. Unser Schwerpunkt liegt auf der Modernen & Zeitgenössischen Kunst, wir sind aber auch in den Bereichen Schmuck & Uhren, Alte Kunst und Kunstgewerbe international tätig. Sammler und Händler aus aller Welt kaufen auf unseren Live-Auktionen (ca. 14 Auktionen pro Jahr) und Online Only Auktionen (ca. 40 pro Jahr). Gegründet wurde das Unternehmen 1959 von Carola van Ham und wird nun in zweiter Generation von ihrem Sohn Markus Eisenbeis geleitet. An unserem Standort in Köln und Wesseling erwartet dich ein Team aus ca. 80 Kollegen aus allen Fachbereichen.

Was erwartet Dich?

• Du steuerst eigenständig Geschäftsabläufe und koordinierst den Büroalltag der Geschäftsführung.
• Du unterstützt die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, übernimmst die Korrespondenz sowie das Termin- und Dokumentenmanagement.
• Du pflegst und strukturierst unsere Kunden- und Adressdatenbank und erstellst zielgerichtete Verteiler für Mailings, Einladungen und Publikationen.
• Du planst und organisierst Versandaktionen (z. B. Auktionskataloge), steuerst Dienstleister und überwachst Termine, Auflagen und Qualität.
• Du koordinierst Geschäftsreisen der Geschäftsführung.
• Du unterstützt das Team bei Vorbesichtigungen und Auktionen.
• Du übernimmst administrative Sonderthemen wie Fuhrpark-, Schlüssel- und Dienstleistermanagement sowie die Organisation interner Anlässe und Services.

Was solltest Du mitbringen?

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und konntest bereits 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion sammeln.
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und vorausschauend und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion zeichnen dich ebenso aus wie ein hohes Verantwortungsbewusstsein.
• Der sichere Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie digitalen Tools ist für dich selbstverständlich.
• Du verfügst über eine sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Du hast Freude daran, Prozesse zu organisieren und zu optimieren, und bringst eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit.
• Flexibilität sowie die Bereitschaft, auch bei Veranstaltungen oder Auktionen unterstützend tätig zu sein, runden dein Profil ab.

Freue dich auf

• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Kommunikation
• Volle Power und Unterstützung durch Teamwork
• Viel Gestaltungsspielraum, bringe deine Ideen mit
• Urban Sports Mitgliedschaft für deine Fitness und Gesundheit oder monatlich 50€ Guthaben auf deiner eigenen Givve-Card.
• Homeoffice Möglichkeit an einem Tag der Woche

Kontaktinformationen

Kunst lebt von Leidenschaft – und von Menschen, die sie möglich machen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Manuel Müller

Personalabteilung