Office Manager (m/w/d)

Legalutions; Hamburg; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Legalutions, ein Spin-Off einer Großkanzlei in Hamburg, sucht eine engagierte Assistenz zur Unterstützung der Office-Management-Prozesse. Sie steuern die Büroorganisation, betreuen interne und externe Anfragen und arbeiten eng mit der Kanzlei zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Aktenanlage, Korrespondenz, Fristenüberwachung, Terminplanung, Reiseabrechnung, Beschaffung von Büromaterial und Rechnungsstellung. Erfahrung mit RA-Micro und MS Office ist wünschenswert.

Qualifications

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder Bürokaufmann/-frau)
• Sie bringen idealerweise Berufserfahrung im Office-Management oder in Assistenzfunktionen mit
• Sie arbeiten strukturiert, organisiert und zuverlässig
• Sie kommunizieren klar und arbeiten eigenverantwortlich
• Sie zeigen Interesse an internen Prozessen und Prozessoptimierung
• Sie haben Verständnis für KI-unterstütztes Arbeiten

Responsibilities

• Schnittstelle für die ganze Kanzlei und zentrale Anlaufstelle für Anfragen
• Bearbeitung der Eingangskommunikation, Aktenanlage, Korrespondenz, Fristenüberwachung
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Reiseplanung/Abrechnung
• Bestellwesen für Büromaterialien; Kontakt zu Dienstleistern
• Verantwortung für Rechnungsstellung und Versendung
• Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung über RA-Micro

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Zuverlässigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

Interesse an KI-Prozessen

Education

Rechtsanwaltsfachangestellte(r) oder kaufmännische Ausbildung

Tools

RA-Micro

MS Office

Job description

Der Mandant

Unsere Mandantin ist eine als Spin-Off einer Großkanzlei . Als absolute Spezialisten in ihrem Bereich ist man bundesweiter Marktführer. Die Integration von Künstlicher Intelligenz ist zentraler Bestandteil der Kanzleiphilosophie um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten sowie Mandanten besser und schneller betreuen zu können. Hinzu kommt die Abkehr von der stundenbasierten Abrechnung hin zu Fixpreisen oder einer wertebasierten Vergütung.

Ihre Aufgaben

Sie sind DIE Schnittstelle für die gesamte Kanzlei

• Sie steuern die allgemeine Büroorganisation und sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen.

• Sie bearbeiten die Eingangskommunikation, legen Akten an, übernehmen die Korrespondenz, bereiten Unterlagen vor und haben die Fristen im Blick.

• Sie koordinieren Termine, planen Besprechungen und unterstützen bei der Reiseplanung sowie -abrechnung.

• Sie verantworten das Bestellwesen für Büromaterialien und halten den Kontakt zu Dienstleistern

• Sie verantworten die Rechnungsstellung und Versendung

• Ggfls unterstützen Sie bei der vorbereitenden Buchhaltung über RA-Micro

Ihr Profil:

• Sie haben eine als Rechtsanwaltsfachangestellte(r), Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen

• Sie bringen idealerweise bereits Berufserfahrung im Office-Management oder in einer vergleichbaren Assistenzposition mit

• Sie besitzen eine strukturierte Arbeitsweise

• Sie sind ein Organisationstalent

• Sie beherrschen den Umgang mit RA-Micro sowie den gängigen MS-Office-Anwendungen sicher

• Sie überzeugen durch Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und eine selbstständige Arbeitsweise

• Sie haben ein Interesse an internen Prozessen und übernehmen bei entsprechendem Interesse die Verantwortung hinsichtlich der Optimierung von Prozessen

• Wir wünschen uns von Ihnen zudem ein Interesse an und Verständnis für KI-unterstütztes Arbeiten